I denne vejledning kan du læse om, hvordan du som lønpartner opretter en kollega eller en bruger på en af dine kunder.
OBS! Hvis du skal oprette en bruger på din kundes aftale, skal du bruge den vejledning,
som du finder længere nede i dette dokument. Her finder du også en forklaring til de forskellige rettighedstyper.
Brugere
I topmenuen vælges 'Opsætning' og 'Brugeradministration'
Skal du oprette en bruger på Lønpartner aftalen har du 2 muligheder.
-
Oprettet en ny bruger med samme rettighed som en eksisterende bruger, kan funktionen 'opret ny bruger med samme rettigheder' anvendes. Dette kræver dog at du har brugeradministrator rettigheder på alle de aftaler de gives adgang til ved at gøre dette.
- Oprette en helt ny bruger med et unikt sæt rettigheder så klikker du på knappen “Opret Bruger”.
Udfyld bruger oplysninger og tryk på gem.
Nu skal du tildele rettigheder til den eller de aftaler, som brugeren skal have adgang til. Vær opmærksom på om det er jeres egen eller en underkunde aftale, dette kan ses på cvr.nr. vist ud for aftalen. Klik på 'Vælg' ud for den aftale som brugeren skal have rettigheder til, dette skal gentages hvis brugeren skal have adgang til flere aftaler.
Vær opmærksom på, at hvis du tildeler rettigheden “Godkende løn”, kommer der en
pop-up med denne advarsel:
Når du har givet de ønskede rettigheder, klikker du på “Gem”.
Skal du oprette en bruger på kundens cvr. nr. klikkes på virksomheder i den blå top menu, vælg den pågældende underkunde og klik på handlinger i kassen til venstre
Herefter følges samme flow for udfyldelse af bruger oplysninger samt tildeling af rettigheder.
Kundegrupper
Hvis du klikker på Kundegrupper, men ikke har en bruger med de korrekte rettigheder, vil du blive mødt af dette
Før du kan bruge kundegrupper, skal der være mindst én bruger, som har fået tildelt “Fuld
adgang” . Denne rettighed tildeles første gang ved at sende en mail til lønpartner-teamet på partner@bluegarden.com.
Når den fulde adgang er tildelt en eller flere brugere, kan disse oprette og administrere Kundegrupper. Rettigheden betyder samtidig, at brugeren automatisk kan styre rettigheder på
de kunder, der tilhører denne lønpartneraftale. Brugeren kan også give rettigheden til
andre.
Det er kun brugere med rettigheden “Fuld adgang”, der kan oprette Kundegrupper.
Hvis du har “Fuld adgang”, kan du se på dit brugerikon, at der er tilføjet et tandhjul.
Derudover kan du tildele en rettighed, der hedder “Administrer denne gruppe” .
Rettigheden gælder kun for den enkelte gruppe.
Denne rettighed gives til den bruger, der skal kunne tilføje eller fjerne kunder, og andre
brugere fra den aktuelle gruppe. Brugeren skal dog have adgang til den enkelte kunde,
for at kunne tilføje eller fjerne kunden fra gruppen.
Opret kundegruppe
Når en bruger har rettigheden “Fuld adgang” , får denne bruger nu vist muligheden
“Kundegrupper” i topmenuen.
Når du klikker på "Kundegrupper", kan du oprette en gruppe ved at klikke på “Opret gruppe” .
Du starter med at navngive gruppen:
Kundegruppen er nu oprettet. Herefter skal du tilføje de kunder, der skal være i gruppen. Det
gør du ved at klikke på “Tilføj”.
Når der klikkes på 'Tilføj' kan de aftaler som skal være i kundegruppen vælges.
Når de valgte kunder er tilføjet og gemt, kan du tilføje brugere. Det gør du ved at klikke
på “Brugere”.
Tilføj en ny bruger eller kunde til en Kundegruppe
For at tilføje brugere eller kunder til en gruppe, skal du enten have “Fuld rettighed”
eller rettigheden “Administrer denne gruppe” .
Hvis du vil tilføje brugere, klikker du på “Brugere”
Når der klikkes på 'Tilføj' kan de brugere som skal være i kundegruppen vælges, dette gøre ved at klikke på vælg. Når du har valgt brugeren skal du give brugeren de rettigheder som brugeren skal have i Kundegruppen.
Når rettighederne er tildelt så klikkes på gem.
Oprettelse af brugere til dine kunder
På forsiden af DataLøn vælger du ’Opsætning’ i topmenuen og klikker på ’Brugeradministration’ .
Herefter kommer du til forsiden af brugeradministrationen.
Klik på “virksomheder” og vælg underkunden som brugeren skal oprettes på.
Klik på knappen ´handlinger' og vælg 'opret bruger hos kunden' udfylde oplysninger samt rettigheder og klik på gem.
Kundens bruger modtager en mail med link til oprettelse af password. Når password er oprettet vil der være adgang til de ønskede funktioner.
Administration af rettigheder
En brugers rettigheder bestemmer, hvad brugeren kan foretage sig i DataLøn og
e-arkivet. Hvis du vil give en bruger rettigheder til DataLøn, sætter du markeringer i
felterne ud for rettighederne.
Skal brugeren have alle rettigheder, klikker du på ’Marker alle’. Du afslutter ved at klikke på ’Gem’.
● Ændre kollegers rettigheder
Med denne rettighed kan brugeren redigere i sine egne og andres rettigheder
og oplysninger. Denne type rettighed påvirker kun brugeradministrationen, og
har ikke indflydelse på, hvad brugeren kan foretage sig i DataLøn.
● Administrer DataLøn
Med denne rettighed kan brugeren gøre alt i DataLøn uden begrænsninger.
Brugeren kan indberette løn, som automatisk bliver godkendt ved
indberetningen. Administratoren har samtidigt adgang til alle bilag i e-arkivet.
Vi anbefaler, at der altid er minimum én bruger med markering i “DataLøn
administrator”.
● Godkende Løn
Godkenderen kan godkende lønindberetninger, som er lavet af andre brugere,
der ikke selv kan godkende. Denne opsætning betyder, at der skal være to
personer inde over lønindberetningen.
● Indberette Løn
Indberetteren kan oprette medarbejdere og lave lønindberetninger.
Lønindberetningerne skal dog altid godkendes af enten en “DataLøn
administrator” eller en “Dataløn godkender” inden for normal afleveringsfrist.
● Se bilag i e-arkiv
Denne brugertype har kun adgang til e-arkivet. Brugeren har ikke adgang til de
andre funktioner i DataLøn, medmindre rettigheden er kombineret med andre rettigheder.
Har brugeren kun markering ud for enkelte lønterminer, vil denne bruger kun have adgang til disse bilag i e-arkivet.