I DataLøn opbevarer vi dit lønmateriale elektronisk i e-arkiv.
I denne vejledning kan du læse om hvor og hvordan du finder hvilke bilag.
- Bilag i e-arkiv
- Indbakke
- Søgeside
- Egne dokumenter
- Reguleringsbilag i e-arkiv
- Feriepengeanvisning i e-arkiv
Bilag i e-arkiv
I e-arkiv finder du de bilag, der er dannet på baggrund af en afregning.
- Lønafregninger
- Løndelebilag
- Posteringsbilag
- Feriepengebilag
- Faktura fra DataLøn
De bilag der ikke vises i indbakken, men i stedet kan findes under søgeside er:
- Stamkort (DataLøn danner ikke stamkort længere, siden 14.02.2024)
- Andre bilag, som ikke indeholder beløb
Indbakke
Hvis du ønsker at få vist alle bilag, sættes flueben i vis alle øverst til højre.
I indbakkens overbliksbillede kan du se indeværende måneds bilag. Hvis du vil se bilag fra andre perioder, kan du skifte måned ved at klikke på piletasterne ud fra kalenderen.
Kalenderen viser hvilke dage, der er dannet en kørsel med bilag. Du kan klikke på datoen og dermed få vist de bilag for den pågældende kørsel.
Markerer du et eller flere bilag som behandlet, bliver linjen blå. I kalenderen vil datoen ligeledes blive blå.
Hvis du vil se bilag fra en anden måned, klikker du på en af pilene ud for kalenderen.
Søgeside
Søger du efter et specifikt bilag, kan du bruge søgesiden. Du vælger søgesiden ved at klikke på søgeside øverst til højre.
Når du kommer ind på søgeside vil dit arbejdsgivernummer altid være udfyldt på forhånd, men der er enkelte andre oplysninger, som du kan udfylde for at gøre din søgning mere specifik. Vi anbefaler eksempelvis at du altid indtaster lønmodtagernummer hvis du skal finde et medarbejder bilag.
Produktionsdatoen vil også altid være udfyldt på forhånd, du kan eventuelt rette i denne dato så det bliver en mere præcis søgning. Du kan også vælge at udfylde med en specifik dato og årstal.
Egne dokumenter
I e-arkivet kan du uploade for eksempel ansættelseskontrakter og rejseafregninger, så du undgår at opbevare dem fysisk, eller i et ringbind.
Vær opmærksom på, at du selv har ansvaret for dokumenterne og indholdet. Det er blot et tilbud til dig, at DataLøn kan opbevare dem elektronisk.
Du kan uploade alle typer af dokumenter, men vi anbefaler at du uploader i word- eller pdf-format.
I e-arkivet klikker du på egne dokumenter i menuen øverst.
Vær opmærksom på at der skal være kørt en løn på DataLøn aftalen, før der kan uploades egne dokumenter.
Dernæst klikker du på den medarbejder du skal uploade et dokument på. Når du har klikket på medarbejderen, vil du kunne se de dokumenter, som allerede er dannet på medarbejderen, for eksempel stamkort (DataLøn danner ikke stamkort længere, siden 14.02.2024) og lønbilag.
I menuen til venstre klikker du på tilføj et dokument.
Vælg det dokument, som du ønsker at uploade fra din computer og klik på gem. Dit dokument vil nu være tilføjet på medarbejderen.
Hvis der er mange dokumenter på medarbejderen, kan du altid specificere din søgning i menuen til venstre.
Under punktet egne dokumenter vil systemet automatisk samle følgende dokumenter:
- Lønsedler
- Stamkort (DataLøn danner ikke stamkort længere, siden 14.02.2024)
- Afstemningslister
Slet dokumenter fra egne dokumenter
Du skal være opmærksom på følgende, når du ønsker at slette en lønmodtager fra kategorien egne dokumenter:
Du skal selv slette alle dokumenter som er uploadet og gemt i kategorien - det kan du gøre når du vil.
Hvis du vil se bilag fra en anden måned, klikker du på en af pilene ud for kalenderen.
I den 6. måned året efter din medarbejder er fratrådt, sørger vi for, at alle bilag bliver slettet i forhold til GDPR - det er standard procedure.
Det betyder, at vi både sletter de bilag, som du ikke selv kan slette, eller som du eventuelt har glemt at slette.
Vi sletter dog kun bilagene, hvis der ikke har været nogen aktivitet på medarbejderne i året hvor de blev fratrådt, samt de efterfølgende 6 måneder i året efter.
Når vi har sikret, at alle bilag på medarbejderen er slettet, kan du slette medarbejderen fra egne dokumenter.
Prøver du at slette medarbejderen før alle dokumenter er fjernet, vil du få denne besked
Sådan sletter du en medarbejder fra egne dokumenter
Gå til egne dokumenter og vælg den medarbejder som skal slettes
Vælg slet lønmodtager
Når alle dokumenter er slettet og medarbejderen kan fjernes fra egne dokumenter, vil du blive mødt af denne besked, som du skal bekræfte.
Når du klikker på ja vil medarbejderen blive slettet.
Så længe din aftale med DataLøn er aktiv, bliver alt dit materiale opbevaret i fem år, som bogføringsloven siger.
Sådan finder du et reguleringsbilag eller feriepengeanvisning i e-arkiv
Du kan finde e-arkiv på forsiden, når du er logget ind i DataLøn, det kan gøres via to forskellige genveje.
Vælg punktet bilag i den blå topmenu, hold musen hen over og vælg e-arkiv.
Søgefunktioner
I e-arkiv kan du bruge to forskellige søgefunktioner, alt efter hvad du foretrækker. Du kan enten bruge indbakke eller søgeside. E-arkiv vil altid åbne i indbakken. Hvis du ønsker at skifte til søgesiden, gør du det i den blå top menu.
Indbakke
I indbakken kan du søge på datoer - det gør du på kalenderen til venstre. Er du usikker på hvornår reguleringen er dannet, så anbefaler vi at du anvender søgeside til at finde bilaget frem.
Søgeside
Når du kommer ind på søgesiden vil arbejdsgivernummer altid være udfyldt på forhånd, men der er enkelte andre oplysninger, som du kan udfylde for at gøre din søgning efter reguleringsbilaget eller feriepengeanvisning nemmere. Reguleringsbilaget hedder et korrektionsbilag i e-arkivet.
Produktionsdatoen vil altid være udfyldt, du kan eventuelt rette til det årstal som bilaget er dannet i. Du kan også vælge at udfylde med både dato og årstal. Felterne markeret på billedet nedenfor er dem du skal udfylde for at finde bilaget frem.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os på telefon 72 27 90 90.