Sådan bruger du e-arkiv

I DataLøn opbevarer vi dit lønmateriale elektronisk i e-arkiv.
I denne vejledning kan du læse om hvor og hvordan du finder hvilke bilag.

• Primære bilag
• Indbakke
• Søgeside
• Egne dokumenter

Primære bilag

Indbakken viser de primære bilag, det vil sige, bilag som medfører en afregning:

• Lønafregninger
• Løndelebilag
• Posteringsbilag
• Feriepengebilag

De bilag der ikke vises i indbakken, men i stedet kan findes under 'søgeside' er:

• Stamkort
• Andre bilag, som ikke indeholder beløb 

Indbakke

Hvis du ønsker at få vist alle bilag, sættes flueben i 'vis alle', øverst til højre.

I indbakkens overbliksbillede kan du se indeværende måneds primære bilag. Hvis du vil se bilag fra andre perioder, kan du skifte måned ved at klikke på piletasterne ud fra kalenderen.
Kalenderen viser hvilke dage, der er dannet en kørsel med primære bilag. Du kan klikke på datoen og dermed få vist de primære bilag for den pågældende kørsel.

Markerer du et eller flere bilag som 'behandlet', bliver linjen blå. I kalenderen vil datoen ligeledes blive blå.
Hvis du vil se bilag fra en anden måned klikker du på en af pilene ud for kalenderen.

Søgeside

Søger du efter et specifikt bilag, kan du bruge søgesiden. Du vælger søgesiden ved at klikke på "SØGESIDE" øverst til højre.

Når du kommer ind på “søgeside” vil dit arbejdsgivernummer altid være udfyldt på forhånd, men der er enkelte andre oplysninger, som du kan udfylde for at gøre din søgning mere specifik. Vi anbefaler eksempelvis at du altid indtaster lønmodtagernummer hvis du skal finde et medarbejder bilag.

Produktionsdatoen vil også altid være udfyldt på forhånd, du kan eventuelt rette i denne dato så det bliver en mere præcis søgning. Du kan også vælge at udfylde med en specifik dato og årstal. 

Egne dokumenter

Du skal være opmærksom på følgende når du ønsker at slette en medarbejdere fra kategorien ‘egne dokumenter’ 

Du skal selv slette alle dokumenter som er uploadet og gemt i kategorien - det kan du gøre når du vil.

I den 6. måned året efter din medarbejderen er fratrådt, sørger vi for, at alle bilag bliver slettet i forhold til GDPR  - det er standard procedure.
Det betyder, at vi både sletter de bilag, som du ikke selv kan slette, eller som du eventuelt har glemt at slette. 

Vi sletter dog kun bilagene, hvis der ikke har været nogen aktivitet på medarbejderne i året hvor de blev fratrådt samt de efterfølgende 6 måneder i året efter. 
Når vi har sikret, at alle bilag på medarbejderen er slettet, kan du slette medarbejderen fra ‘egne dokumenter’.

Prøver du at slette medarbejderen før alle dokumenter er fjernet, vil du få denne besked

Sådan gør du

Gå til ‘egne dokumenter’ og vælg den medarbejder som skal slettes

Vælg ‘slet lønmodtager’

Når alle dokumenter er slettet og medarbejderen kan fjernes fra ‘egne dokumenter’, vil du blive mødt af denne besked, som du skal bekræfte.

Når du klikker på ‘Ja’ vil medarbejderen blive slettet.

Så længe din aftale med DataLøn er aktiv bliver alt dit materiale opbevaret i fem år, helt som bogføringsloven foreskriver.

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os på telefon [phone].