Introduktion
Denne vejledning er udarbejdet for at hjælpe dig som arbejdsgiver med korrekt anvendelse af app’en SmartLøn, når den bruges til registrering af udlæg, kørsel samt arbejdstid til lønbehandling.
Derudover kan SmartLøn-app’en anvendes til registrering af arbejdstid uden eller samtidig med at registreringerne bruges til lønbehandling. I denne relation kan app’en udgøre en del af det “system”, der skal iværksættes med henblik på overholdelse af de nye regler om registrering af arbejdstid, der træder i kraft den 1. juli 2024. Det er dog vigtigt at bemærke, at app'en ikke vil kunne stå alene, hvorfor denne vejledning bør læses igennem og de anviste supplerende manuelle handlinger iværksættes, herunder blandt andet i forhold til at gemme data i den i loven fastsatte periode.
Du skal desuden være særligt opmærksom på, hvordan du skal håndtere lønbehandlingen for medarbejdere med en fast månedsløn, der skal bruge SmartLøn som arbejdstidsregistreringssystem.
Er du i tvivl om de nye regler om registrering af arbejdstid, kan du ringe til vores jurister på 72 27 90 16. Vær i den forbindelse opmærksom på, at det afhænger af dit abonnement, hvorvidt den juridiske hotline kan bruges uden yderligere fakturering, eller om det er en betalingsydelse.
For at medarbejderne kan bruge SmartLøn til at indberette timer, kørsel og udlæg, skal du sætte SmartLøn-modulet op i DataLøn.
I denne vejledning kan du læse følgende:
- Opsætning af SmartLøn
- Skal du bruge SmartLøn udelukkende til arbejdstidsregistrering?
- Sådan tilmelder du dine medarbejdere til SmartLøn
- Sådan importerere du til- eller eksportering fra SmartLøn
- SmartLøn - information til medarbejder
Pris og vilkår
SmartLøn er en del af dit abonnement, uanset om du har Basis+ eller Ekspert.
Husk at tjekke, at dine medarbejdere har en smartphone, der bruger IOS eller Android, inden du inviterer dem. Du kan til enhver tid afmelde en eller flere medarbejdere.
Det siger vores jurister om SmartLøn og de nye regler om registrering af arbejdstid
Arbejdstidsloven fastsætter pr. 1. Juli 2024 regler om enhver arbejdsgiveres pligt til at stille et system til registrering af arbejdstid til rådighed for alle virksomhedens lønmodtagere.
Det, der skal registreres, er al den tid, der falder ind under kategorien “arbejdstid” - i modsætning til “hviletid”. Du skal altså overveje, hvad der rent faktisk udgør arbejdstid hos jer, og sikre, at det er det, medarbejderne rent faktisk registrerer. Medarbejderne skal til gengæld ikke registrere hviletid i henhold til disse regler. Det betyder, at der ikke er nogen registreringspligt i forhold til f.eks. betalt frihed, herunder ferie og sygdom. Har virksomheden alligevel et ønske om, at der foretages registreringer i forhold til visse former for “hviletid”, følger det af andre ønsker og behov, og ikke reglerne om registrering af arbejdstid.
Derudover er der på nuværende tidspunkt alene krav om, at den samlede daglige arbejdstid registreres - ikke hvornår på dagen arbejdet udføres.
SmartLøn kan anvendes som en komponent i det system, du som arbejdsgiver skal stille til rådighed for dine medarbejdere, men der er behov for, at du foretager visse manuelle opgaver som supplement til app’ens funktioner. Få et overblik over disse her:
- Registreringerne skal gemmes i 5 år plus en referenceperiode, der typisk udgør 4 måneder, men som på visse overenskomstdækkede områder kan udgøre helt op til 12 måneder. For at sikre overholdelse af denne del af loven, skal du sørge for at læse afsnittet om “Opbevaring og sletning af registreret arbejdstid”.
- SmartLøn giver mulighed for at foretage flere registreringer for samme periode - også tilbage i tid. Derfor skal du jævnligt udtrække rapporter, der sikrer, at der bliver taget hånd om alle registreringer - læs mere herom i afsnittet “Medarbejdernes registreringer af arbejdstid”.
Af hensyn til korrekt indberetning af løn til eIndkomst er det desuden vigtigt, at du læser afsnittene “Særligt vedrørende løndel 0001 og medarbejdere med fast månedsløn” og “Særligt vedrørende løndel 0001 og timelønnede”.
Skal du udelukkende bruge SmartLøn til arbejdstidsregistrering?
Den 1. juli 2024 træder de nye regler om registrering af arbejdstid i kraft i Danmark. Det betyder blandt andet, at dine medarbejdere nu skal til at registrere deres daglige arbejdstid, og at du skal opbevare disse data korrekt samt udlevere dem til den enkelte medarbejder, hvis det efterspørges.
Du kan bruge SmartLøn til formålet, hvis du supplerer med nogle få manuelle processer. For at bruge Smartløn til tidsregistrering skal du være opmærksom på og gøre følgende:
- Sikre, at du løbende får forholdt dig til alle registreringer - læs mere herom i afsnittet Medarbejdernes registreringer af arbejdstid.
- Du skal sørge for, at registreringerne gemmes i 5 år + 4 måneder tilbage i tiden. Har du overenskomst, kan det være op til 6 år. SmartLøn sletter data efter løbende år + 5 år medmindre medarbejderne fratræder, så slettes data allerede efter løbende år + 1 år Du skal derfor jævnligt udtrække rapporter og gemme dem eksternt - læs mere herom i vejledningens afsnit om Opbevaring og sletning af registreret arbejdstid.
- Al tid, der udgør “arbejdstid”, skal registreres. Men det er ikke sikkert, at alle disse timer skal honoreres med løn og dermed heller ikke nødvendigvis indberettes til eIndkomst.
Vi anbefaler derudover, at du udarbejder retningslinjer for registrering af arbejdstid hos jer. Retningslinjerne skal sikre, at medarbejderne ved, hvad, hvor og hvornår de skal gøre hvad. Er du i tvivl om, hvad en sådan bør indeholde, kan du ringe til vores jurister på 72 27 90 16. Vær opmærksom på, at du har mulighed for at stille generelle spørgsmål til al ansættelsesretlig lovgivning uden yderligere fakturering, hvis du har ekspert-abonnement eller tilkøbt juridisk rådgivning. Alternativt kan du få rådgivning mod fakturering.
SmartLøn er gratis for dig at bruge, da det er en del af DataLøn abonnementet.
Ønsker du et mere automatisk og fleksibelt tidsregistreringssystem, kan du læse mere om DataLøn Tid på denne side.
Opsætning af SmartLøn
Sådan kommer du i gang
- Log på DataLøn og vælg tilvalg i menuen øverst og dernæst SmartLøn app.
-
Tilføj de løndele, som medarbejderne skal bruge til at indberette - for eksempel normaltimer, kørsel og udlæg.
Som udgangspunkt er de faste løndele overført til SmartLøn.
Du kan også oprette sager, som medarbejderne kan bruge, når de registrerer deres arbejdstid. -
Invitér de medarbejdere, som skal have adgang til at bruge appen. De modtager en SMS med et link til download og aktivering af appen. Medarbejderne har desuden adgang til vejledninger m.m.
Appen findes i en IOS-version og i en Android-version.
Sådan gør du:
I menuen øverst vælges tilvalg og SmartLøn app.
Du kommer til introduktionssiden i SmartLøn-modulet. Her kan du skifte mellem menupunkterne i toppen af billedet.
Opsætning af tid
Først skal du sætte de løndele, der skal vises i SmartLøn op. Vælg fanen opsætning af tid.
Du får en oversigt over alle de løndele, der er sat som faste løndele på medarbejderne i de enkelte lønterminer. Har du medarbejdere i flere lønterminer, kan du skifte mellem lønterminerne i toppen af billedet.
I det viste eksempel er der oprettet medarbejdere i alle lønterminer, og de kan derfor alle ses i toppen. Du får kun vist de lønterminer, hvor du har oprettet medarbejdere.
Hvis du vil tilføje flere løndele, kan du gøre det på to måder:
- Tilføje løndelen direkte i Smartløn modulet, ved at klikke på tilføj aktivitet, vælge løndelen i listen og evt. omdøbe den. Klik på den blå pil for at ændre status til vises i app.
-
Oprette faste løndele i en lønindberetning via normal løn eller indberette dem som faste løndele under medarbejderens stamoplysninger. Listen i SmartLøn-modulet opdateres automatisk, når du har gemt den nye lønindberetning. Du kan med fordel gemme lønindberetningen med 0,00 i alle værdier, så den ikke medfører en indberetning af løn, men blot en opdatering af løndelene. Du kan også slette lønindberetningen, efter den er gemt, og løndelene vil stadig være tilføjet som faste løndele.
Læs vejledningen til hvordan du tilføjer en fast løndel.
Når du skal aktivere en fast løndel til brug i SmartLøn, skal du klikke på > i den grå linje med teksten ‘Ikke anvendt’. Herefter bliver linjen blå, og teksten skifter til ‘Vises i App’. Medarbejderen kan efter kort tid se løndelen med samme tekst i appen, maksimalt inden for 24 timer. Løndel til kørsel skal ikke aktiveres, da denne er oprettet i appen automatisk.
Nedenstående viser to tilføjede løndele, felt 1617, felt 1819 og en fast løndel, felt 6465, som ikke er tilføjet endnu.
Hvis du skal fjerne en løndel fra visning i SmartLøn, trykker du på den lille pil, der peger til venstre i den blå linje 
I billedet med de forskellige løndele vil lønteksten stå to gange. Den øverste sorte tekst er den, der bliver vist på lønsedlen. Den nederste grå tekst viser, hvad medarbejderen kan se i appen.
Ønsker du at rette i teksten, der vises på lønsedlen, kan du bruge funktionen ret løntekster, under menuen løn på forsiden af DataLøn.
Hvis du vil rette den tekst, der vises i medarbejderens app, trykker du på teksten med blåt, og kan herefter rette i teksten. Når du har rettet teksten, afslutter du ved at trykke på det lille hvide rette ikon 
Følgende løndele kan bruges i SmartLøn:
Funktionerne KM og KR i app’en, indberetter altid i nedenstående felter i lønindberetningen:
Vær opmærksom på, at alle ovenstående felter vil overskrive eventuelle faste værdier i løndelene i lønindberetningen.
Særligt vedrørende løndel 001 og medarbejdere med fast månedsløn:
Har du medarbejdere, der i DataLøn er opsat med en fast månedsløn og med en fast månedlig indberetning af timer til SKAT på f.eks. 160,33 timer, og som skal indberette arbejdstimer i SmartLøn via løndel 001, skal du læse med her:
Når der er registreret arbejdstimer i SmartLøn, og de eksporteres til Dataløn, vil de timer, medarbejderen er sat op med i DataLøn, og som skal indberettes til eIndkomst, blive overskrevet med de timer, der er registreret i SmartLøn. Du skal derfor, når timerne er importeret ind i lønindberetningen, manuelt rette timerne til det oprindeligt fastsatte f.eks. 160,33 timer.
Såfremt virksomheden alene bruger SmartLøn som arbejdstidsregistreringssystem, og ikke lønbehandler ud fra de registrerede arbejdstimer (ikke beregner løn ud fra registreringerne eller afregner kørsel eller udlæg), bør I, for at undgå at skulle ind og regulere timerne i lønindberetningen manuelt, undlade at importere data fra SmartLøn til DataLøn. Bruges SmartLøn både til arbejdstidsregistrering for medarbejdere med fast månedsløn og til lønbehandling for timelønnede medarbejdere, kan denne løsning dog ikke anvendes, og der vil være behov for, at I foretager ovenstående manuelle tilpasning.
Særlige vedrørende løndel 0001 og timelønnede
Har du timelønnede, med behov for både at indberette arbejdstimer og timer, der ikke skal udbetales løn for, skal du være opmærksom på, at I får informeret medarbejderen om, at der samtidig med registreringen af timerne i SmartLøn, ligeledes skal ske en underretning til den/dem der laver løn (eller anden relevant person) om, hvordan de registrerede timer fordeler sig i forhold til lønnede og ikke lønnede arbejdstimer. På baggrund heraf skal lønindberetningen i DataLøn rettes til således, at der alene udbetales løn for og indberettes timer til eIndkomst svarende til de timer, der udbetales løn for.
Medarbejdernes registreringer af arbejdstid
Det er muligt for en medarbejder at foretage flere registreringer vedrørende samme periode, samt at registrere arbejdstid tilbage i perioder, der tidligere er godkendt arbejdstid og eventuelt udbetalt løn for.
Det er derfor vigtigt, at du jævnligt udtrækker rapporter, der giver dig et overblik over ikke-godkendte registreringer. På den måde sikrer du dig, at der tages hånd om alle registreringer - også registreringer, der er foretaget efter godkendelse af andre timer vedrørende samme periode. Du kan læse mere om, hvordan du udtrækker en relevant rapport her.
I denne forbindelse anbefaler vi desuden, at du sørger for, at virksomheden udarbejder en politik om registrering af arbejdstid, der pålægger medarbejderen at oplyse, såfremt der foretages registreringer tilbage i tid eller flere registreringer for samme periode.
Hvis du importerer data fra Smartløn til lønindberetningen, er det vigtigt, at du godkender registreringerne hver måned og importerer for den enkelte periode til lønindberetningen.
Opbevaring og sletning af registreret arbejdstid
Opbevaring og sletning af medarbejdernes registreringer af arbejdstid i SmartLøn følger reglerne for opbevaring og sletning i DataLøn. Det betyder, at registreret arbejdstid gemmes i løbende år + 5 år. Dette gælder, så længe medarbejderen er oprettet i DataLøn.
Slettes medarbejderen fra DataLøn, slettes medarbejderens registreringer efter løbende år + 1 år, og registreringer i SmartLøn vil således blive slettet på dette tidspunkt.
Blokeres eller afmeldes en medarbejder i SmartLøn, har det ingen betydning i forhold til opbevaring og sletning af data.
Af hensyn til de nye regler om opbevaring af registreret arbejdstid i arbejdstidsloven, skal du være opmærksom på, at lovens frist er 5 år plus en referenceperiode der typisk udgør 4 måneder, men på det overenskomstdækkede område, kan udgøre helt op til 12 måneder, således i alt 6 år.
Du skal derfor med jævne mellemrum sørge for at udtrække rapporter med registreret arbejdstid og gemme disse eksternt for at sikre, at data gemmes i lang nok tid, i henhold til arbejdstidslovens frist.
Vi anbefaler i denne sammenhæng, at du en gang om måneden trækker en rapport for den forgange måned og gemmer den et sikkert sted.
Derudover kan du hvert år i januar/februar måned, når arbejdstiden for december måned det foregående år er registreret og godkendt, udtrækker en rapport med al registreret arbejdstid vedrørende det forgangne kalenderår og gemme rapporten eksternt. Rapporterne skal gemmes i et format, så det er muligt at fremsøge registreringer på hver enkelt medarbejder, så en medarbejder, der anmoder herom, kan modtage egne foretagne registreringer i et læsbart format.
Læs mere om hvordan du udtrækker en sådan rapport i afsnittet Sådan udskriver du en rapport fra Smartløn
Opsætning af sager
Hvis medarbejderne skal registrere de sager, de har arbejdet med, i forbindelse med deres tidsregistreringer, kan sagerne oprettes under opsætning af sager.
Første gang du besøger sektionen, vil den være blank. Når du skal oprette en ny sag, trykker du på det grønne ikon 
Herefter bliver du mødt af nedenstående mulighed:
Sagsnavn: Her skriver du navnet på sagen. Navnet bliver vist for medarbejderne, når de vælger sagen i tidsregistreringen. Dette felt er obligatorisk for oprettelsen af sagen. Sagsnavnet skal bestå af minimum 2 tegn.
Sagsnummer: Bruger I interne sagsnumre i virksomheden, kan du skrive nummeret i dette felt. Feltet er valgfrit og behøver ikke blive udfyldt.
Reference: Hvis I bruger referencenumre i forbindelse med fakturering eller bogføring, kan du skrive referencenummeret i dette felt. Feltet er valgfrit og behøver ikke at blive udfyldt.
Når du har udfyldt felterne med de ønskede informationer, trykker du på gem oplysninger for at oprette sagen.
Før medarbejderne kan registrere tid i den pågældende sag, er det nødvendigt at klikke på den lille 
Når sagen er oprettet, kan du stadig opdatere både navn, sagsnummer og reference i sagen.
Informationerne om den enkelte sag bliver ikke importeret til DataLøn i forbindelse med lønindberetningen.
Hvis det ikke er alle medarbejdere, der skal kunne registrere på en sag, trykker du på Rediger adgang. Her kan du vælge, om det er alle medarbejderne, der skal kunne se sagen, eller om det kun er udvalgte medarbejdere.
For at ændre i medarbejdernes adgang, trykker du på ikonet 
Når du opretter en sag, vil alle medarbejdere kunne se sagen, indtil du ændrer i adgangen.
Sådan tilmelder eller afmelder, blokerer og sletter du dine medarbejdere i SmartLøn
Læs vejledningen herunder for gennemgang af, hvordan du tilmelder, afmelder, blokerer eller sletter dine medarbejdere i SmartLøn.
Tilmelding af medarbejdere
Når du har redigeret alle løndelene, som du ønsker, kan du begynde at tilmelde medarbejderne. Det gør du ved at vælge medarbejdere i topmenuen. Dette billede er opbygget på samme måde som løndelene, men viser medarbejderne.
Medarbejderne kan have forskellig status:
Ikke tilmeldt: Medarbejder 1 er oprettet i DataLøn men er endnu ikke tilmeldt SmartLøn. Du tilmelder medarbejderen ved at indtaste medarbejderens mobilnummer.
Afventer medarbejder: Medarbejder 2 er tilmeldt på den viste dato men har endnu ikke aktiveret SmartLøn. Medarbejderen kan først bruge appen, når aktiveringen er gennemført.
Tilmeldt: Medarbejder 3 er oprettet, har aktiveret SmartLøn og er klar til at bruge appen.
For at aktivere en medarbejder trykker du på den blå tekst mobilnummer, indtaster medarbejderens mobilnummer og afslutter ved at trykke på ikonet 
SmartLøn sender nu en SMS til medarbejderen med et link til et website, hvor medarbejderen vælger, om appen skal bruges på en iPhone eller en Android-telefon. Vær opmærksom på, at SmartLøn ikke kan bruges til Windows-telefoner.
En medarbejder kan kun registreres en gang i Smartløn med det samme telefonnummer. Det gælder også på tværs af virksomhedsnumre og CVR-numre.
Når medarbejdere er tilmeldt og har aktiveret SmartLøn, er de klar til at sende deres registreringer ved hjælp af appen.
Tilmelding af nyoprettet medarbejder
Hvis du skal oprette en helt ny medarbejder i SmartLøn, kan du først gøre det, når medarbejderen er oprettet i DataLøn. Når medarbejderen vises i SmartLøn, kan du tilmelde ham eller hende.
Blokering af medarbejder
Ønsker du at blokere registreringer fra en medarbejder, kan du bruge ikonet til venstre for krydset 
Så længe medarbejderen er blokeret, har medarbejderen ingen adgang til SmartLøn eller data derinde. Beder medarbejderen om adgang til tidligere foretagne registreringer, kan det imødekommes via eksport af data - læs mere om hvordan du gør det her. Fjernes blokeringen, kan medarbejderen igen tilgå foretagne registreringer - også tilbage i tid.
Afmelding af medarbejder
Hvis du skal afmelde en medarbejder, trykker du på det lille kryds på den blå linje på medarbejderens oplysninger 
Når medarbejderen er afmeldt, kan medarbejderen ikke længere tilgå data via appen. Beder medarbejderen om adgang til tidligere foretagne registreringer, kan det imødekommes via udtræk af rapport - læs mere her.
Medarbejdere der slettes i DataLøn
Vær opmærksom på, at hvis en medarbejder slettes helt fra DataLøn, slettes data fra SmartLøn også. Slettefristen er i denne situation løbende år plus 1 år.
Læs mere herom, herunder hvordan du sikrer overholdelse af reglerne om opbevaring af oplysninger om arbejdstid jf. arbejdstidsloven ovenover i afsnittet Opbevaring og sletning af registreret arbejdstid.
Godkendelse af registreringer af arbejdstid
Det kræver administrator rettigheder i DataLøn, før du kan godkende indberetninger i SmartLøn. Når medarbejderne har sendt deres registreringer, kan de ses under Godkendelse i topmenuen. Godkendelse kan ske på dags-, uge- eller månedsbasis eller for en valgfri periode.
For at sikre at eventuelle uoverensstemmelser bliver konstateret og korrigeret, og at alle registreringer bliver behandlet, anbefaler vi, at virksomheden forholder sig til indberettede timer på et tidspunkt, hvor arbejdstiden stadig er i frisk erindring. Det er blandt andet relevant for at sikre, at den registrerede arbejdstid rent faktisk udgør den reelle arbejdstid, og at registreringerne dermed er pålidelige i henhold til reglerne om registrering af arbejdstid i arbejdstidsloven.
Af samme grunde skal du også jævnligt udtrække rapporter, der giver overblik over, om der er kommet nye registreringer til, som du skal forholde dig til.
Når du skal godkende en aktivitet, trykker du på den lille cirkel til højre for aktiviteten. Hvis du vil se en detaljeret oversigt over den enkelte aktivitet, kan du trykke på pilen til venstre for aktiviteten.
Her kan du godkende dele af den samlede aktivitet ved at trykke på det lille ikon 
Godkendelse af kørsel
OBS: Før du kan godkende medarbejderens kørsel i egen bil, skal medarbejderen have registreret den fulde adresse i både til og fra. Registreringen skal også indeholde bilens nummerplade (registreringsnummer). Du kan se informationerne om kørslen ved at holde markøren over den enkelte registrering. De godkendte km sendes automatisk til løndel 24x25 i lønindberetningen, og behøver ingen aktivering i opsætning af tid.
Godkendelse af udlæg
Hvis SmartLøn er det eneste sted, I beholder kvitteringer for udlæg, er det vigtigt, at alle informationerne på kvitteringen fremgår, og at billedet er tydeligt. Har medarbejderen vedhæftet en kvittering for sine udlæg, kan disse findes ved at trykke på den lille papirklips ud for udlægget. De godkendte beløb sendes automatisk til felt 0089 i lønindberetningen, og behøver ingen aktivering i opsætning af tid. Ved godkendelse af udlæg i forbindelse med repræsentation er det vigtigt, at de personer, der deltager, fremgår af bilagene. Hvis SmartLøn er det eneste sted, I beholder kvitteringerne, er det vigtigt, at billedet indeholder navnene på disse personer.
Sådan eksporterer du fra SmartLøn til DataLøn
Import til DataLøn
Såfremt dine medarbejdere udelukkende bruger SmartLøn til registrering af arbejdstid, uden at der skal ske lønbehandling i forhold til de registrerede timer, og heller ikke bruger funktionerne mht. kørsel eller udlæg, anbefaler vi, at du IKKE importerer registreringerne til lønindberetningen. Læs mere herom i afsnittet Skal du udelukkende bruge SmartLøn til arbejdstidsregistrering?
Når du skal importere dine registreringer fra SmartLøn i DataLøn, starter du med at logge på DataLøn. Her vælger du Løn og herefter Lønindberetning i menuen på forsiden. Herefter vælger du Ny løn og udfylder de relevante oplysninger for løntermin, periode og dispositionsdato.
Vælg Importer nederst i venstre hjørne, som åbner et nyt billede.
Her klikker du på DataLøn SmartLøn og på Fortsæt.
Nu kan du vælge den periode, du ønsker at importere fra. Klik på Indlæs registreringer.
Herefter vil du få vist de godkendte registreringer, som du kan importere til din lønindberetning fra SmartLøn. Når du har foretaget dine valg, skal du klikke på Gennemfør import.
Vær opmærksom på, at importerede registreringer fra SmartLøn overskriver allerede indberettede oplysninger på lønnen, hvis der er indberettet i samme løndel.
Hvis du har medarbejdere, der har brugt SmartLøn til registrering af timer, kan du stadig rette registreringerne i lønindberetningen. Du kan gennemse alle registreringerne i lønindberetningen i DataLøn og rette til efter behov, inden du kører lønnen.
Når lønindberetningen er, som den skal være, gemmer du den på normal vis.
Udskriv en rapport af registreringerne
Når medarbejderne har registreret tid, kørsel eller udlæg, kan du lave et udtræk af alle typer registreringer ved hjælp af rapportfunktionen.
- Tidsregistreringer: Viser medarbejdernes registrering af tid og evt. registreringer på sager. Rapporten kan dannes på alle sager eller en valgfri sag.
- Udlæg: Viser medarbejdernes registreringer af udlæg.
- Kørsel: Laver en rapport med alle medarbejdernes registreringer af kørsel. Rapporten viser dato, medarbejdernes navn, til- og fra adresse, antal kørte kilometer og registreringsnummer på bilen, der er kørt i.
Standardperioden vil være indeværende måned. Hvis du vil rette i perioden, trykker du blot i fra- eller til datoen og vælger den ønskede dato i kalenderen.
Ved at klikke på ‘Vis data’ kan du få vist et uddrag af, hvordan rapporten kommer til at se ud. Dette kan være praktisk, så du er sikker på, du får de rigtige data til det formål, rapporten skal bruges til.
Når du trykker på Eksporter data, vil SmartLøn lave et udtræk på den pågældende kategori og åbne denne i det program, computeren normalt bruger til regneark. Rapporten bliver dannet på tværs af alle lønterminer, og den viser samtidig, om den enkelte registrering allerede er godkendt eller ej.
Det er denne rapport, du skal lave for at sikre, at medarbejdernes registrerede arbejdstid gemmes i lang nok tid jf. arbejdstidslovens regler om registrering af arbejdstid. Læs mere om dette opbevaringskrav i afsnittet Opbevaring og sletning af registreret arbejdstid.
Det er også via denne rapport, at du kan danne dig et overblik over eventuelle nye registreringer af arbejdstid - evt. fra tidligere løn-/godkendelsesperioder - ved at sortere på hhv. godkendte/ikke-godkendte registreringer.
Derudover kan rapporten desuden f.eks. bruges, hvis en anden person skal godkende registreringerne, inden der køres løn, eller som tillæg til bogholderiet.
På grund af forskellen på rapporttyperne kan systemet ikke danne en samlet rapport, som inkluderer både tidsregistreringer, udlæg og kørsel.
Vi anbefaler at du danner disse rapporter hver måned, og gemmer dem et sikkert sted.
Læs mere i afsnittet Opbevaring og sletning af registreret arbejdstid.
Eksport fra SmartLøn
I SmartLøn har du også mulighed for at eksportere registreringerne til en fil. Det er især smart, hvis du ønsker at gemme en fil med den lønperiode, som du har importeret til lønindberetningen. Det gør du ved at klikke på Eksporter til fil i SmartLøn.
Vær opmærksom på, at DataLøn kun kan behandle én fil pr. lønindberetning. Import af endnu en fil vil overskrive de tidligere udfyldte felter.
Hvis du vil danne en fil til en anden periode end den, der er vist i forvejen, skal du bruge funktionen Vælg periode.
Her kan du vælge en start- og slutdato for den periode, du ønsker at danne filen.
SmartLøn - information til medarbejder
Denne information kan du give til dine medarbejdere, så de er orienteret om, hvorfor I har valgt SmartLøn, og hvad de skal gøre.
Kære medarbejder
I vores virksomhed har vi valgt, at vi fremover skal bruge appen SmartLøn til at registrere tid, kørsel og udlæg. Det betyder, at du skal hente appen i App Store eller Google Play og installere den på din mobil.
Hvorfor skal vi bruge SmartLøn? Der er flere fordele for os ved at bruge appen:
- Du kan registrere tid, kørsel og udlæg i appen
- Du kan følge med i dine registreringer og se, om de er godkendt.
- Vi minimerer fejl og forsinkelser – du får dine penge til tiden, og vi gør vores administration mere effektiv.
Sådan kommer du i gang
Du behøver ikke at gøre noget. Du får en SMS, som fortæller dig, hvordan du kommer i gang.
Du kan læse mere om, hvordan du henter og bruger appen:
- Hent appen
- Sådan kommer du i gang
- Registrering af tid (TID)
- Registrering af kørsel (KM)
- Registrering af udlæg (KR)