Hvis I er omfattet af en overenskomst eller en lokalaftale, så kan du være forpligtet til at opgøre og indberette, medarbejdernes timer til og fra en specifik periode. I denne vejledning kan du læse mere om muligheden for at ændre perioden til en selvvalgt lønperiode i DataLøn.
Standard lønperiode i DataLøn
Når lønperioden følger en kalendermåned, kalder vi det for standard lønperiode i DataLøn. Denne periode indberettes på alle månedslønnede medarbejdere, med mindre du vælger en selvvalgt lønperiode. Du skal kun vælge en selvvalgt lønperiode, hvis du er forpligtet til at indberette den reelle optjeningsperiode for dine timelønnede medarbejdere.
Selvvalgt lønperiode i DataLøn
Det kan være relevant for dig at indberette løn i en selvvalgt lønperiode , hvis dine medarbejdere skal have løn hver måned på baggrund af timer, og hvor timerne skal indberettes i en anden periode end fra den første til den sidste dato i en måned - altså en kalendermåned. Selvvalgte lønperioder kan altså strække sig over 2 måneder.
Eksempel:
Bjarne skal have løn for de timer han har arbejdet mellem den 20. februar til den 19. marts. Hans løn skal udbetales sidst i den måned, hvor perioden slutter - altså den 28. marts. Da lønperioden kommer til at fremgå af indberetningen til SKAT, skal lønperioden den 20. februar til den 19. marts indberettes til eIndkomst.
ATP og fradrag i selvvalgte lønperioder
Når du laver løn i en selvvalgt lønperiode, er det lønperiodens slutdato, der afgør hvilken måned, der beregnes ATP og fradrag for.
I eksemplet med Bjarne slutter lønperioden den 19. marts, og derfor vil marts være den måned, der beregnes fradrag og ATP for, selvom lønperioden egentlig går fra den 20. februar.
Sådan ændrer du lønperioden i DataLøn:
Ønsker du ikke, at DataLøn indberetter løn i standardperioden, som følger kalendermånederne, kan du selv definere din lønperiode for de månedslønnede.
Når du vælger en selvvalgt lønperiode, vælger du det for alle jeres medarbejdere med samme løntermin og ikke for den enkelte medarbejder. Har du medarbejdere med forskellige lønterminer, kan du vælge forskellige lønperioder pr. løntermin, men du kan ikke vælge forskellige lønperioder på medarbejdere inden for samme termin. Er der tale om eksempelvis en månedslønnet medarbejder, kan du desuden kun vælge en periode på en måneds længde og ikke kortere eller længere end én måned.
Du ændrer lønperioden via menuen ‘Løn’ og derefter ‘Ret Lønperioder’.
Klik på pilen ud for overskriften ‘Lønperiode’ på den løntermin du ønsker, og vælg din ønskede periode via menuen.
Klik på din ønskede lønperiode og klik på gem.
Når du har valgt den ønskede lønperiode og har klikket på ‘Gem’, fremgår dit valg af skærmbilledet.
Din valgte lønperiode vil fremgå af lønindberetningen, når du indberetter løn.
Lønperioden vil fremgå af lønsedler, reguleringsbilag og perioden vil blive indberettet til eIndkomst.
Vigtigt at vide, når du skifter lønperiode
Når du skal ændre lønperioden fra standard til selvvalgt, skal du kun gøre det én gang. Den selvvalgte lønperiode vil påvirke alle de fremtidige lønindberetninger, hvor afleveringsfristen i DataLøn endnu ikke er overskredet, du vil få en pop up hvis du retter imens du har en løn liggende klar. Når du skifter til en selvvalgt lønperiode, påvirker det også en række funktioner i DataLøn. Herunder har vi samlet nogle af de funktioner, som bliver påvirket af dit skift til en selvvalgt lønperiode.
Autoløn
Laver du løn ved hjælp af autoløn-funktionen, vil din selvvalgte lønperiode også blive indberettet i autolønnen.
Vær opmærksom på, at du ikke kan se lønperioderne, når du retter eller opretter autoløn.
Gammel løn
Din selvvalgte lønperiode bruges også, når du laver gammel løn.
Kommer du eksempelvis for sent med marts-lønnen, så udbetalingsdatoen først ligger i april, skal du lave en gammel løn for perioden den 20. februar til den 19. marts med dispositionsdato den 1. april.
Når du laver gammel løn, vil der også blive beregnet fradrag og ATP for marts måned.
Ansættelse og fratrædelse
Har du en medarbejder, der eksempelvis er ansat den 15. marts, og laver du løn i en selvvalgt lønperiode fra den 20. til den 19. i måneden, vil medarbejderens første løn altså være fra den 20. februar til den 19. marts.
Du skal dog selv sørge for at indberette den forholdsmæssige løn og skattedage. Det gør du i løndel 11, hvor du skriver de dage, medarbejderen har været ansat i lønperioden.
Hvis medarbejderen eksempelvis fratræder den 31. i måneden og lønperioden er fra den 20. februar til den 19. marts, anbefaler vi, at du udbetaler hele lønnen for fratrædelsesmåneden.
I løndel 48 ‘Løndel uden lønbehandling’ kan du oplyse, at lønnen dækker den fulde kalendermåned, og at du retter lønperioden manuelt i eIndkomst. Ved fratrædelse af en medarbejder der får ferie med løn, skal du beskatte feriepenge i fratrædelsesmåneden. Derfor er det vigtigt, at du på medarbejdere der får ferie med løn anviser feriepengene inden afleveringsfristen i fratrædelsesmåneden.
Har du en medarbejder der fratræder midt i måneden, eksempelvis den 15., og lønperioden går fra den 20. til den 19., er det vigtigt, at du tilføjer løndel 11 ‘skattedage’. Her skal du oplyse antal dage, hvor medarbejderen skal have fradrag.
Skattekortoplysninger
Når du laver løn i en selvvalgt lønperiode, bruger DataLøn de skattekortoplysninger, som gælder for periodens slutdato.
ATP og fradrag
Det er lønperiodens slutdato, der angiver hvilken måned, hvor fradrag og ATP bliver beregnet.
Eksempel: lønperioden varer fra den 20. februar til den 19. marts - dermed er måneden marts. På denne løn beregnes ATP og fradrag for marts.
Reguleringer
Foretager du en regulering eller tilbagefører du en løn, tilbageføres lønnen med den samme lønperiode, som den er indberettet med - også selvom du i mellemtiden har skiftet til en selvvalgt periode.
14-dageslønnede
På nuværende tidspunkt kan du ikke vælge en selvvalgt lønperiode for 14-dagslønnede.