Du kan foretage din løninberetning på baggrund af data fra et andet program (import af lønliste). Det kan også godt være lister, som du selv laver uden at bruge et program.
Se videoen eller læs vejledning herunder til hvordan du opbygger en datafil og importerer til DataLøn.
Klik på overskrifterne herunder for at springe til afsnittet om emnet.
For at importere filen med løndata, klikker du på knappen ’Importer’ når du opretter en ny løn.
Hvis du ønsker at benytte dig af import af lønlister, hvor du henter lønindberetningen fra et andet program, har du flere muligheder for at opsætte den importerede fil.
Opbygning af datafil
Filen skal være en ASCII-fil (semikolon separeret fil). Denne type fil kan laves enten i dit økonomisystem eller i Excel eller notesblok.
I filen skal der stå, hvad medarbejderne skal have i løn. Er der flere medarbejdere, som skal have løn, skal de alle være i samme fil.
Nedenfor er der forskellige eksempler på typer af disse filer/opbygninger.
Eksempel 1 - Notepad
Vi har en arbejdsgiver med virksomhedsnummer 10011001.
Arbejdsgiveren har en medarbejder i termin 25.
Medarbejderen har medarbejdernummer 0019.
I dette eksempel er en måneds arbejde defineret ved 160,33 arbejdstimer.
Medarbejderen skal have kr. 20.000,00 i ferieberettiget løn.
Medarbejderen får også 74 timer á 125,00 i timen.
For at kunne bruge filen i Dataløn, skal indholdet i filen se sådan ud.
Det er vigtigt kun at skrive et lønfelt pr. linje.
OBS! Hvis medarbejderen ikke er inddelt i en gruppe skrives blot ;;
En linje pr. løndel, der skal laves. Du kan tilføje så mange linjer, du har behov for. Skal der laves løn til flere medarbejdere, skal dette stå i den samme fil.
Det er blot vigtigt, at du ændrer, så linjen passer overens med medarbejderen.
Det er vigtigt at du gemmer filen med Encoding Type: UTF-8
Eksempel 2 - Notepad
Vi har en arbejdsgiver med virksomhedsnummer 100111001.
Arbejdsgiveren har en medarbejder i termin 51.
Medarbejderen har lønnummer 0027.
Medarbejderen er indplaceret i gruppen kontoret.
Igen en måneds arbejde defineret ved 160,33 arbejdstimer.
Medarbejderen skal have kr. 25.000,00 i ferieberettiget løn.
Medarbejderen skal også beskattes af fri telefon på kr. 216.66.
Det er vigtigt at du gemmer filen med Encoding Type: UTF-8
Eksempel 3 - Excel
I dette eksempel har vi opbygget filen i et Excel ark.
Vi har en arbejdsgiver med virksomhedsnummer 10011001.
Arbejdsgiveren har to medarbejdere i termin 51.
Medarbejdernr. 0019 og 0027.
Medarbejderen er timelønnede og får lønnen udbetalt i timer x sats felterne 12x13 og 14x15.
Medarbejdernr. 0019
Medarbejderen får 120 timer á 150,00 kr. og 40 timer af 175,00 kr.
Medarbejderen får en provision på 1500,00 kr.
Medarbejderen får også 956 skattefrie kilometer á 3,56 kr. pr. km.
Medarbejdernr. 0027
Medarbejderen får 125 timer af 154,75 kr.
Medarbejderen får provision på 1780,00 kr.
Medarbejderen har 500,00 kr. udbetalt a conto.
Ingen af medarbjederne er placeret i en gruppe.
Herunder er et eksempel på hvordan en fil kan se ud
Kolonne A: Virksomhedsnr.
Kolonne B: Løntermin
Kolonne C: Medarbejdernr.
Kolonne D: Gruppe
Kolonne E: Løndel
Kolonne F: Sats/beløb
Filen skal gemmes som en CSV fil.
Når den filen er klargjort, kan der laves løn.
Import af løndata til Dataløn
Når filen er klargjort og du skal importere den til Dataløn, klik på ’Lønindberetning’ og derefter ’Ny løn’. Nu kan du klikke på 'importer'.
Du får dette billede op, hvor du skal vælge den fil, du vil importere løndata fra.
OBS! Det er vigtigt, at den løntermin der vælges, stemmer overens med den løntermin, som importlisten omhandler.
Vælg nu den fil, der skal indlæses i Dataløn og klik derefter på ’Åben eller open’.
Du kan nu vælge at få vist en rapport, over det du har importeret.
Hvis du klikker ’Vis rapport’, åbner dataløn en udskrift af hvad der er blevet importeret.
Er alt som det skal være, trykker du på ’Gennemfør import’.
Hvis du ikke får lov til at indlæse filen, er det fordi, filen ikke er opsat korrekt. Gennemgå derfor din opsætning af filen igen og ret til, hvor nødvendigt, inden du prøver igen.
Medarbejdergrupper
Du kan definere dine medarbejdergrupper i filerne, men du behøver ikke.
Du skal være opmærksom på, at har du flere medarbejdergrupper, men kun 1 lønliste at importere, skal den importeres 1 gang pr. medarbejdergruppe. Hver gang vil der blive meldt fejl på de medarbejdere, som ikke er en del af en medarbejdergruppe.
Har du nogen spørgsmål er du velkommen til at kontakte os på telefon 72 27 90 90.