Er du forpligtet i en overenskomst, lokalaftale mv. til at indberette, at timer skal opgøres fra og til en specifik dato i måneden, der afviger fra kalendermåneden, kan du læse mere herunder omkring mulighed for selvvalgt lønperiode i DataLøn.
Standard lønperiode i DataLøn
DataLøn har frem til og med 2018 indberettet kalendermåned som lønperioden i eIndkomst på alle månedslønnede medarbejdere. Det betyder, at løn for for eksempel januar er indberettet som perioden 1. januar til 31. januar. Det kalder vi for standard lønperiode i DataLøn, og denne periode indberettes fra 2019 på alle månedslønnede medarbejdere, med mindre du vælger en selvvalgt lønperiode i DataLøn. Du skal kun vælge en selvvalgt lønperiode, hvis du er forpligtet til at indberette den reelle optjeningsperiode for de timelønnede
Selvvalgt lønperiode i DataLøn
Dette kan være aktuelt for virksomheder, hvor medarbejdere aflønnes månedsvis på baggrund af timer, og hvor timerne for eksempel optælles fra den 20. i sidste måned til den 19. i indeværende måned med udbetaling sidst i indeværende måned. Det kalder vi selvvalgt lønperiode i DataLøn.
Eksempel:
Timer er optjent fra den 20 februar til og med den 19 marts og udbetales med disposition den 28. marts 2019. Tidligere er denne løn indberettet med lønperioden 1. - 31. marts. Fra 2019 skal den reelle lønperiode fremgå af indberetningen til skat - det vil sige at perioden den 20. februar til den 19. marts skal indberettes til eIndkomst.
Basismåned i DataLøn
Det er lønperiodens slutdato, der afgør hvilken måned, der beregnes ATP og fradrag for.
I eksemplet ovenfor slutter lønperioden i marts (den 19. marts), og derfor vil marts være den måned, der beregnes fradrag og ATP for, selvom lønperioden egentlig går fra den 20. februar.
Vi kalder den måned, fradrag og ATP beregnes i, for basismåned. I eksemplet vil der blive beregnet fradrag og ATP for marts måned. Marts er basismåned:
Sådan vælger du ‘selvvalgt lønperiode’ i DataLøn:
Ønsker du ikke, at DataLøn indberetter standardperioden (det vil sige den reelle kalendermåned), kan du i DataLøn selv definere din lønperiode for de månedslønnede.
Selvvalgt lønperiode vælges for alle virksomhedens medarbejdere med løntermin 41 eller 51 og ikke for den enkelte medarbejder. Har du begge lønterminer, kan du vælge forskellige lønperioder pr løntermin, men du kan ikke vælge forskellige lønperioder på forskellige medarbejdere indenfor terminen. Da der er tale om månedslønnede medarbejdere, kan du kun vælge en periode på en måneds længde og ikke kortere eller længere end én måned.
Du kan vælge en lønperiode, der afviger fra kalendermåneden (standardperiode) via menuen ‘Løn’, ‘Ret Lønperioder’.
Klik på pilen ud for overskriften ‘Lønperiode’ på den løntermin , du ønsker, og vælg den ønskede periode via menuen.
Klik på den ønskede lønperiode og klik på gem.
Når du har valgt den ønskede lønperiode og har klikket på ‘Gem’, fremgår dit valg af skærmbilledet.I eksemplet herunder er der valgt en lønperiode fra den 16. til den 15., og den valgte lønperiode fremgår derefter i skærmbilledet ud for lønterminen.
Den valgte lønperiode vil fremgå af lønindberetningen, når du danner denne via menuen ‘Løn’.
Lønperioden vil fremgå af lønsedler, korrektionsafregninger, prøveberegning og perioden vil blive indberettet til eIndkomst.
Herunder kan du se et eksempel på, hvordan lønperioden fremgår på en lønseddel:
NB:
Her viser vi kun standardperioden:
I e-Boks oversigten, men bilagene viser selvvalgt lønperiode.
I E-arkiv oversigten, men bilagene viser selvvalgt lønperiode.
Vigtigt at vide ved skift af lønperiode
Du skal kun ændre fra standard lønperiode til selvvalgt lønperiode én gang. Den selvvalgte lønperiode vil få virkning for alle de lønindberetninger, der er indberettet til DataLøn, hvor afleveringsfristen i DataLøn endnu ikke er overskredet. Skift til selvvalgt lønperiode får også virkning for fremtidige udbetalinger for autoløn.
Autoløn
Har du autoløn vil den selvvalgte lønperiode også blive indberettet i autolønnen.
Du kan ikke se lønperioder, når du retter eller opretter autoløn.
Selvvalgt lønperiode ved gammel løn
Den selvdefinerede lønperiode kan også bruges ved gammel løn:
Kom du f.eks for sent med lønnen i ovenstående eksempel så udbetalingsdatoen først ligger i april, så vælger du perioden den 20. februar til den 19. marts med disposition for eksempel den 1 april.
Her vil der også blive beregnet fradrag og ATP for marts måned. (Marts er basismåned).
Selvvalgt lønperiode ved ansættelse og fratrædelse:
Har du en medarbejder, der er ansat eksempelvis den 15. marts, og har selvvalgt lønperiode fra den 20. til den 19. i måneden, da vil den første løn for denne medarbejder være fra den 20 februar til den 19 marts.
På lønsedlen vil der stå lønperiode fra den 15. marts til den 19. marts. Men du skal selv sørge for at indberette den forholdsmæssige løn og skattedage i løndel 11 for de dage, medarbejderen har været ansat i lønperioden.
Ved fratrædelse for eksempel den 31. i måneden og lønperioden er den 20. februar til den 19. marts, anbefaler vi, at du udbetaler hele lønnen for fratrædelsesmåneden:
I løndel 48 ‘Løndel uden lønbehandling’ kan du oplyse, at lønnen dækker den fulde kalendermåned, og at du tilretter lønperioden manuelt i eindkomst. Ved fratrædelse af en funktionær med feriekode 1, skal du jf skat beskatte feriepenge i fratrædelsesmåneden. Derfor er det vigtigt, at du på medarbejdere med ferie med løn anviser feriepenge jf afleveringsfristen for sidste udbetalingsdato i fratrædelsesmåneden.
Har du en medarbejder der fratræder midt i måneden, eksempelvis den 15., og din lønperiode går fra den 20. til den 19., det vil sige at medarbejderen skal have løn til og med den 15. og ikke den 19., så er det vigtigt at du tilføjer “løndel 11, skattedage” hvor du oplyser antal kalenderdage, hvor medarbejderen skal have fradrag.
Skattekortoplysninger ved selvvalgt lønperiode
Ved selvvalgt lønperiode anvendes skattekortoplysninger gældende for basismånedens slutdato.
Det betyder, at har din medarbejder for eksempel et gyldigt skattekort gældende fra den 22. marts, og indberetter du løn fra den 20. februar til den 19. marts med disposition eksempelvis den 29. marts, så vil skattekortet blive anvendt for hele perioden.
Ved gammel løn vil systemet bruge de skattekortoplysninger, der er gældende for udbetalingstidspunktet og ikke for lønperioden.
ATP og fradrag ved selvvalgt lønperiode
Det er lønperiodens slutdato, der angiver hvilken basismåned vi rammer. Fradrag og ATP beregnes i forhold til basismåneden.
Eks: lønperiode 20. februar til 19. marts, basismåneden er marts. På denne løn beregnes ATP og Fradrag for marts.
Korrektioner ved selvvalgt lønperiode
Foretager du korrektioner via funktionen ‘Tilbagefør løn’, tilbageføres lønnen med den samme lønperiode, som den er indberettet med, selvom du i mellemtiden har skiftet til selvvalgt periode.
Foretager du manuelle korrektioner, “Rettelse af tidligere kørt løn”, tilbageføres lønnen med den samme lønperiode, som den er indberettet med, selvom du i mellemtiden har skiftet til selvvalgt periode.
Foretager du manuelle korrektioner, “Indberette ny løn for tidligere periode”, vil du kun kunne vælge lønperioder for den selvvalgte lønperiode.
Termin 24/25 og 34/35
På nuværende tidspunkt kan du ikke vælge selvvalgt lønperiode for 14.dagslønnede.