I denne vejledning gennemgår vi, hvordan du importerer og eksporterer data fra SmartLøn til DataLøn.
Import til DataLøn
Når du skal importere dine registreringer i SmartLøn til DataLøn, starter du med at logge på DataLøn. Her vælger du ’løn’ og herefter ’lønindberetning’ i menuen på forsiden. Herefter vælger du ‘ny løn’ og udfylder de relevante oplysninger for løntermin, periode og dispositionsdato.
Hvis dine medarbejdere er opdelt i grupper, skal du vælge den relevante gruppe, før du importerer filen fra SmartLøn.
Vælg 'importer' nederst i venstre hjørne, som åbner et nyt billede.
Her klikker du på ’DataLøn SmartLøn’ og på ‘fortsæt’.
Nu kan du vælge den periode, du ønsker at importere fra. Klik på ‘indlæs registreringer’.
Herefter vil du få vist de godkendte registreringer, som du kan importere til din lønindberetning fra Smartløn. Når du har foretaget dine valg, skal du klikke på ‘gennemfør import’.
Hvis du har medarbejdere der har brugt SmartLøn til registrering af timer, kan du stadig rette registreringerne i lønindberetningen. Du kan gennemse alle registreringerne i lønindberetningen i DataLøn og rette til efter behov inden du kører lønnen.
Når lønindberetningen er som den skal være, gemmer du den på normal vis.
Eksport fra SmartLøn
I SmartLøn har du også mulighed for at eksportere jeres regisreringer. Det er især smart, hvis du ønsker at gemme en fil med den lønperiode, som du har importeret til lønindberetningen. Det gør du ved at klikke på ’eksporter fil’ i SmartLøn.
Vær opmærksom på, at DataLøn kun kan behandle én fil pr. lønindberetning. Import af endnu en fil vil overskrive de tidligere udfyldte felter.
Hvis du vil danne en fil til en anden periode end den, der er vist i forvejen, skal du bruge funktionen ’vælg periode’.
Her kan du vælge en start- og slutdato for den periode, du ønsker at danne filen.
Rapport
Når medarbejderne har registreret tid, kørsel eller udlæg, kan du lave et udtræk af alle typer registreringer ved hjælp af rapportfunktionen.
- Tidsregistreringer: Viser medarbejdernes registrering af tid og evt. registreringer på sager. Rapporten kan dannes på alle sager eller en valgfri sag.
- Udlæg: Viser medarbejdernes registreringer af udlæg.
- Kørsel: Laver en rapport med alle medarbejdernes registreringer af kørsel. Rapporten viser dato, medarbejdernes navn, til- og fra adresse, antal kørte kilometre og registreringsnummer på bilen, der er kørt i.
Standardperioden vil være indeværende måned. Hvis du vil rette i perioden, trykker du blot i fra- eller til datoen og vælger den ønskede dato i kalenderen.
Vis data
Her kan du få vist et uddrag af, hvordan rapporten kommer til at se ud. Dette kan være praktisk, så du er sikker på, du får de rigtige data til det formål, rapporten skal bruges til.
Eksporter data
Når du trykker på ’Eksporter data’, vil SmartLøn lave et udtræk på den pågældende kategori og åbne denne i det program, computeren normalt bruger til regneark. Rapporten bliver dannet på tværs af alle lønterminer og viser samtidig, om den enkelte registrering allerede er godkendt eller ej.
Rapporten kan blandt andet bruges til at vise, hvis en anden person skal godkende registreringerne, inden der køres løn, eller den kan bruges som tillæg til bogholderiet.
På grund af forskellen på rapporttyperne kan systemet ikke danne en samlet rapport, som inkluderer både tidsregistreringer, udlæg og kørsel.
Har du nogen spørgsmål er du velkommen til at kontakte os på telefon 72 27 90 90.