Indberetning af feriemidler til eIndkomst og dermed Fonden afhænger af hvilken feriekode dine medarbejdere står med. Har du medarbejdere, som optjener feriegodtgørelse (timelønnede med feriekoderne 2, 3, 4 og 7), så bliver deres feriemidler løbende indberettet gennem hele indefrysningsperioden. Men har du medarbejdere, som har ret til ferie med løn (funktionærer med feriekode 1), så bliver de først indberettet når indefrysningsperioden er slut i efteråret 2020.
Denne artikel fortæller dig, hvad du skal gøre med medarbejdere, som har ret til ferie med løn (funktionærer med feriekode 1) og deres opsparinger, hvis du forlader DataLøn.
Hvis du ikke skal lave løn mere
Forlader du DataLøn, fordi du ikke skal udbetale løn mere - hvis din virksomhed lukker, eller du bare ikke har medarbejdere ansat - er det vigtigt, at du fratræder dine medarbejdere.
Her skal du følge helt almindelig arbejdsgang for fratrædelse af en medarbejder læs mere her.
Hvis du skifter lønbureau
Hvis du skifter lønbureau, skal du overveje, om du vil have medarbejdernes saldi med over i det nye lønsystem - eller lade dem blive i DataLøn, så I i en periode vil have lønoplysninger to steder. Det gælder for alle typer medarbejdere uanset feriekode.
Hvis du ikke tager stilling til det, risikerer de medarbejdere, som har feriekode 1, at blive indberettet to gange for indefrysningsperioden - både fra DataLøn og fra dit nye lønbureau.
Saldi bliver stående (vores anbefaling)
Hvis du lader saldi blive stående i DataLøn, og fortsætter fra nul i dit nye lønsystem, så er eneste ulempe, at du i en periode har løndata stående to steder - og dine medarbejdere skal både have sidste lønseddel pr. indkomstår fra DataLøn og seneste lønseddel fra nyt lønsystem, for at få overblik. Men for medarbejdere med feriekode 1 risikerer I ikke at få indberettet samme medarbejder to gange i forhold til indefrysningsperioden.
Eksempel: Hvis du indberetter sidste løn i DataLøn i april 2020, så vil vi automatisk indberette indefrosne feriemidler for perioden september 2019 til april 2020 til eIndkomst i den måned de fratræder. Du og dit nye lønsystem skal så håndtere indberetningen for maj 2020 til august 2020.
Saldi flytter med over i nyt lønsystem
Hvis du vælger at flytte opsparinger med over i et nyt lønsystem, skal du huske at nedskrive feriesaldi til nul i DataLøn. Hvis du ikke gør det, så indberetter vi automatisk de samme opsparinger, som du har flyttet - og som dit nye lønsystem så også indberetter.
Sådan nedskriver du opsparinger på medarbejdere med feriekode 1
For at nedskrive din opsparing for indefrysningsperioden skal du bruge nedenstående felter. Det er vigtigt, at du kun påvirker de saldi, som er optjent i indefrysningsperioden, og at den periode, som benyttes i korrektion, er en periode inden for indefrysningsperioden:
160 Feriepengegrundlag
986 Feriepengeopsparing
983 Ferietillæg
873 Feriedage
Alle opsparinger skal fratrækkes. Husk at tjekke saldi på korrektionsbilaget samt at lave 2 korrektioner, hvis nedskrivningen indeholder feriepenge både fra før indefrysningen (1/1-31/8-2019) og i selve indefrysningsperioden (1/9-2019 - 31/8-2020). Husk at tjekke, om de indefrosne beløb er nulstillet på korrektionsbilagene.
Optjener dine medarbejdere ferie med feriegodtgørelse, hvor feriepengene bliver overført til feriekonto eller en anden feriepengemodtager, vil der for medarbejdere med feriekode 7 ikke være ændringer i indberetningerne, da disse sker løbende til eIndkomst. Det er FerieKonto (eller en anden feriepengemodtager), som sørger for indberetning til Fonden. Afregningerne til Feriekonto vil ske kvartalsvis i henhold til datoen for din sidste lønudbetaling. Opsiger du din aftale med DataLøn midt i et kvartal, skal du selv sørge for at afregne de indberettede feriepenge til Feriekonto.
Optjener dine medarbejdere ferie med feriegodtgørelse, hvor du må beholde feriepengene på virksomhedens egen konto, vil der ikke være ændringer i indberetningerne for medarbejdere med feriekode 2, 3 og 4, da disse sker løbende til eIndkomst. Dog skal du være opmærksom på, at der fra 01.09.19 (indefrysningsperiodens start) kun indberettes brutto feriepenge.
Anvisninger af feriepenge følger feriekoderne, som vi kender dem i dag. Dog skal du være opmærksom på, at du ikke vil modtage feriepengeanvisninger efter din opsigelse af DataLøn.