I forbindelse med overgangen til samtidighedsferie pr. 1. september 2020 er der defineret en indefrysningsperiode fra 1. september 2019 til 31. august 2020. Feriedage og feriebetaling optjent i denne periode skal indefryses i en fond og vil normalt blive udbetalt, når den enkelte medarbejder når folkepensionsalderen.
Det er bestemt, at indefrysningsperioden fra 1. september 2019 til 31. august 2020 skal omfatte følgende optjeningsperioder (lønperioder):
- Start
Lønperioder med slutdato d. 1. september 2019 eller senere indgår i indefrysningsperioden.
- Slut
Lønperioder med slutdato d. 31. august 2020 eller før indgår i indefrysningsperioden.
DataLøns lønperioder for medarbejdere med 14-dagesløn er fastlagt til at starte mandag i én uge og slutte søndag i den efterfølgende uge. Dette svarer til en normal definition af, hvornår en uge starter og slutter.
Men der kan være andre opfattelser af, hvornår en uge starter og slutter. Derudover kan det være aftalt, at virksomheden bruger en anden start- og slutdato i forhold til netop optjening og periodisering af løn. Desværre er det pt. kun muligt at bruge DataLøns standardperiode som optjeningsperiode for 14-dageslønnede.
Konsekvens af DataLøns standardperiode
I DataLøn omsættes lønperioden uge 34/35 2019 til optjeningsperioden mandag d. 19. august til og med søndag d. 1. september. Da slutdatoen er i september, skal lønnen og dermed feriedage og feriebetaling for perioden medregnes til indefrysningsperioden.
I 2020 omsættes samme lønperiode uge 34/35 til optjeningsperioden mandag d. 17. august til og med søndag d. 30. august. Da slutdatoen er i august, skal lønnen og dermed feriedage og feriebetaling for perioden medregnes til indefrysningsperioden.
På denne måde bliver uge 34/35 medregnet 2 gange, og indefrysningsperioden kommer til at omfatte 54 uger i stedet for de normale 52 svarende til 12 måneder. Det er en konsekvens af reglerne og kalenderen for hhv. 2019 og 2020, og det er også den korrekte håndtering af situationen.
Hvis optjeningsperioden for dine medarbejderne i termin 24/25 imidlertid ikke svarer til reglen i DataLøn, kan medarbejderne få indefrosset for mange feriepenge for overgangsåret. Samtidig risikerer de, at de ikke optjener det korrekte antal feriedage og tilhørende feriepenge til brug i ferieåret fra 1. maj til 1. september 2020.
Hvis dine medarbejdere i denne gruppe følger en anden optjeningsperiode end standarden i DataLøn, bør du vurdere, om medarbejderne fejlagtigt får medregnet en lønperiode for meget. Om det er tilfældet, afhænger af, hvad den reelle optjeningsperiode er, jf. reglen beskrevet ovenfor.
Hvis du skal korrigere en lønperiode ”ud af indefrysningsperioden”, skal du følge nedenstående vejledning.
Vejledning i rettelse for medarbejdere med feriekode 2-4
Har dine medarbejdere feriekode 2-4, så anbefaler vi, at du laver følgende rettelse over 2 dage for lønperiode 34-35:
På lønsedlen for uge 34-35 fremgår feriepengene, som skal fratrækkes med perioden september, samt den oprindelige dispositionsdato.
- Bruttoferiepenge fratrækkes i korrektionsfelt 870
- Arbejdstimer 0,00 fratrækkes i korrektionsfelt 001
Dagen efter skal de tillægges igen med perioden august og den oprindelige dispositionsdato.
- Bruttoferiepenge tillægges i korrektionsfelt 870
- Am-bidrag med 8 % af bruttoferiepengene og beløbet tillægges i korrektionsfelt 957
- A-skatten beregnes af skattegrundlaget og beløbet tillægges i korrektionsfelt 961
- Husk, at korrektionsfelt 001 ‘arbejdstimer’ skal med på korrektionen med 0 timer
Vejledning i rettelse for medarbejdere med feriekode 7
Har dine medarbejdere feriekode 7, så anbefaler vi, at du laver følgende rettelse over 2 dage for lønperiode 34-35:
På lønsedlen for uge 34-35 fremgår feriepengene, som skal fratrækkes med perioden september, samt den oprindelige dispositionsdato.
- Bruttoferiepenge fratrækkes i korrektionsfelt 870
- Am-bidrag fratrækkes i korrektionsfelt 957
- A-skatten fratrækkes i korrektionsfelt 961
- Husk, at korrektionsfelt 001 ‘arbejdstimer’ skal med på korrektionen med 0 timer
Dagen efter skal de tillægges igen med perioden august og den oprindelige dispositionsdato.
- Bruttoferiepenge tillægges i korrektionsfelt 870
- Am-bidrag tillægges i korrektionsfelt 957
- A-skatten tillægges i korrektionsfelt 961
- Husk, at korrektionsfelt 001 ‘arbejdstimer’ skal med på korrektionen med 0 timer
Du kan foretage rettelse til lønningerne og derved påvirke perioderne indtil den 15 februar 2020.
Vær opmærksom på, at når du foretager rettelser for sidste indkomstår, så skal du manuelt rette nettoferiepengene i eIndkomst.