DataLøn er sat op til at håndtere ferie på forskud med op til 2,08 dage for de medarbejdere der har ferie med løn.
Hvis I har valgt, at jeres medarbejdere ikke kan holde ferie på forskud, skal medarbejderne selv betale, hvis de ønsker at holde mere ferie end de har optjent.
I DataLøn kan du kun registrere de feriedage, som medarbejderen har optjent. Hvis de selv vil betale for mere ferie, skal du trække det fra deres bruttolønnen manuelt.
Sådan optjener og afholder vi ferie
Som bekendt trådte den nye ferielov i kraft den 1. september 2020, det betyder blandt andet, at ferien bliver optjent løbende og kan holdes allerede den efterfølgende måned - derfor kaldes det samtidighedsferie.
Med samtidighedsferie er det også muligt at tilbyde medarbejderne ferie på forskud. Det betyder, at I kan lave en aftale om, at medarbejderen må holde ferie for feriedage, som han eller hun endnu ikke har optjent.
Vigtige funktioner, som dine medarbejdere skal være tilmeldt
Vi anbefaler at alle jeres medarbejdere er tilmeldt ferieregnskabet i DataLøn. Det gør det mere overskueligt for både dig og din medarbejder at finde rundt i feriedagene. Så kan du nemlig se dem på prøveberegningen, inden du kører lønnen, og din medarbejder kan følge med på sin lønseddel.
Har I medarbejdere som har ferie med løn, er det også vigtigt, at de er tilmeldt reduktion af feriepengegrundlag. Det sikrer, at jeres medarbejdere ikke optjener feriepenge af den løn de får, mens de holder ferie. Husk, at det ikke er muligt at tilmelde 14-dageslønnede til ‘reduktion af feriepengegrundlag’.
Hvis dine medarbejdere som har ferie med løn ikke er tilmeldt reduktion af feriepengegrundlag, men blot ferieregnskabet, er det vigtigt, at du husker at lave en manuel rettelse af feriepengegrundlaget når de holder ferie.
Hvis I tilbyder ferie på forskud
Læs med, når vi forklarer, hvordan I kan håndterer ferie på forskud i DataLøn.
Vær opmærksom på at nedenstående kun gælder for medarbejdere som har ferie med løn. På nuværende tidspunkt kan ferie på forskud ikke håndteres i DataLøn for medarbejdere med feriegodtgørelse.
Når du har tilmeldt jeres medarbejdere funktionerne ‘ferieregnskab’ og ‘reduktion af feriepengegrundlag’, vil indeværende lønperiode på månedslønnede medarbejdere vise 2,08 feriedage, og det er disse dage som medarbejderen kan holde som ferie på forskud i DataLøn.
I kan dog sagtens have en aftale om, at medarbejderen kan holde mere ferie på forskud end de feriedage, der ligger i indeværende lønperiode (20,8), dette skal dog håndteres manuelt i DataLøn.
Eksempel
Medarbejderen er ansat den 1. januar 2021, det er ved ansættelsen aftalt at medarbejderen kan holde 8 dages ferie i marts 2021 -der skal derfor holdes 4 dage som ferie på forskud uden løntræk.
Medarbejderen har optjent 2 x 2,08 feriedage (januar, februar) = 4,16.
DataLøn tilbyder håndtering af ferie på forskud med brug af indeværende måneds dage som er 2,08 dage. Det giver ialt 6,24 feriedage.
Der registreres derfor 6 dage i felt 47 og 2 dage i felt 48 (løndel uden lønbehandling) som er omdøbt til “ferie på forskud”
Du kan se hvordan du retter løn tekster her
Måneden efter kan de to dage der er afholdt som “ferie på forskud” registreres i felt 47 og fjernes fra løndel 48 ved at have en minus foran.
Mød Anna, der holder ferie på forskud
Lone skal lave løn for Anna i september måned, men inden hun kører lønnen, laver hun en prøveberegning. På prøveberegningen kan hun se de 2,08 feriedage, som Anna optjener i september. De 2,08 dage står desuden registreret som feriedage, der kan afholdes med det samme - dermed kan Anna altså holde ferie på forskud.
Anna kan dog kun holde ferie på forskud, hvis hun ikke har andre feriedage, hun kan afholde i den indeværende periode - det kunne eksempelvis være ekstra eller overførte feriedage.
Anna har dog fået overført 3 feriedage fra en tidligere ferieperiode, og nu vil hun gerne afholde 5 dages ferie i september. Det kræver altså, at hun holder 2 feriedage på forskud i indeværende periode. Når hun har holdt ferien, vil hun stå tilbage med 0,08 optjente dage, som overføres til næste måned.
Lone har heldigvis tilmeldt Anna til funktionerne ‘ferieregnskab’ og ‘reduktion af feriepengegrundlag’ i DataLøn, og derfor har de begge overblik over hvilke feriedage, Anna har til rådighed.
Du kan se ferieregnskabet for Anna her