Hvis din medarbejder afgår ved døden i sin ansættelse hos dig, kan du her læse, hvordan du korrekt afslutter medarbejderen i DataLøn.
Løn
Forpligtelsen til at betale løn til en afdød medarbejder ophører på dødsdagen.
Lav en lønindberetning, hvor du udbetaler medarbejderens løn på almindelig vis. Registrerings- og kontonummer på lønkontoen spærres, og al løn der udbetales hertil, vil indgå i boet.
”Efterløn” til funktionæransatte
Som arbejdsgiver har man forpligtelse til at udbetale en såkaldt efterløn til funktionæransatte. Efterlønnen udbetales til den efterladte (ægtefælle eller børn under 18 år). Udbetalingen gælder fra dødsdagen og 1, 2 eller 3 måneder frem – afhængigt af den afdødes anciennitet:
- 3 års anciennitet giver en efterløn på 3 måneders løn
- 2 års anciennitet giver en efterløn på 2 måneders løn
- 1 års anciennitet giver en efterløn på 1 måneds løn
Perioden skal beregnes fra dødsdatoen og ikke frem til udgangen af en kalendermåned.
Bemærk -Der kan være lavet lignende aftaler i overenskomsten for medarbejdere, der ikke er funktionæransat.
Den efterladte skal oprettes som medarbejder i DataLøn, for at han eller hun kan få udbetalt efterlønnen til sin egen konto. Du opretter medarbejderen på samme måde, som når du ansætter nye medarbejdere. Se vejledningen “Sådan opretter du en ny medarbejder”
Hvad skal efterlønnen indeholde?
- Den afdødes almindelige faste løn
- Alle personalegoder, som den afdøde var berettiget til i sin ansættelse. Personalegoderne beregnes som den skattemæssige værdi - altså det beløb, som medarbejderen tidligere blev beskattet af. Du skal anvende en løndel, der “kun” beregner AM og A-skat - det kan eksempelvis være løndel 5A.
- Virksomhedens andel af indbetalingen til pension skal medregnes og udbetales, det kan for eksempel gøres i løndel 05 'Tillæg før skat', der skal derfor ikke oprettes en arbejdsgiverbetalt pension til den efterladte.
- Der skal ikke beregnes feriepenge eller ATP.
Feriepenge
Ferie med løn (Feriekode 1)
Du skal udbetale de tilgodehavende feriepenge via en lønindberetning til den afdøde. På den måde indgår feriepengene i boet. Du kan for eksempel udbetale i løndel 6A 'Tillæg før skat 3' og 7A 'Tillæg før skat 4' Det er en god ide at omdøbe løndelene til 'feriepenge sidste periode' og 'feriepenge indeværende periode'. Se videoen 'Sådan retter du løntekster'.
Feriepenge for indefrysningsperioden
Hvis medarbejderen er afgået ved døden efter d 31. december 2020, som var fristen for indberetning til fonden, vil du få en opkrævning fra fonden Lønmodtagernes Feriemidler på de optjente indefrosne feriepenge (første gang i sommeren 2021), og herefter vil fonden sørge for at indbetale beløbet til boet.
Feriegodtgørelse (Feriekode 4 virksomhedens egen konto)
Feriepengene indberettes automatisk, men du må gerne udbetale dem for indeværende år til boet, det kan gøres i løndel 1N (feriepenge før skat)
Feriepenge for indefrysningsperioden
Ved dødsfald efter indberetningsfristen 31. december 2020, vil det være fonden som udbetaler de indefrosne feriepenge til boet. Du vil modtage en opkrævning fra fonden Lønmodtagernes Feriemidler.
Feriegodtgørelse (Feriekode 7 - Feriekonto)
Feriekonto sørger for at overføre de anviste feriepenge til boet.
Feriepenge for indefrysningsperioden
Da feriepengene løbende er afregnet til Feriekonto, og herefter overført til fonden Lønmodtagernes Feriemidler, vil fonden indbetale beløbet til boet. Du skal derfor ikke gøre noget angående de indefrosne feriepenge i den forbindelse.
Fratrædelse
Når du indsætteren fratrædelsesdato på medarbejderens stamdata, skal du bruge den dato, hvor du udbetaler løn til medarbejderen for sidste gang.