I denne vejledning kan du blive klogere på, hvordan du kan 'Kopierer oplysninger fra en anden medarbejder’ med samme vilkår som den medarbejder du skal til at oprette.
Ansættelse af en ny medarbejder
Hvis du skal ansætte en ny medarbejder, men med samme vilkår som en af dine andre medarbejdere, kan du vælge at oprette en ny medarbejder, og så kopiere en anden medarbejders ansættelsesoplysninger.
'Kopierer oplysninger fra en anden medarbejder’:
- I menuen under ‘Medarbejder’ vælger du ‘Opret medarbejder’.
Her skal du udfylde medarbejderens CPR-nummer og hente oplysningerne fra CPR-registret - så bliver medarbejderens oplysninger automatisk udfyldt i felterne. - Når felterne er udfyldt korrekt, klikker du videre til ‘Skat’.
Her skal du vælge hvilket skattekort, medarbejderen skal bruge.
Læs eventuelt vores vejledning, oprettelse af medarbejder.
- Nu skal du klikke dig videre til afsnittet ‘Ansættelse’.
Det er her du kan vælge at hente oplysninger fra en medarbejder, der allerede er oprettet. Det kan du gøre ved at vælge medarbejderen, du vil hente oplysninger fra, i drop down-menuen under standardværdier.
Når du kopierer en medarbejder, kopieres alle oplysninger såsom løntermin, pension, ferie-vilkår, eventuelle opsparinger osv. Du skal huske selv at udfylde den nye ansættelsesdato, det nye medarbejdernummer og andre relevante oplysninger, der eventuelt skal ændres.
Tjek oplysningerne
Det er en god ide at gå alle afsnit igennem, og tjekke at alle oplysningerne er korrekte på det nye medarbejdernummer.
Til slut klikker du på ‘Opret medarbejder’.
Vi modtager skattekortet fra SKAT efter 1-2 hverdage, derefter kan du lave løn til din medarbejder.
* Fra midt april 2023 udgår funktionen 'kopier' og nedenstående vejledning vil ikke længere være aktuelt. Efterfølgende kan du benytte ‘Kopier oplysninger fra en anden medarbejder’.
Vejledning vil blive opdateret når funktionen udgår.
Sådan du kopierer en medarbejder i DataLøn
Hvis du tidligere har fratrådt en medarbejder, som du nu skal genansætte, anbefaler vi altid, at du opretter medarbejderen på ny med et nyt medarbejdernummer, det kan du nemt gøre ved hjælp af 'kopier' funktionen. På den måde kan du nemt skelne mellem de to ansættelsesforhold, og desuden er alle saldi på det nye medarbejdernummer nulstillet.
Hvis du genansætter på et tidligere medarbejdernummer ved at fjerne fratrædelsesdatoen, kan du nemlig risikere, at saldi eller opsparinger får fejl.
Du kan også bruge funktionen 'kopier medarbejder', hvis du skal ændre oplysninger såsom ferievilkår eller andre faste stamoplysninger på en allerede oprettet medarbejder.
Så når du skal oprette medarbejderen på et nyt medarbejdernummer, men med de samme stamoplysninger som tidligere, kan det være en fordel at bruge funktionen ‘Kopier medarbejder’.
Sådan kopierer du den samme medarbejder til et nyt medarbejder nummer:
- I menuen under ‘Medarbejder’ klikker du på de 3 prikker ud for den medarbejder du vil kopierer fra, og vælger kopier
- Nu skal du indtaste det nye medarbejder nummer, hvilken løntermin medarbejderen skal have, samt ansættelsesdatoen for det nye ansættelsesforhold
- Herfter skal du vælge om medarbejderen skal fratrædes på det gamle medarbejder nummer
- Du har nu kopieret medarbejderen til et nyt medarbejder nummer. Husk at kigge medarbejder fanerne igennem, og ret eventuelle oplysninger der skal ændres
