Hvis dine medarbejdere skal have en fritvalgsopsparing, skal du oprette den på medarbejderens stamdata.
Fritvalgsopsparingen beregnes automatisk ud fra de feriepengegivende løndele. Fritvalgssaldoen nulstilles ikke ved årsskiftet, men overføres til næste indkomstår.
I DataLøn er det nemt at udbetale fritvalg i lønindberetningen. I denne vejledning kan du læse om, hvordan du gør, samt hvad du skal være opmærksom på.
Du kan læse om:
- Sådan opretter du en fritvalgsopsparing
- Udbetaling af fritvalgsopsparingen
- Løn frem i tiden
- Hvis lønperioden ændres
- Til dig som bruger funktionen ‘Ekstra løn’
- Regulering af fritvalgsopsparingen
- Fritvalgsopsparing i forbindelse med arbejdsmarkedspension
- Skal vi gøre det for dig?
Sådan opretter du en fritvalgsopsparing
På forsiden af DataLøn vælger du ikonet 'Medarbejder'. Alternativt kan du holde musen over medarbejderfanen og klikke på 'Medarbejder'.
Vælg derefter den medarbejder, du ønsker at oprette en fritvalgsopsparing på, og scroll ned til afsnittet 'Ferie og Søgnehelligdage'.
Klik på blyanten i højre hjørne for at rette.
Marker 'Fritvalgsopsparing' under 'Opsparinger'. Indsæt den procentsats, som skal beregnes til Fritvalgsopsparingen ved hver lønindberetning. Klik på 'Gem'.
Du har nu oprettet en fritvalgsopsparing til din medarbejder.
Udbetaling af fritvalgsopsparingen
Når du vil udbetale Fritvalg har du to muligheder i DataLøn i lønindberetningen.
1. Beløbet indberetter du i løndel 1F 'Fritvalgsbetaling' eller 2Fx3F 'Fritvalgsbetaling timer x sats'.
Hvis du ønsker at udbetale hele den opsparede saldo, kan du lave en lønindberetning hvor du i løndel 1F 'Fritvalgsbetaling' indsætter et beløb, der er større end saldoen - eksempelvis kr. 9.999,99. Fritvalgssaldo kan ikke blive negativ, og med indberetning af et højere beløb vil systemet blot udbetale den saldo, der er til rådighed.
Du skal dog være opmærksom på at fremgangsmåden med kr. 9.999,99 udløser en fejl- og anmærkningsliste, hvor der står, at du har forsøgt at udbetale et beløb, der er højere end saldoen.Den skal du se bort fra.
Benytter du løndel 2Fx3F og indsætter sats x timer hvor summen overstiger den samlede saldo, så flytter vi udbetalingen til løndel 1F som har en maks validering. Det gør vi for at sikre der ikke udbetales mere end der er opsapret.
2. I starten af lønindberetningen kan du til- eller fravælge, om vi skal tilføje løndel og beløb til udbetaling.
Du kan se medarbejderens fritvalgssaldo i saldoboksen nederst på lønsedlen, og det samlede opsparede beløb for alle medarbejdere på bogføringsbilaget 'løndele' i e-arkiv.
Det opsparede beløb bliver ikke hævet på din konto, før du udbetaler det til medarbejderen.
Du kan aktivere funktionen med et enkelt klik på knappen ud for ‘udbetal fritvalgssaldoen’. Du kan nu se de 2 løndele, som fritvalg kan udbetales i.
Skal du udbetale i løndel ‘1F fritvalgsbetaling’, kan du lade prikken være. Skal du udbetale i felt ‘9F Fritvalgsbetaling med feriepenge uden pension’, skal du flytte prikken ned til den løndel.
Løn frem i tiden
Du kan kun bruge denne funktion, hvis du skal udbetale fritvalg i indeværende eller bagudrettet måned.
Eksempel
I april laver vi en løn, som skal udbetales i maj. Vi kan ikke slå udbetalingen af ferietillæg til, da knappen ikke er synlig. Det er den ikke, da vi gerne vil sikre os en korrekt beregning af fritvalgssaldoen.
Hvis lønperioden ændres
Hvis du retter lønperioden på en igangværende løn, så udbetalingen først sker i en efterfølgende måned, bliver beløbet til udbetaling nulstillet, og du vil blive mødt af en advarselstekst i systemet.
Dette afsnit er til dig som bruger funktionen ‘Ekstra løn’
Hvis du laver en ekstra løn (før den ordinære månedsløn), og i samme periode udbetaler fritvalg, med den almindelige lønudbetaling, så skal du vente med at lave den almindelige månedsløn, indtil ekstra lønnen er udbetalt.
Det gælder kun for de medarbejdere, som får udbetalt feriepengegivende løn i den ekstra løn. Det sikrer, at fritvalg af den feriepengegivende løn fra den ekstra løn bliver medregnet i udbetalingen.
Regulering af fritvalgsopsparingen
Ønsker du at opskrive fritvalgsopsparingen, kan du indberette beløbet i løndel 7F i lønindberetningen, så vil opsparingen blive opskrevet. Hvis du skal nedskrive opsparingen skal du lave en korrektion i felt 900 hvor du fratrækker.
Hvis du ønsker, at medarbejderen opsparer fritvalg med et beløb pr. time, kan du anvende løndel 4Fx5F 'Fritvalgsopsparing timer x sats'. I løndelen skriver du antal timer og den sats, timerne skal ganges med.
Det er ikke et krav, at medarbejderen har registreret en fritvalgsprocent på stamoplysningerne for at kunne bruge løndel 7F og 4Fx5F.
Ændring af fritvalgsprocent, skal ske på medarbejders stamoplysninger.
Når medarbejderen fratræder
Det er vigtigt, at du husker at udbetale en eventuelt rest-fritvalgssaldo, når medarbejderen fratræder. Glemmer du det, vil saldo blive slettet, når fratrådte medarbejdere slettes i DataLøn. Dermed undgår du, at der opstår en difference på bogføringsbilaget.
Du kan udbetale hele fritvalgsopsparingen ved at skrive et højere beløb end opsparet i løndel 1F. Så udbetales hele opsparingen inkl. det der opspares på den løn, som løndelen bruges i.
Fritvalgsopsparing i forbindelse med arbejdsmarkedspension
Ønsker din medarbejder at indbetale en procentdel af sin fritvalgsopsparing til sin arbejdsmarkedspension? Gå til medarbejderens stamoplysninger og klik på 'Pension'. Her angiver du i procent hvor meget af fritvalgsopsparingen, som medarbejderen ønsker overført til pension i feltet ‘% del af fritvalgsopsparing til arbejdsmarkedspension'. på.
Skal vi gøre det for dig?
Hvis du ønsker, at vi laver ændringer for dig, kan du bestille et servicetilbud her.
Vi fakturerer for ændringen efter gældende prisliste.
Har du nogen spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os på telefon 72 27 90 90.