For at medarbejderne kan bruge SmartLøn til at indberette timer, kørsel og udlæg, skal du sætte SmartLøn-modulet op i DataLøn.
I menuen øverst vælges 'Opsætning' og 'Smartløn app'.
Du kommer til introduktionssiden i SmartLøn-modulet. Her kan du skifte mellem menupunkterne i toppen af billedet. Ikonet DataLøn øverst til venstre kan bruges til at komme tilbage til forsiden.
Opsætning af tid
Først skal du sætte de løndele, der skal vises i SmartLøn, op. Vælg fanen ’Opsætning af tid’. Du får en oversigt over alle de løndele, der er sat som faste løndele på medarbejderne i de enkelte lønterminer. Har du medarbejdere i flere lønterminer, kan du skifte mellem lønterminerne i toppen af billedet.
I det viste eksempel er der oprettet medarbejdere i alle lønterminer, og de kan derfor alle ses i toppen. Du vil kun få vist de lønterminer, hvor du har oprettet medarbejdere.
Hvis du vil tilføje flere løndele, kan du gøre det på to måder:
- tilføje løndelen direkte i Smartløn modulet, hvor du trykker på 'Tilføj aktivitet', vælger løndelen i listen og evt. omdøber løndelen. Klik på den blå pil, for at ændre status til 'vises i app'.
- oprette som faste løndele i en lønindberetning via ’Normal Løn’ eller ’Quickindberetning’. Listen i SmartLøn-modulet opdateres automatisk, når du har gemt den nye lønindberetning. Du kan med fordel gemme lønindberetningen med 0,00 i alle værdier, så den ikke medfører en indberetning af løn, men blot en opdatering af løndelene. Du kan også slette lønindberetningen efter den er gemt, og løndelene vil stadig være tilføjet, som fast løndel. Læs i vejledningen hvordan du tilføjer en fast løndel.
Når du skal aktivere en fast løndel til brug i SmartLøn, trykker du på den lille pil i den grå linje, der peger til højre. Herefter bliver linjen blå, og medarbejderen kan efter kort tid se løndelen med samme tekst i appen, maksimalt inden for 24 timer. Løndel til kørsel skal ikke aktiveres, da denne er oprettet i appen automatisk.
Nedenstående viser to tilføjede løndele, felt 1617, felt 1819 og en fast løndel, felt 6465, som ikke er tilføjet endnu.
Hvis du skal fjerne en løndel fra visning i SmartLøn, trykker du på den lille pil, der peger til venstre i den blå linje 
. Medarbejderen kan herefter ikke længere se løndelen i appen. Hvis medarbejderen har brugt løndelen i sine registreringer, kan den ikke fjernes fra oversigten.
I billedet med de forskellige løndele vil lønteksten stå to gange. Den øverste sorte tekst er den, der bliver vist på lønsedlen. Den nederste grå tekst viser, hvad medarbejderen kan se i appen.
Ønsker du at rette i teksten, der vises på lønsedlen, kan du bruge funktionen ’Ret Løntekster’ på DataLøn forsiden.
Hvis du vil rette den tekst, der vises i medarbejderens app, trykker du på teksten med blåt, og kan herefter rette i teksten. Når du har rettet teksten, afslutter du ved at trykke på det lille hvide retteikon 
. Teksten med blåt bliver opdateret både i SmartLøn-modulet og i medarbejderens app.
Følgende løndele kan på nuværende tidspunkt bruges i SmartLøn:
Funktionerne 'KM' og 'KR' indberetter altid i nedenstående felter i lønindberetningen:
Vær opmærksom på, at alle ovenstående felter vil overskrive eventuelle faste værdier i løndelene i lønindberetningen.
Mangler du løndele, der kan tilføjes i SmartLøn, hører vi gerne fra dig. Du kan enten ringe til os på telefon 72 27 90 90 eller skrive til os via 'Skriv til os'.
Opsætning af sager
Hvis medarbejderne skal registrere de sager, de har arbejdet med, i forbindelse med deres tidsregistreringer kan sagerne oprettes i denne sektion af Smartløn.
Første gang, du besøger sektionen, vil den være blank. Når du skal oprette en ny sag, trykker du på det grønne ikon 
øverst til venstre.
Herefter bliver du mødt af nedenstående mulighed.
Sagsnavn: Her skriver du navnet på sagen. Navnet bliver vist for medarbejderene, når de vælger sagen i tidsregistreringen. Dette felt er obligatorisk for oprettelsen af sagen. Sagsnavnet skal bestå af minimum 2 tegn.
Sagsnummer: Bruger I interne sagsnumre i virksomheden, kan du srkive nummeret i dette felt. Feltet er valgfrit og behøver ikke blive udfyldt.
Reference: Hvis I bruger referencenumre i forbindelse med fakturering eller bogføring, kan du srkive referencenummeret i dette felt. Feltet er valgfrit og behøves ikke at blive udfyldt.
Når du har udfyldt felterne med de ønskede informationer, trykker du på 'Gem oplysninger' for at oprette sagen.
Før medarbejderne kan registrere tid i den pågældende sag, er det nødvendigt at trykke på den lille 
. Herefter kan medarbejderne registrere tid i sagen.
Når sagen er oprettet, kan du stadig opdatere både navn, sagsnummer og reference i sagen.
Informationerne om den enkelte sag bliver ikke importeret til DataLøn i forbindelse med lønindberetningen.
Hvis det ikke er alle medarbejdere, der skal kunne registrere på en sag, trykker du på 'Rediger adgang'. Her kan du vælge om det er alle medarbejderne, der skal kunne se sagen, eller om det kun er udvalgte medarbejdere.
For at ændre i adgang trykker du på ikonet 
ud for 'kan bruges af alle medarbejdere'. Herefter kan du vælge de medarbejdere, der skal kunne bruge sagen i tidsregistreringen.
Når du opretter en sag, vil alle medarbejdere kunne se sagen, indtil du ændrer i adgangen.
Godkendelse af registreringer
Du skal have rettigheder i DataLøn til at indberette løn, for at du kan godkende indberetninger i Smartløn. Når medarbejderne har sendt deres registreringer, kan de ses i ’Godkendelse’ i topmenuen. Godkendelse kan ske på dags-, uge- eller månedsbasis eller for en valgfri periode.
Når du skal godkende en aktivitet, trykker du på den lille cirkel til højre for aktiviteten. Hvis du vil se en detaljeret oversigt over den enkelte aktivitet, kan du trykke på pilen til venstre for aktiviteten.
Her kan du godkende dele af den samlede aktivitet ved at trykke på det lille ikon 
til højre. Hvis du vil godkende alle registreringer i perioden, skal du trykke på ikonet i den blå linje 
. Når en aktivitet er godkendt, bliver ikonet mørkt 
. Det viser, at aktiviteten er godkendt.
Godkendelse af kørsel
OBS: Før du kan godkende medarbejderens kørsel i egen bil, skal medarbejderen have registreret den fulde adresse i både til og fra. Registreringen skal også indeholde bilens nummerplade (registreringsnummer). Du kan se informationerne om kørslen ved at holde markøren over den enkelte registrering. De godkendte km sendes automatisk til løndel 24x25 i lønindberetningen, og behøver ingen aktivering i opsætning af tid.
Godkendelse af udlæg
Hvis SmartLøn er det eneste sted, I beholder kvitteringer for udlæg, er det vigtigt, at alle informationerne på kvitteringen fremgår, og at billedet er tydeligt. Har medarbejderen vedhæftet en kvittering for sine udlæg, kan disse findes ved at trykke på den lille papirklips ud for udlægget. De godkendte beløb sendes automatisk til felt 0089 i lønindberetningen, og behøver ingen aktivering i opsætning af tid. Ved godkendelse af udlæg i forbindelse med repræsentation er det vigtigt, at de personer, der deltager, fremgår af bilagene. Hvis SmartLøn er det eneste sted, I beholder kvitteringerne, er det vigtigt, at billedet indeholder navnene på disse personer.
Har du nogen spørgsmål er du velkommen til at kontakte os på telefon 72 27 90 90.