I denne vejledning kan du blive klogere på, hvordan du opretter en ny medarbejder eller retter oplysningerne på en eksisterende medarbejder.
Vi gennemgår følgende emner:
- Opret en ny medarbejder
- Kopier oplysninger fra en eksisterende medarbejder
-
Ret oplysningerne på en eksisterende medarbejder
- Sådan genansætter du en fratrådt medarbejder
Opret en ny medarbejder
Når du skal oprette en ny medarbejder i DataLøn, holder du musen over ‘Medarbejder’ i den blå top menu, og klikker på ‘Medarbejdere’.
Hvis du ønsker at oprette en medarbejder i kladdeform, kan du læse her hvordan du gør
Herefter klikker du på ‘Opret medarbejder’ i højre side af skærmen.
Her skal du taste medarbejderens CPR-nr. og klikke Hent oplysninger fra CPR registeret
Du kan nu se de forskellige afsnit, hvor du skal udfylde medarbejderens oplysninger. Du kan nemt navigere mellem afsnittene undervejs ved at klikke på dem.
Stamoplysninger
Det første du skal udfylde om din medarbejder er stamoplysningerne. Udfyld CPR-nummeret og klik på ‘Hent oplysninger fra CPR-registeret’.
Herefter udfylder du alle relevante felter. Det er også her du kan vælge om medarbejderen skal modtage lønsedlerne i e-Boks.
Indtaster du et CPR-nummer som er beskyttet, skal du udfylde felterne manuelt.
Du vil du få vist denne besked:
Klik på OK og udfyldt felterne manuelt.
Når du opretter en ny medarbejder vil der på forhånd være valgt Nemkonto som den konto der skal overføres løn til. Ønsker du ikke at benytte Nemkonto på medarbejderen, så flyttes prikken til 'konto nr.' og du udfylder registreringsnummer og konto nummer manuelt.
Husk, for at kunne overføre til medarbejderens NemKonto skal medarbejderen have aktiveret denne.
Prisen for at benytte Nemkonto er en del af dit DataLøn abonnement.
*Er din virksomhed oprettet med et SE-nummer kan Nemkonto funktionen ikke benyttes.
Overførsler til udenlandske konti
Når du opretter en ny medarbejder, kan du markere at medarbejderen har en udenlandsk konto. Så vil du få mulighed for at udfylde IBAN og BIC/swift nummer, i stedet for et reg. og kontonummer.
Derefter kan du under rapporter, trække en rapport over alle medarbejdere med udenlandske bankkonti, som du kan indlæse som en betalingsfil i banken, og på den måde få overført lønnen til dine udenlandske medarbejdere i én samlet overførsel. Læs mere i vejledningen her.
Hvis du skal have valideret et IBAN nummer for fejl, kan du benytte siden her.
Det er desværre ikke muligt at overføre til udenlandsk NemKonto via Overførselsservice.
Nemkonto betalinger via Overførselsservice kan kun ske til Danske reg-kontonumre, og konti på Færøerne og Grønland.
TIN-nummer
Hvis din medarbejder er bosat i udlandet, skal du indberette et TIN-nummer (Tax Identification number) til eIndkomst sammen med lønnen. Når medarbejderen er oprettet med en udenlandsk adresse, kommer der et nyt felt frem på medarbejderens stamoplysninger, hvor du kan taste TIN nummeret.
TIN nummeret er personligt, og hvis dine medarbejdere er i tvivl om, hvad deres nummer er, kan de typisk finde deres TIN nummer på officielle offentlige dokumenter såsom id-kort, pas og kørekort. TIN nummeret kan have et andet navn i det pågældende land, og det vil medarbejderen kunne spørge de offentlige myndigheder i landet om. Der findes en oversigt over, hvad TIN numre betegnes i forskellige lande her. Her kan du også se, hvordan TIN nummeret er bygget op i de forskellige lande (antal cifre mv.).
Skat
Nu skal du vælge hvilket skattekort, medarbejderen skal bruge. Vi modtager skattekortet samme dag.
Hvis medarbejderen har en anden indkomsttype end normal, skal du også vælge det her.
Vær opmærksom på, at Bikort og B-indkomst ikke er det samme.
B-indkomst
B-indkomst er en indkomst, hvor der ikke bliver trukket skat og AM-bidrag inden lønnen udbetales. Typisk er det en lønindkomst, som dækker et honorar. Lønmodtageren skal derfor selv sørge for at indbetale skat og AM-bidrag.
Bikort
Du skal bruge bikortet, hvis medarbejderen har flere arbejdsgivere og derfor får løn flere steder fra. Medarbejderen kan bruge bikortet flere steder i samme lønperiode, og er selv forpligtet til at oplyse det til arbejdsgiveren.
Forhøjet trækprocent
Hvis medarbejderen ønsker at forhøje sin trækprocent kan du gøre det her. Du skal indtaste de ekstra procenter, som medarbejderen ønsker at betale udover den procentsats, der er på skattekortet.
Procenterne bliver derefter tillagt den trækprocent, som er på medarbejderens skattekort. Feltet bliver nulstillet ved årsskiftet og du skal derfor indsætte den forhøjet procent igen i januar hvis medarbejderen fortsat ønsker en forhøjet procent.
Når du har udfyldt alle oplysningerne under afsnittet Stamoplysninger, kan du gå videre til næste afsnit.
Ansættelse
Har du mange medarbejdere, som skal oprettes med de samme ansættelsesoplysninger, kan du vælge at kopiere en eksisterende medarbejder.
Det kan du læse mere om i denne vejledning: Sådan kopierer du en medarbejder
Ønsker du ikke at kopiere fra en eksisterende medarbejder, kan du blot udfylde de relevante felter nedenfor.
Udfyld medarbejdernummer, ansættelsesdato og løntermin.
Medarbejdernummeret er unikt og kan altid kun bruges 1 gang.
Lønterminen bestemmer om medarbejderen er månedslønnet - enten bagudbetalt eller forudbetalt - eller om medarbejderen er 14-dages lønnet med udbetaling i lige eller ulige uger.
Hvis dine medarbejdere er opdelt i grupper, kan du vælge hvilken gruppe de tilhører i enten ‘Medarbejdergruppe’ og/eller ‘Bogføringsgruppe’.
Du skal også udfylde hvordan ATP’en skal beregnes. Vælg antal timer og den korrekte ATP sats for din medarbejder.
Hvis medarbejderen har skiftende arbejdsplads, skal du huske at indsætte et P-nummer. Du kan læse mere om P-nummeret i vores vejledning her.
Til sidst kan du skrive en bemærkning til dig selv eller andre bogholdere, hvis I har behov for det. Når du har udfyldt alle oplysninger, kan du gå videre til afsnittet om ferie.
Ferie
Her skal du vælge om medarbejderen skal have ferie med løn, feriegodtgørelse eller ikke skal optjene feriepenge.
Du skal også vælge om medarbejderen skal optjene feriedagene ved lønudbetaling eller fast hver måned, samt hvilken dato feriedagene skal beregnes fra, du kan læse mere om oprettelse af korrektansættelsesdato på medarbejdere med feriegodtgørelse her.
Hvis medarbejderen arbejder 6 dage hver uge, skal du også registrere det her.
Alle medarbejderne bliver automatisk tilmeldt ferieregnskabet, når du opretter dem. Du kan til enhver tid afmelde dig det, men vi anbefaler, at du bruger det.
Hvis medarbejderen har ferie med løn, bliver han eller hun også automatisk tilmeldt reduktion af feriepengegrundlag.
Hvis medarbejderen har ekstra feriedage ud over de lovpligtige, kan du tildele dem ved at markere dette felt.
Hvis du tilmelder medarbejderen ekstra feriedage, skal du vælge hvor mange dage der skal tildeles samt hvornår. Du skal også vælge om feriedagene skal holdes før eller efter de lovpligtige 25 feriedage.
Opsparinger
Under afsnittet om ferie skal du også tage stilling til, om medarbejderen skal have opsparinger, som for eksempel en søgnehelligdagsopsparing eller en fritvalgsopsparing.
Hvis du markerer en af disse, skal du udfylde søgnehelligdagsprocent og -modtager, samt hvordan og hvornår de skal anvises eller udbetales.
Hvis medarbejderen skal have en fritvalgsopsparing, skal du blot udfylde den procentsats, der skal opspares hver måned.
Når du er færdig med opsparingerne, klikker du videre til afsnittet om pension.
Pension
Hvis medarbejderen skal optjene pension, skal du klikke på ‘Tilføj pensionsordning’.
Hvis medarbejderen ikke skal have pension, kan du blot klikke dig videre til tilvalgsordninger.
Klikker du på ‘Tilføj pensionsordning’ vil du have følgende valgmuligheder:
Her i eksemplet vælger vi en virksomhedsadministreret pension.
Her skal du vælge om det er et forsikringsselskab eller et pengeinstitut, der administrerer pensionen, eller om pensionen skal overføres manuelt hver måned. Afhængig af hvilken ordning du vælger, skal du udfylde et PBS-nummer eller et registrerings- og kontonummer. Hvis pensionen overføres manuelt, skal du ikke udfylde noget.
Kundenummeret er oftest medarbejderens CPR-nr. Du kan klikke på den blå knap til højre, hvor der står ‘indsæt CPR-nr’ - så udfyldes feltet automatisk.
Er kundenummeret ikke medarbejders CPR-nr. vil pensionsudbyder have et specifikt kundenummer, der skal sættes ind i stedet. Der kan f.eks. være tale om en UL kode, hvor man i stedet for CPR-nr. eksempelvis skriver UL001 for funktionærer.
Til sidst skal du udfylde procenten eller et fast beløb for henholdsvis dig som arbejdsgiver og medarbejderen.
Du kan godt oprette mere end en pensionsordning på medarbejderen. Det gør du ved at klikke på ‘Tilføj pensionsordning’ igen.
Arbejdsmarkedspension (AMP)
En arbejdsmarkedspension er overenskomstbestemt, og du får tilknyttet en overenskomstkode, som du skal indtaste i feltet pensionsgruppe. Hvis du ikke kender koden, kan du kontakte din arbejdsgiverforening.
Hvis medarbejderen har en arbejdsmarkedspension, vil du kunne se dette billede, når du tilføjer en arbejdsmarkedspension (AMP) i oversigten:
Her skal du udfylde de samme felter om modtager, PBS-nummer, kundenummer, procent m.v.
Du skal også tage stilling til hvilket beregningsgrundlag, pensionen skal beregnes ud fra.
Du kan læse mere om de forskellige grundlagskoder her.
Hvis medarbejderen er tilmeldt gruppeliv i forbindelse med pensionen, kan du også indtaste disse oplysninger her.
Når du har oprettet den rigtige pensionsordning på medarbejderen, kan du gå videre til afsnittet om faste lønoplysninger.
Faste lønoplysninger
Du kan oprette faste lønoplysninger på hver enkelt medarbejders stamoplysninger.
De vil derefter være angivet som faste løndele i lønindberetningen.
Det betyder, at du eksempelvis kan tilføje faste tillæg eller ordninger på specifikke medarbejdere, og løndelene derefter altid vil være tilføjet, når du skal indberette løn.
At oprette faste lønoplysninger er ikke det samme som at oprette en løn, og der vil ikke blive udbetalt løn til medarbejderen på baggrund af udfyldelse af disse felter. Der vil først blive udbetalt løn til medarbejderen, når du har oprettet en løn i lønindberetningen og valgt en dispositionsdato.
Hvis du har oprettet automatisk løn på en eller flere medarbejdere, vil den ikke blive vist under faste lønoplysninger.
Du skal altid indberette arbejdstimer i løndel 0001, så denne løndel vil altid være tilføjet uanset medarbejderens ansættelsesforhold og kan ikke slettes. Derudover vil der være tilføjet andre faste løndele som standard, eksempelvis løndel 0002 ‘Ferieberettiget løn’ , løndel 12x13 ‘Normaltimer 1 x stats’ eller løndel 0028 ‘Ikke ferieberettiget løn’.
Disse faste løndele tilføjes på baggrund af medarbejderens ferieordning for at sikre, at medarbejderens løn beregnes korrekt.
Hvis medarbejderen er tilmeldt ferieregnskab vil løndel 0047 ‘Afholdt ferie i perioden’ også være tilføjet.
Hvis du ikke ønsker at benytte disse løndele, kan du slette dem ved at klikke på skraldespanden til højre.
For at tilføje andre faste løndele, skal du klikke på ‘Tilføj løndel’.
Her kan du søge på den ønskede løndel - ligesom i den almindelige lønindberetning - og tilføje den til de faste lønoplysninger.
Når du har udfyldt alle oplysningerne, klikker du på ‘Videre til tilvalgsordninger’.
De nye faste løndele vil nu være klar i lønindberetningen, så det bliver hurtigt og nemt at indberette løn.
Ønsker du ikke at benytte faste lønoplysninger, klikker du blot på ‘Gem og fortsæt senere’ for at fortsætte oprettelsen af din medarbejder uden de faste lønoplysninger.
Tilvalgsordninger
Under dette afsnit har du mulighed for at tilføje en række forskellige tilvalgsordninger på din medarbejder.
Statistik
Hvis virksomheden er tilmeldt indberetning til statistik, har du en ekstra kategori i bunden.
Her skal du udfylde felterne for aflønningsform, ansættelsesvilkår og jobstatus, samt fra hvilken dato vilkårene var gældende for medarbejderen. Alle disse oplysninger bliver indberettet til statistik modtageren.
DISCO-kode
DISCO-koden beskriver medarbejderens arbejdsfunktion. Ved 'DISCO-kode' skriver du enten den 6-cifrede kode for medarbejderens arbejdsfunktion eller søger efter betegnelsen i feltet og sætter en dato.
Hvis du har fastlønnede medarbejdere, skal du også udfylde de sidste felter om ferie og arbejdstimer.
Til slut skal du klikke på ‘Opret medarbejder’ for at afslutte oprettelsen. Vi modtager medarbejderens skattekort fra SKAT samme dag - herefter kan du lave løn til medarbejderen.
Kopier oplysninger fra en eksisterende medarbejder
Hvis du skal ansætte en ny medarbejder, men med samme vilkår som en af dine andre medarbejdere, kan du vælge at oprette en ny medarbejder, på baggrund af en anden medarbejders ansættelses oplysninger.
'Kopierer oplysninger fra en anden medarbejder’:
-
I menuen under ‘Medarbejder’ vælger du ‘Opret medarbejder’.
Her skal du udfylde medarbejderens CPR-nummer og hente oplysningerne fra CPR-registret - så bliver medarbejderens oplysninger automatisk udfyldt i felterne. -
Når felterne er udfyldt korrekt, klikker du videre til ‘Skat’.
Her skal du vælge hvilket skattekort, medarbejderen skal bruge. -
Nu skal du klikke dig videre til afsnittet ‘Ansættelse’.
Det er her du kan vælge at hente oplysninger fra en medarbejder, der allerede er oprettet. Det kan du gøre ved at vælge medarbejderen, du vil hente oplysninger fra, i drop down-menuen under standardværdier.
Når du kopierer en medarbejder, kopieres alle oplysninger såsom løntermin, pension, ferie-vilkår, eventuelle satser for opsparinger osv. Du skal huske selv at udfylde den nye ansættelsesdato, det nye medarbejdernummer og andre relevante oplysninger, der eventuelt skal ændres.
Tjek oplysningerne
Det er en god ide at gå alle afsnit igennem, og tjekke at alle oplysningerne er korrekte på det nye medarbejdernummer.
Når du har kontrolleret at alle oplysninger på din nye medarbejder er korrekte, klikker du på ‘Opret medarbejder’.
Ret oplysninger på en eksisterende medarbejder
Når du skal rette oplysninger på en eksisterende medarbejder, er det samme fremgangsmåde uanset om du skal rette procenten på søgnehelligdagsopsparingen, pensionsoplysninger, ferie eller andet.
Sådan retter du oplysningerne
Du starter med at holde musen over ‘Medarbejder’ i den blå menu. Klik derefter på ‘Medarbejdere’.
Når du har fundet den medarbejder, som du ønsker at rette, klikker du på navnet.
Nu kommer du ind på medarbejderens stamoplysninger. Her kan du klikke dig igennem de forskellige afsnit i venstre side, eller du kan scrolle ned til den kategori, hvor du skal rette.
For at rette oplysningerne klikker du på blyanten i højre side.
Du kan nu klikke på de felter, du ønsker at rette, og indtaste oplysningerne - ligesom da du oprettede medarbejderen.
Har du eksempelvis brug for at rette medarbejderens skattekort fra hovedkort til Bikort, skal du rulle ned til fanen 'Skat' og klikke på blyanten, og sætte prik i 'Bikort'.
Herefter klikker du på ‘Gem’.
Hvis medarbejderen foretager ændringer til sit skattekort, der har resulterer i ændringer til medarbejderens trækprocent eller fradrag, vil vi automatisk modtage det opdaterede skattekort fra Skat.
Hvis skattekortet mod forventning ikke automatisk er blevet opdateret, kan du markere feltet "Bestil skattekort", for at hente det nyeste skattekort der er tilgængeligt hos Skat.
Vis alle skattekort
Hvis du har behov for at se en oversigt over medarbejderens nuværende og tidligere skattekort, kan du klikke på 'handlinger' i venstre side under medarbejderens navn, og derefter ' vis alle skattekort'.
Sådan genansætter du en fratrådt medarbejder
Som udgangspunkt anbefaler vi til hver en tid at du opretter medarbejderen på ny, med et nyt medarbejdernummer. På den måde er det muligt at skelne mellem de to ansættelsesforhold og alle saldi er nulstillet på det nye medarbejdernummer. Du kan evt. bruge funktionen Kopier oplysninger fra en eksisterende medarbejder.
Hvis du ønsker at genansætte medarbejderen, kan du gøre det under punktet Medarbejder.
Vælg derfter Medarbejdere. I medarbejder oversigten skal du klikke på den medarbejder du ønsker at genansætte. Husk at markere feltet Vis fratrådte medarbejdere i højre hjørne.
Inde på medarbejderens stamoplysninger skal du nu klikke på Handlinger, og derefter Genansæt.
Du skal nu udfylde en ansættelsesdato. Det kan også være den samme som medarbejderen er oprettet med. Afslut ved at klikke på Genansæt.
Medarbejderen er nu genansat. Vi modtager skattekortet samme dag, og du kan derefter indberette løn til medarbejderen.
Hvis du genansætter en medarbejder der optjener og afholder ferie med løn, skal du være opmærksom på følgende:
2. Har du fratrådt medarbejderen, anvist feriepenge og er den sidste afleveringsfrist for den pågældende måned overskredet, så skal du tilbageføre feriepengeanvisningen, før du kan genansætte medarbejderen.
3. Vi anbefaler at du på fanen 'Skat' slider 'Bestil nyt skattekort' til, så du sikrer at DataLøn har indhentet de nyeste skatteoplysninger når du skal indberette løn til medarbejderen.
Har du spørgsmål? Ring til vores Customer Success på 72 27 90 90.
Har du brug for hjælp til at udarbejde en ansættelseskontrakt,
kan du ringe til vores jurister på 72 27 90 16.