I DataLøn har du mulighed for at benytte den samme løndel mere end én gang i en medarbejders lønindberetning. Der er ingen begrænsning på, hvor mange gange du kan benytte den samme løndel i DataLøn.
Der er flere måder at gøre det på, vi viser dig i denne vejledning hvordan det kan gøres:
Bogføring af fleksible løndele
I første version af løsningen med fleksible løndele, vil alle løndele blive bogført som normalt. Det vil sige, at det er summen af løndelen, der bogføres. Vi arbejder på, at det bliver opdelt på hver enkelt brug af løndelen, i en senere udgave af fleksible løndele.
Løndatarapporten og løndelebilaget der produceres i forbindelse med lønudbetalingen i DataLøn, vil også vise summen af de enkelte løndele med DataLøns standardtekst på felterne.
Benytter du SmartLøn, KlarLøn eller en integration med et tidsregistreringssystem?
Så skal du være opmærksom på at din brug af fleksible løndele kan være begrænset.
Hvis det omfatter dig, kan du kun benytte fleksible løndele direkte i løndindberetningen i første omgang, og ikke via faste lønoplysninger eller import af løndele. Vi arbejder på at få denne funktionalitet med i en senere version af fleksible løndele.
I denne artikel kan du læse om:
Fleksible løndele, direkte i lønindberetningen
Oprettelse af fleksible løndele via faste lønoplysninger på medarbejderens stamkort
Import af faste løndele via importér lønopsætning
Import af løndata
Output
Løndele der ikke kan ikke benyttes fleksibelt
Fleksible løndele, direkte i lønindberetningen
Du kan tilføje den samme løndel flere gange direkte i lønindberetningen. Når du har oprettet en ny løn og tilføjet de relevante medarbejdere til indberetningen, skal du tilføje de løndele, som skal udgøre lønudbetalingen. Sådan gør du:
- Klik på Tilføj løndel
- Vælg den løndel i oversigten som du skal bruge
- Navngiv løndelen med den tekst du ønsker
- Når du har opdateret løndelen trykker du på tilføj, og du kan nu se løndelen på medarbejderen i lønindberetningen
Ønsker du at benytte den samme løndel igen, skal du blot gentage processen.
Du bliver automatisk tilbudt den samme løndel, når du åbner løndelsvælgeren igen.
Ønsker du at læse mere om lønindberetning i DataLøn kan du læse mere i denne vejledning: Sådan laver du løn i DataLøn – DataLøn.
Oprettelse af fleksible løndele via faste lønoplysninger på medarbejderens stamkort
Hvis en løndel skal gå igen flere gange på lønsedlen, fast hver måned, kan du tilføje løndelene til faste lønoplysninger direkte på medarbejderen. Sådan gør du:
- Klik ind på medarbejderens stamoplysninger i DataLøn
- Vælg Faste Lønoplysninger
- Klik på den blå blyant, øverst i højre hjørne
- Du ser nu en oversigt over medarbejderens faste løndele, og kan nu tilføje den samme løndel igen, med en ny tekst
- Når din opdatering er fuldført, skal du huske at klikke på Gem
I eksemplet nedenfor, er medarbejderens ferieberettigede løn delt op i fire løndele, i stedet for én.
Når de fire løndele er tilføjet, så kan man ændre tekst og beløb på hver løndel, ved at trykke på blyanten til højre for ‘Tekst’.
De løndele der er markeret med grå er ikke fleksible, det vil sige at man ikke kan ændre teksten, og benytte samme løndel flere gange, da de kun kan bruges til det som teksten afspejler.
Hvis din virksomhed er tilmeldt integration med tidsregistrering vil du modtage denne besked, hvis du forsøger at importere fleksible løndele i faste lønoplysninger:
Det betyder, at du ikke kan benytte fleksible løndele i medarbejderens faste lønoplysninger. Du kan i stedet benytte opsætningen direkte i lønindberetningen, med de fleksible løndele.
Ønsker du at læse om om at oprette eller rette en medarbejder i DataLøn kan du læse mere her: Sådan opretter eller retter du en medarbejder – DataLøn
Import af faste løndele via importér lønopsætning
Hvis du har mange medarbejdere der har faste løndele, som du gerne vil have registreret med flere af den samme løndel, så kan det være en fordel for dig at bruge funktionen Importer lønopsætning
Sådan klargører du filen:
- DataLøn, skal du vælge Løn
- og derefter skal du vælge Importer lønopsætning
- I oversigten skal du vælge Oprette/rette eksisterende løndele
- Her kan du vælge at hente filen i excel, eller csv format
- Du får nu præsenteret et udtræk af alle dine medarbejderes faste løndele, hvoraf de fleste kan benyttes fleksibelt i lønnen.
Sådan ser filen ud:
Forklaring af kolonnerne:
Kolonne A er systemgenereret, og den skal du som udgangspunkt ikke gøre noget ved. Hvis du kopierer feks. linie fire, for at indsætte løndel 02 med anden tekst, skal du være opmærksom på fjerne system-ID nummeret - det ser sådan her ud:
Kolonne B er virksomhedens virksomhedsnummer.
Kolonne C er medarbejderens løntermin.
Kolonne D er medarbejderens Lønmodtager nummer (medarbejdernummer)
Kolonne E viser eventuel fratrædelsesdato
Kolonne F viser at løndelen er ‘fast’ (det vil sige den også fremgår af medarbejders stamdata).
Kolonne G er løndelsnummeret.
Kolonne H viser løndelsteksten.
Kolonne I viser antal i den faste løndel
Kolonne J viser beløb / sats i den faste løndel
Du behøver ikke at foretage ændringer til alle medarbejdere i filen, du kan fint slette dem der feks. er fratrådt og dem der ikke er ændringer til.
Så kan filen for eksempel se således ud:
Når du har foretaget de nødvendige rettelser, skal du gemme filen, evt. på dit skrivebord. Nu er filen klar til at blive indlæst i DataLøn.
Sådan indlæser du filen:
- Tilbage i DataLøn skal du klikke på Fortsæt
- Du kan nu trække den opdaterede fil ind i DataLøn, eller uploade den ved at klikke på Vælg fil
Når filen er behandlet ser kvitteringen sådan ud, her kan du se hvad løndelens tidligere værdi var, og hvad den er ændret til:
Hvis du er tilfreds med resultatet af indlæsningen,kan du klikke på næste og derefter Gennemfør import. Ændringerne er nu indlæst og opdateret i DataLøn.
Import af løndata
Du kan også importere fleksible løndele via en fil til lønindberetningen. Først skal du danne din fil, har du brug for hjælp til dannelsen af filen, kan du læse mere i vejledningen her.
Det er vigtigt at din import fil er gemt som CSV UTF-8 (comma delimited) (*.csv) fil, ellers bliver bogstaverne æ, ø og å ikke vist korrekt i teksterne.
Kolonnerne der skal være med i filen er beskrevet her:
Kolonne A: Virksomhedsnr.
Kolonne B: Løntermin
Kolonne C: Medarbejdernr.
Kolonne D: Løndel
Kolonne E: Tekst
Kolonne F: Antal
Kolonne F: Sats/beløb
Kolonne H: Gruppe (valgfri)
Filen skal gemmes som en CSV fil.
Du kan se et eksempel på en udfyldt fil her
Sådan gør du:
- Klik på Importér i lønindberetningen
- Vælg DataLøn fil - fleksible løndele
- Klik på Vælg fil
.
- Du kommer nu ind på din computers filbibliotek, her vælger du den fil du har bygget op og trykker åben/open
- DataLøn indlæser nu filen, og du får en kvittering for indlæsningen. Her kan du se om der skulle være fejl i filen, eller om alt er OK og er klar til at blive indlæst i lønnen.
- Nu kan du klikke på Gennemfør import.
- DataLøn vil nu oprette en lønindberetning med indholdet af filen:
- Hvis du ikke har brug for at tilføje mere til lønindberetningen, kan du klikke på Godkend, og lønnen vil blive behandlet i henhold til udbetalingsdatoen.
Vær opmærksom på, at hvis der allerede er oprettet faste løndele på medarbejderen, bliver disse også taget med i lønindberetningen. Så du både har indholdet af import filen, og de allerede oprettede faste løndele på medarbejderen.
Du kan læse mere om filimport i DataLøn Import af løndata - Sådan opbygger du filen korrekt – DataLønher
Output
Du vil på Vis lønseddel kunne se alle de løndele der er tilføjet til medarbejderne, både via faste løndele, og direkte i lønindberetningen:
Du kan trække en rapport af lønindberetningen, ved at gå til Bilag og vælge rapporter og Løn.
Vælg her den lønindberetning du vil se.
Når du har valgt den løn, du vil se, skal du vælge om du vil se indberetningen pr. Medarbejder eller pr. løndel.
Du kan vælge at udskrive den, eller du kan gemme den som en PDF fil, CSV fil eller en Excel fil.
Nedenfor kan du se filen med pr. Medarbejder visning:
Hvis du vælger at filtrere rapporten pr løndel, sorteres rapporten på løndele og løndels teksterne. Det betyder at løndele der er benyttet flere gange, men har samme tekst, vises sammen:
Løndele der ikke kan ikke benyttes fleksibelt
0001 Arbejdstimer
0004 SH-betaling
001F Fritvalgsbetaling
001G Fri kost og logi m/pension
001H Værdi af fri helårsbolig
001L Uregelmæssige betalinger
001N Feriepenge før skat
001R Reduktion i bruttoløn grundet ferie
001T Medarbejderaktier
001U Udbetalte feriedage
001X Store bededagstillæg uden pension
002A Efterregulering
002H Værdi af fri sommerbolig
002N Feriepenge før skat tidl. År
002X Store bededagstillæg med pension
0034 Ledighedsdage, antal
0035 Ledighedsdage, beløb i alt
003H Fri lystbåd
0040 Værdi af fri bil
0041 Fri bil, egenbetaling
0042 Fri telefon m.m.
0043 Fri telefon m.m. egenbetaling
0044 Fri kost og logi
0045 Feriefridag/feriefridagstimer - opsparede
0047 Afholdt ferie i perioden, antal
0048 Løndel uden lønbehandling 1
0049 Løndel uden lønbehandling 2
004G Sødage
004H Fri medie-/radiolicens
004S Opskrivning af sygeferiepengegrundlag
0050 Særlig udbetaling
0051 Á conto særlig udbetaling
0052 Tingsgaver, særlig udbetaling
0053 Pensionsbidrag, særlig udbetaling
0055 Udbetalt ferietillæg uden pensionsberegning
0056 Udbetalt ferietillæg med pensionsberegning
0057 Løndel uden lønbehandling 3
0058 Løndel uden lønbehandling 4
0059 Løndel uden lønbehandling 5
005G Fri telefon m.m. u/feriepenge & pension
005H Værdi af andre personalegoder
006G Fri telefon m.m. m/feriepenge & pension
006H Særlig kodeværdi til rubrik 68
007F Reguleringsbidrag fritvalg
007G Fri telefon m.m. m/feriepenge u/pension
007H Værdi af fri helårsbolig m/feriepenge u/pension
007L Beskatning af sundhedsforsikring
0080 Pensionsbidrags grundlag
0081 Reguleringsbidrag AMP lønm.
0082 Reguleringsbidrag AMP arbg.
008L Andre personalegoder uden bundgrænse
0095 Løndel uden lønbehandling 6
009F Fritvalgsbetaling m/feriepenge u/pension
2F3F Udb. Fritvalg timer/dage x sats
2L3L Uregelmæssige betalinger x sats
4L5L Efterregulering x sats