Med Importér medarbejdere kan du nemt oprette flere nye medarbejdere, eller rette i eksisterende medarbejderes stamoplysninger samt opsparinger på én gang.
Klik på Medarbejder og derefter Importer medarbejdere.
Du skal nu vælge hvilken funktion du ønsker at bruge importen til
- Oprette nye medarbejdere
- Rette eksisterende medarbejdere
- Rette opsparinger
Når du har valgt den ønskede funktion, vælger du en skabelon enten som Excel fil eller CSV fil.
I filen udfylder du de ønskede oplysninger og rettelser. Her har nogle kolonner standardværdier, som Løntermin, Bogføringsgrupper (hvis du benytter dem) eller NemKonto, hvor du ved hjælp af drop-down menu, kan vælge en værdi.
Når du har lagt alle oplysninger ind i filen skal du blot gemme skabelonen på din PC.
I DataLøn skal du vælge fortsæt, og her kan skabelonen uploades enten ved at trække filen eller ved at benytte ”Vælg fil”.
Du kan opleve at få en fejlbesked, hvis tekst eller format i filen ikke er ens, med det format filen trækkes ud i:
Mulige årsager til fejl kan være fejltastninger i felterne, det er eksempelvis vigtigt at cpr-numre ikke må skrives med bindestreg før de sidste 4 cifre, og felter der ikke skal ændres i skal være blanke. Her skal der eksempelvis ikke tastes 0,00, hvis der ikke skal stå noget i feltet.
Er der en eller flere medarbejdere som har adressebeskyttelse, vil du altid få en fejlbesked. Den eller de medarbejdere skal slettes fra filen og oprettes manuelt.
Når du har rettet filen, uploadet på ny og der ikke er nogen fejl, vil du få denne besked:
Tryk på knappen ”Gennemfør import”
Alle medarbejdere er nu opdateret med de nye oplysninger.
Masserettelser
Hvis din virksomhed får ny overenskomst, kan du med fordel benytte Rette eksisterende medarbejdere udtrækket.
I dette udtræk kan du rette fritvalgsprocent, SH procent og pensionsprocenter. Skal du have ændret dine medarbejderes lønsedler fra e-boks til udelukkende mitDK, der er standard værdien i DataLøn, er dette udtræk en nem og overskuelig hjælp til opgaven.
Du har også mulighed for at overføre rest feriedage, når vi skifter til nyt indkomstår, ved at benytte Rette opsparinger udtrækket. I dette udtræk tillægger du de overførte dage i det nye år, og indlæser filen i DataLøn. Her slipper du for at skulle ind på alle medarbejdere og regulere enkeltvis.