Ekstra tips til dig

Smartløn

For at medarbejderne kan bruge SmartLøn til at indberette timer, kørsel og udlæg, skal du sætte SmartLøn-modulet op i DataLøn.

I denne vejledning finder du vejledninger til følgende:

SmartLøn - effektiv indberetning af tid, kørsel og udlæg

Med appen SmartLøn kan dine medarbejdere indberette tid, kørsel og udlæg med få klik. Du sparer tid og får færre fejl.

 Vil du slippe for

  • at rykke for timesedler?
    - Medarbejderne er optaget af arbejdet, kan ikke lige finde bilaget eller komme til pc’en.
  • ulæselige lønbilag?
    - Krøllede kvitteringer og timesedler med kragetæer og kaffepletter giver masser af ekstraarbejde.
  • unødvendigt tastearbejde?
    - Du taster ind, tal for tal, side for side. Det tager tid, og det er svært at undgå fejl.

Med appen er det medarbejderne selv, der indberetter tid, kørsel og udlæg på mobilen, hvor og når det passer dem. Når de registrerer deres arbejdstid, kan de også vælge at koble en sag på. Og de kan samtidig følge med i, hvad de har indberettet.

Du skal blot godkende indberetningerne, før de hentes ind i DataLøn, og indberette lønnen som du plejer.

Dine fordele som lønansvarlig

  • Du slipper for selv at skulle indsamle og indtaste alle oplysninger fra dine medarbejdere. Det sparer tid og giver færre fejl.
  • Du har fuld kontrol over, hvilke medarbejdere der bruger appen - og du eller en kollega godkender alle indberetninger, før de indgår i lønbehandlingen i DataLøn.
  • Appen giver mulighed for, at indberetningerne overholder de lovpligtige krav til din bogføring.

 Sådan kommer du i gang

  1. Log på DataLøn og vælg tilvalg i menuen øverst og dernæst SmartLøn app.
  2. Tilføj de løndele, som medarbejderne skal bruge til at indberette - for eksempel normaltimer, kørsel og udlæg. Som udgangspunkt er de faste løndele overført. Du kan også oprette sager, som medarbejderne kan bruge, når de registrerer deres arbejdstid.
  3. Invitér de medarbejdere, som skal have adgang til at bruge appen. De får en SMS med et link til download og aktivering af appen. Medarbejderne har desuden adgang til vejledninger m.m.
    Appen findes i en IOS-version og i en Android-version.

Pris og vilkår
SmartLøn er en del af dit abonnement, uanset om du har Basis+ eller Ekspert. 

Husk at tjekke, at dine medarbejdere har en smartphone, der bruger IOS eller Android, inden du inviterer dem. Du kan til enhver tid afmelde en eller flere medarbejdere.

Vil du vide mere?
Se vores vejledninger:

Opsætning af SmartLøn

I menuen øverst vælges tilvalg og SmartLøn app.

 

Du kommer til introduktionssiden i SmartLøn-modulet. Her kan du skifte mellem menupunkterne i toppen af billedet. 

Opsætning af tid

Først skal du sætte de løndele, der skal vises i SmartLøn op. Vælg fanen opsætning af tid. 

Du får en oversigt over alle de løndele, der er sat som faste løndele på medarbejderne i de enkelte lønterminer. Har du medarbejdere i flere lønterminer, kan du skifte mellem lønterminerne i toppen af billedet.

I det viste eksempel er der oprettet medarbejdere i alle lønterminer, og de kan derfor alle ses i toppen. Du vil kun få vist de lønterminer, hvor du har oprettet medarbejdere.

Hvis du vil tilføje flere løndele, kan du gøre det på to måder:

  • Tilføje løndelen direkte i Smartløn modulet, hvor du trykker på tilføj aktivitet, vælger løndelen i listen og evt. omdøber løndelen. Klik på den blå pil for at ændre status til vises i app.
  • Oprette som faste løndele i en lønindberetning via normal løn eller indberette dem som en fast løndel under medarbejderens stamoplysninger. Listen i SmartLøn-modulet opdateres automatisk, når du har gemt den nye lønindberetning. Du kan med fordel gemme lønindberetningen med 0,00 i alle værdier, så den ikke medfører en indberetning af løn, men blot en opdatering af løndelene. Du kan også slette lønindberetningen efter den er gemt, og løndelene vil stadig være tilføjet som fast løndel.
    Læs vejledningen til hvordan du tilføjer en fast løndel.

Når du skal aktivere en fast løndel til brug i SmartLøn, skal du klikke på den lille pil i den grå linje, der peger til højre. Herefter bliver linjen blå, og medarbejderen kan efter kort tid se løndelen med samme tekst i appen, maksimalt inden for 24 timer. Løndel til kørsel skal ikke aktiveres, da denne er oprettet i appen automatisk.

Nedenstående viser to tilføjede løndele, felt 1617, felt 1819 og en fast løndel, felt 6465, som ikke er tilføjet endnu.

Hvis du skal fjerne en løndel fra visning i SmartLøn, trykker du på den lille pil, der peger til venstre i den blå linje . Medarbejderen kan herefter ikke længere se løndelen i appen. Hvis medarbejderen har brugt løndelen i sine registreringer, kan den ikke fjernes fra oversigten.

I billedet med de forskellige løndele vil lønteksten stå to gange. Den øverste sorte tekst er den, der bliver vist på lønsedlen. Den nederste grå tekst viser, hvad medarbejderen kan se i appen.

 

Ønsker du at rette i teksten, der vises på lønsedlen, kan du bruge funktionen ret løn tekster, under menuen løn på forsiden af DataLøn.

Hvis du vil rette den tekst, der vises i medarbejderens app, trykker du på teksten med blåt, og kan herefter rette i teksten. Når du har rettet teksten, afslutter du ved at trykke på det lille hvide rette ikon . Teksten med blåt bliver opdateret både i SmartLøn-modulet og i medarbejderens app.

Følgende løndele kan på nuværende tidspunkt bruges i SmartLøn:

Funktionerne KM og KR indberetter altid i nedenstående felter i lønindberetningen:

Vær opmærksom på, at alle ovenstående felter vil overskrive eventuelle faste værdier i løndelene i lønindberetningen.

Mangler du løndele, der kan tilføjes i SmartLøn, hører vi gerne fra dig. Du kan enten ringe til os på telefon 72 27 90 90 eller skrive til os via skriv til os.

Opsætning af sager

Hvis medarbejderne skal registrere de sager, de har arbejdet med, i forbindelse med deres tidsregistreringer, kan sagerne oprettes under opsætning af sager.

Første gang du besøger sektionen, vil den være blank. Når du skal oprette en ny sag, trykker du på det grønne ikon øverst til venstre.

Herefter bliver du mødt af nedenstående mulighed.

Sagsnavn: Her skriver du navnet på sagen. Navnet bliver vist for medarbejderne, når de vælger sagen i tidsregistreringen. Dette felt er obligatorisk for oprettelsen af sagen. Sagsnavnet skal bestå af minimum 2 tegn.

Sagsnummer: Bruger I interne sagsnumre i virksomheden, kan du skrive nummeret i dette felt. Feltet er valgfrit og behøver ikke blive udfyldt.

Reference: Hvis I bruger referencenumre i forbindelse med fakturering eller bogføring, kan du skrive referencenummeret i dette felt. Feltet er valgfrit og behøver ikke at blive udfyldt.

Når du har udfyldt felterne med de ønskede informationer, trykker du på gem oplysninger for at oprette sagen.

Før medarbejderne kan registrere tid i den pågældende sag, er det nødvendigt at trykke på den lille . Herefter kan medarbejderne registrere tid i sagen.

Når sagen er oprettet, kan du stadig opdatere både navn, sagsnummer og reference i sagen.

Informationerne om den enkelte sag bliver ikke importeret til DataLøn i forbindelse med lønindberetningen.

Hvis det ikke er alle medarbejdere, der skal kunne registrere på en sag, trykker du på rediger adgang. Her kan du vælge om det er alle medarbejderne, der skal kunne se sagen, eller om det kun er udvalgte medarbejdere.

For at ændre i medarbejdernes adgang, trykker du på ikonet   kan bruges af alle medarbejdere. Herefter kan du vælge de medarbejdere, der skal kunne bruge sagen i tidsregistreringen.

Når du opretter en sag, vil alle medarbejdere kunne se sagen, indtil du ændrer i adgangen.

 

Godkendelse af registreringer

Du skal have rettigheder i DataLøn til at indberette løn, for at du kan godkende indberetninger i SmartLøn. Når medarbejderne har sendt deres registreringer, kan de ses under Godkendelse i topmenuen. Godkendelse kan ske på dags-, uge- eller månedsbasis eller for en valgfri periode.

 

Når du skal godkende en aktivitet, trykker du på den lille cirkel til højre for aktiviteten. Hvis du vil se en detaljeret oversigt over den enkelte aktivitet, kan du trykke på pilen til venstre for aktiviteten.

Her kan du godkende dele af den samlede aktivitet ved at trykke på det lille ikon til højre. Hvis du vil godkende alle registreringer i perioden, skal du trykke på ikonet i den blå linje . Når en aktivitet er godkendt, bliver ikonet mørkt . Det viser, at aktiviteten er godkendt.

Godkendelse af kørsel

OBS: Før du kan godkende medarbejderens kørsel i egen bil, skal medarbejderen have registreret den fulde adresse i både til og fra. Registreringen skal også indeholde bilens nummerplade (registreringsnummer). Du kan se informationerne om kørslen ved at holde markøren over den enkelte registrering. De godkendte km sendes automatisk til løndel 24x25 i lønindberetningen, og behøver ingen aktivering i opsætning af tid.

Godkendelse af udlæg

Hvis SmartLøn er det eneste sted, I beholder kvitteringer for udlæg, er det vigtigt, at alle informationerne på kvitteringen fremgår, og at billedet er tydeligt. Har medarbejderen vedhæftet en kvittering for sine udlæg, kan disse findes ved at trykke på den lille papirklips ud for udlægget. De godkendte beløb sendes automatisk til felt 0089 i lønindberetningen, og behøver ingen aktivering i opsætning af tid. Ved godkendelse af udlæg i forbindelse med repræsentation er det vigtigt, at de personer, der deltager, fremgår af bilagene. Hvis SmartLøn er det eneste sted, I beholder kvitteringerne, er det vigtigt, at billedet indeholder navnene på disse personer.

 

Sådan tilmelder du dine medarbejdere til SmartLøn

Læs vejledningen herunder for gennemgang af hvordan du tilmelder dine medarbejdere til SmartLøn.

Tilmelding af medarbejdere

Når du har redigeret alle løndelene, som du ønsker, kan du begynde at tilmelde medarbejderne. Det gør du ved at vælge medarbejdere i topmenuen. Dette billede er opbygget på samme måde som løndelene, men viser medarbejderne.

Medarbejderne kan have 3 forskellige status:

Ikke tilmeldt: Medarbejder 1 er oprettet i DataLøn, men er endnu ikke tilmeldt SmartLøn. Du tilmelder medarbejderen ved at indtaste medarbejderens mobilnummer.

Afventer medarbejder: Medarbejder 2 er tilmeldt på den viste dato, men har endnu ikke aktiveret SmartLøn. Medarbejderen kan først bruge appen, når aktiveringen er gennemført.

Tilmeldt: Medarbejder 3 er oprettet, har aktiveret SmartLøn og er klar til at bruge appen.

For at aktivere en medarbejder trykker du på den blå tekst mobilnummer, indtaster medarbejderens mobilnummer og afslutter ved at trykke på ikonet . Ikonet vises først, når du har indtastet alle 8 cifre i mobilnummeret. Du kan kun anvende danske mobilnumre.

SmartLøn sender nu en SMS til medarbejderen med et link til et website, hvor medarbejderen vælger, om appen skal bruges på en iPhone eller en Android-telefon. Vær opmærksom på, at SmartLøn ikke kan bruges til Windows-telefoner.

En medarbejder kan kun registreres en gang i Smartløn med det samme telefonnummer. Det gælder også på tværs af virksomhedsnumre og CVR-numre.

Når medarbejderen er tilmeldt og har aktiveret SmartLøn, er de klar til at sende deres registreringer ved hjælp af appen.

Tilmelding af nyoprettet medarbejder

Hvis du skal oprette en helt ny medarbejder i SmartLøn, kan du først gøre det, når medarbejderen er oprettet i DataLøn. Når medarbejderen vises i SmartLøn, kan du tilmelde ham eller hende.

Blokering af medarbejder

Ønsker du at blokere registreringer fra en medarbejder, kan du bruge ikonet til venstre for krydset . Det kan du bruge, hvis en medarbejder i en periode ikke skal bruge SmartLøn for eksempel i forbindelse med orlov. Vær opmærksom på, at DataLøn stadig fakturerer for blokerede medarbejdere, men ikke for afmeldte.

Afmelding af medarbejder

Hvis du skal afmelde en medarbejder, trykker du på det lille kryds på den blå linje på medarbejderens oplysninger . Du kan også afmelde en medarbejder, selvom systemet afventer medarbejderens aktivering.

Brug  af SmartLøn appen

For brug af SmartLøn kan du med fordel læse vejledningen til medarbejderne, som forklarer, hvordan medarbejderen aktiverer og bruger SmartLøn. Den viser også, hvordan appen ser ud for medarbejderne.

Vejledning til medarbejder.

 

Sådan importerer du til- eller eksporterer fra SmartLøn

I denne vejledning gennemgår vi, hvordan du importerer og eksporterer data fra SmartLøn til DataLøn.

Import til DataLøn
Når du skal importere dine registreringer i SmartLøn til DataLøn, starter du med at logge på DataLøn. Her vælger du løn og herefter lønindberetning i menuen på forsiden. Herefter vælger du ny løn og udfylder de relevante oplysninger for løntermin, periode og dispositionsdato.
Hvis dine medarbejdere er opdelt i grupper, skal du vælge den relevante gruppe, før du importerer filen fra SmartLøn.

Vælg importer nederst i venstre hjørne, som åbner et nyt billede.

Her klikker du på DataLøn SmartLøn og på fortsæt.
Nu kan du vælge den periode, du ønsker at importere fra. Klik på indlæs registreringer.

Herefter vil du få vist de godkendte registreringer, som du kan importere til din lønindberetning fra SmartLøn. Når du har foretaget dine valg, skal du klikke på gennemfør import.

Hvis du har medarbejdere der har brugt SmartLøn til registrering af timer, kan du stadig rette registreringerne i lønindberetningen. Du kan gennemse alle registreringerne i lønindberetningen i DataLøn og rette til efter behov inden du kører lønnen.

Når lønindberetningen er som den skal være, gemmer du den på normal vis.

 

Eksport fra SmartLøn

I SmartLøn har du også mulighed for at eksportere registreringerne. Det er især smart, hvis du ønsker at gemme en fil med den lønperiode, som du har importeret til lønindberetningen. Det gør du ved at klikke på eksporter fil i SmartLøn.

Vær opmærksom på, at DataLøn kun kan behandle én fil pr. lønindberetning. Import af endnu en fil vil overskrive de tidligere udfyldte felter.

Hvis du vil danne en fil til en anden periode end den, der er vist i forvejen, skal du bruge funktionen vælg periode.

Her kan du vælge en start- og slutdato for den periode, du ønsker at danne filen.

 

Rapport
Når medarbejderne har registreret tid, kørsel eller udlæg, kan du lave et udtræk af alle typer registreringer ved hjælp af rapportfunktionen.

  • Tidsregistreringer: Viser medarbejdernes registrering af tid og evt. registreringer på sager. Rapporten kan dannes på alle sager eller en valgfri sag.
  • Udlæg: Viser medarbejdernes registreringer af udlæg.
  • Kørsel: Laver en rapport med alle medarbejdernes registreringer af kørsel. Rapporten viser dato, medarbejdernes navn, til- og fra adresse, antal kørte kilometer og registreringsnummer på bilen, der er kørt i.

Standardperioden vil være indeværende måned. Hvis du vil rette i perioden, trykker du blot i fra- eller til datoen og vælger den ønskede dato i kalenderen.

Vis data

Her kan du få vist et uddrag af, hvordan rapporten kommer til at se ud. Dette kan være praktisk, så du er sikker på, du får de rigtige data til det formål, rapporten skal bruges til.

Eksporter data

Når du trykker på eksporter data, vil SmartLøn lave et udtræk på den pågældende kategori og åbne denne i det program, computeren normalt bruger til regneark. Rapporten bliver dannet på tværs af alle lønterminer og viser samtidig, om den enkelte registrering allerede er godkendt eller ej.

Rapporten kan blandt andet bruges til at vise, hvis en anden person skal godkende registreringerne, inden der køres løn, eller den kan bruges som tillæg til bogholderiet.

På grund af forskellen på rapporttyperne kan systemet ikke danne en samlet rapport, som inkluderer både tidsregistreringer, udlæg og kørsel.

 

SmartLøn - information til medarbejder

Denne information kan du give til dine medarbejdere, om hvorfor I har valgt SmartLøn, og hvad de skal gøre.

Kære medarbejder

I vores virksomhed har vi valgt, at vi fremover skal bruge appen SmartLøn til at registrere tid, kørsel og udlæg. Det betyder, at du skal hente appen i App Store eller Google Play og installere den på din mobil.

Hvorfor skal vi bruge SmartLøn? Der er flere fordele for os ved at bruge appen:

  • Du kan registrere tid, kørsel og udlæg, hvor og når det passer dig.
  • Du kan følge med i dine registreringer og se, om de er godkendt.
  • Vi slipper for fejl og forsinkelser – du får dine penge til tiden, og vi gør vores administration mere effektiv.

Sådan kommer du i gang

Du behøver ikke at gøre noget. Du får en SMS, som fortæller dig, hvordan du kommer i gang.

Du kan læse mere om, hvordan du henter og bruger appen:




Har du nogen spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os på telefon 72 27 90 90.

 

Relaterede artikler