Sådan laver du løn i DataLøn

I denne vejledning kan du læse om følgende emner:

• Sådan indberetter du løn
• Sådan tilføjer du løndele til lønindberetningen
• Nøgletal og prøveberegning
• Status på lønindberetningen
• Sådan retter du en løn
• Sådan kopierer du en løn
• Sådan indberetter du en ekstra løn
• Sådan indberetter du en løn tilbage i tid
• Hvis lønnen ikke er godkendt i tide
• Sådan sletter du en løn
• Sådan ser du ændringer i lønnen
• Sådan laver du et udskrift af lønnen
• Sådan opretter du en automatisk løn
• Sådan retter du en automatisk løn
• Sådan stopper du en automatisk løn
• Sådan tilføjer du en ekstra løn
• Sådan gør du hvis nettolønnen er negativ

Sådan indberetter du løn

Når du skal indberette en løn, skal du holde musen over løn i den blå top menu. Her vælger du lønindberetning.

Hvis du ikke har indberettet løn endnu, vil billedet se sådan ud:

Klik på ny løn eller opret ny løn for at komme i gang.

Start med at vælge løntermin, lønperiode og udbetalingsdato og klik på fortsæt.

Herefter skal du vælge hvilke medarbejdere, du vil lave lønnen til. Du markerer medarbejderne, som skal have løn, ved at sætte flueben i den lille boks til venstre for medarbejderens navn. 

Hvis du har mange medarbejdere som alle skal have løn, kan du markere dem alle på én gang ved at sætte flueben i den øverste boks til venstre for nr.

Når du har valgt medarbejderne, klikker du på fortsæt.

Nu kan du navigere mellem de valgte medarbejdere ved at klikke på medarbejdernes navne i venstre side, eller ved at bruge knapperne for næste og forrige medarbejder i bunden af billedet.

Løndel 0001 arbejdstimer vil altid være tilføjet som standard på alle lønninger. Det er lovpligtigt at indberette arbejdstimer, og lønnen vil blive afvist i eIndkomst hvis du ikke indberetter timer.

Der kan ikke indberettes en løn kun med 0,00 i arbejdstimer. Der skal være mindst en anden løndel med som indeholder et beløb, for at lønnen kan gemmes.

Genvej til stamoplysninger og feriepenge i lønindberetningen

Hvis du har brug for at se eller rette en medarbejders stamdata, eller skal anvise feriepenge til en medarbejder samtidigt med at du laver løn, kan du finde en genvej til både medarbejderens stamdata og feriepengeanvisning under de 3 prikker til højre for medarbejderens navn.

Når du klikker på ret stamdata eller anvis feriepenge, åbner et nyt billede, så du nemt kan gå tilbage og fortsætte din indberetning, når du har lavet dine ændringer.

Sådan tilføjer du løndele til lønindberetningen

Når du skal tilføje løndele til lønindberetningen, klikker du på tilføj løndele i bunden af venstre hjørne. Nu åbner der sig en menu i højre side, hvor du kan finde alle de løndele, du kan tilføje til din indberetning. Du kan klikke på løndelene for at læse mere om dem og hvordan de bruges. Udfyld værdien og klik på tilføj. Hvis løndelen og værdien skal tilføjes som fast, skal du markere gem som fast med flueben.

 

Du kan også bruge søgefeltet i toppen af menuen med løndelene, hvor du kan søge efter den løndel, du skal bruge. I eksemplet har vi søgt efter fri telefon, som altid er opdateret med gældende sats, så du blot skal tilføje den til lønindberetningen. 

Hvis du er i tvivl om hvilken løndel du skal bruge, kan du klikke på find den rigtige løndel øverst i højre hjørne. Så vil du blive sendt til vores lønbehandlingsoversigt, hvor du kan filtrere alle løndelene efter deres egenskaber, samt læse om, hvor den lander i eIndkomst og hvilke opsparinger og andre påvirkninger løndelen kan have.

Nøgletal og Vis lønseddel

Når du har tilføjet og indberettet værdien i de relevante løndele, kan du i højre side af billedet se nøgletallene for lønnen. Nøgletallene vil ændre sig når du tilføjer eller fjerner løndele i indberetningen, så du hele tiden har et opdateret overblik over beregningerne.

Vær opmærksom på, at nogle løndele ikke bliver vist i nøgletalsboksen. Det drejer sig om løndelene til særlig udbetaling: løndel 50, 51, 52 og 53. Disse løndele bliver vist på lønsedlen. 

Vil du se hvordan lønsedlen kommer til at se ud, kan du klikke på Vis lønseddel i bunden af højre side. 

Status på lønindberetningen

Når du indberetter lønnen, gemmes den løbende som en kladde. Du kan altså gemme lønindberetningen, selvom du ikke er færdig og uden at sende den til godkendelse.

Hvis uheldet er ude og eksempelvis din computer løber tør for strøm eller internettet går ned, bliver din lønindberetning gemt automatisk, så dine indtastninger ikke går tabt. Du kan altid se lønindberetningens tilstand i toppen af billedet, hvor du også kan gemme din løn som kladde eller godkende den endelige version. 

Når lønindberetningen er gemt som kladde, vil den se sådan her ud næste gang du åbner lønoversigten. Klik på den for at fortsætte indberetningen.

Når du er færdig med at indtaste og lønnen er klar til behandling, klikker du på godkend løn.

Din lønindberetning er nu godkendt, og vil blive udbetalt til dine medarbejdere på den valgte udbetalingsdato.

Lønnen står nu som godkendt, næste gang du går ind i lønoversigten.

Status på lønindberetningen

Når du har indberettet løn i DataLøn, vil lønnen blive opdateret med en status, så du kan se hvor langt lønnen er i processen. 

Lønnen er indberettet, men ikke godkendt. Lønnen vil ikke blive udbetalt, hvis den ikke bliver godkendt inden afleveringsfristen.

Lønnen er godkendt og vil blive udbetalt på den valgte dispositionsdato. Du kan rette lønnen frem til afleveringsfristen.

Lønnen er indberettet og lagt til godkendelse. Lønnen skal godkendes af en bruger med godkender-rettigheder inden afleveringsfristen - ellers bliver den ikke udbetalt. 

Lønnen er afvist af en bruger med godkender-rettigheder. Lønnen kan slettes eller rettes og sendes til godkendelse på ny. Lønnen vil ikke blive udbetalt.

Lønnen er godkendt af en af DataLøns lønkonsulenter efter aftale med jer. Lønnen vil blive udbetalt på den valgte udbetalingsdato.

Lønnen er godkendt og sendt til kørsel, men ikke udbetalt til medarbejderne endnu. Du kan finde lønsedlerne i e-arkivet, og lønnen vil blive udbetalt på den valgte udbetalingsdato.

Lønnen er gennemført og udbetalt til medarbejderne.

Sådan retter du i en løn som ikke er udbetalt endnu

Har du brug for at rette en løn, der allerede er indberettet, kan du nemt gøre det i lønoversigten.

Klik på den løn, du ønsker at rette.

Herefter kommer du ind i lønindberetningen, hvor du skal klikke på knappen ret løn i højre side af billedet.

Du kan nu rette, tilføje, fjerne løndele eller tilføje medarbejdere til indberetningen ligesom du plejer.

Vær opmærksom på, at lønnen nu igen er gemt som en kladde, og skal godkendes på ny, når du har lavet dine rettelser.

Sådan kopierer du en løn

Du har mulighed for at kopiere en tidligere lønindberetning, til en ny løn. Det kan spare dig for en masse tid, hvis du alligevel skal udbetale den samme løn måneden efter. 

Du kopierer en løn ved at klikke på de 3 prikker i højre side, og derefter på kopier til ny løn.

Nu skal du tage stilling til hvilken lønperiode samt udbetalingsdato, den kopierede løn skal have. 

Når du har valgt de rigtige datoer, klikker du på kopier til ny løn.

Din løn er nu kopieret, og der udbetales to identiske lønninger for de valgte måneder.

*Bemærk at løndel 0047 ikke kopieres, hvis den er en del af den lønindberetning som der kopieres fra, vil du få beskeden som vises i den orange kasse på billedet.

Hvis medarbejderen, hvis løn du kopierer er oprettet med en automatisk løn, skal du være opmærksom på at den automatiske løn også bliver kopieret. Hvis den kopierede løn har samme dispositionsdag som autolønnen gør det ikke noget, men hvis den kopierede løn har dispositionsdag en anden dag end autolønnen, så vil der blive udbetalt løn på begge datoer. Du skal derfor være opmærksom på, om du får udbetalt dobbelt løn til medarbejderen.

Sådan indberetter du en ekstra løn

Får du brug for at lave en ekstra lønudbetaling i den samme lønperiode, kan du gøre det ved at klikke på ekstra løn.

Du kan eksempelvis lave en ekstra løn, hvis du skal udbetale bonus eller tillæg, som er uafhængige af medarbejderens normale løn. Den lønindberetning, der udbetales først, enten den normale eller den ekstra løn, bruger fradraget og beregner ATP. 

Der er nu indberettet to lønninger for samme periode, med to forskellige udbetalingsdatoer.

Sådan indberetter du en løn tilbage i tid

Hvis du kom for sent med lønnen, og derfor har brug for at indberette en løn for sidste lønperiode, kan du indberette en løn for en tidligere periode. Du kan også lave en tilføjelse til en allerede udbetalt løn, hvis du eksempelvis manglede at indberette overarbejdstimer eller andet på en tidligere udbetalt løn.

Sådan gør du:

Klik på ny løn, og vælg perioden, du ønsker at lave løn for. Du kan vælge alle tidligere perioder i indeværende kalenderår.

Når du har valgt perioden lønnen skal indberettes for, skal du vælge udbetalingsdatoen som lønnen skal udbetales på. 

Klik på fortsæt, og du kan nu indberette og godkende lønnen som du plejer.

Er dine medarbejdere forudlønnede?
Så skal du være opmærksom på, at forudløn indberettes som bagudløn til eIndkomst, når du laver løn tilbage i tid på forudlønnede medarbejdere.

Hvis lønnen ikke er godkendt i tide

Du kan se om lønnen er overskredet i lønoversigten. 

Du kan ændre perioden på lønnen, så den igen kan godkendes. Det gør du ved at klikke på de 3 prikker i højre side, og vælge ret.

Nu åbner et nyt billede og her skal du ændre lønperioden til gammel løn og vælge den næst mulige udbetalingsdato. Når du har valgt de rigtige datoer, kan du klikke på gem. 

Du har nu ændret perioden, så du kan godkende den på ny og udbetale den på den valgte dato. 

Sådan sletter du en løn

Hvis du ønsker at slette en indberettet løn inden den bliver udbetalt, kan du gøre det i lønoversigten ved at klikke på de 3 prikker i højre side og klikke på slet.

 

Sådan ser du ændringer i lønnen

Du kan se hvornår der sidst er indberettet eller lavet ændringer i lønnen, samt hvem der har lavet ændringerne. Du kan se ændringerne ved at klikke på handlinger i højre side af billedet.
Klik derefter på vis ændringshistorik

Nu kan du se hvilke ændringer der er lavet pr. medarbejder og hvornår.

Klik på medarbejderens navn for at se flere detaljer om indberetningen, såsom hvad der er ændret og hvem der har lavet ændringen.

Sådan laver du et udskrift af lønnen

Hvis du ønsker en udskrift af lønindberetningen, skal du klikke på handlinger og udskriv.

Herefter kan du vælge om du ønsker en udskrift af lønseddel kladderne (Vis lønseddel), en udskrift pr. medarbejder eller pr. løndel. 

Når du har valgt hvilke udskrifter du vil have, kan du vælge at gemme dem som en PDF, eller blot at få det vist i en ny fane.

Hvis du ønsker at printe lønseddel kladderne (Vis lønseddel), skal du vælge gem som PDF og printe den derefter.

Sådan opretter og retter du en automatisk løn

Automatisk løn er en løn, der kører fast hver lønperiode, uden du behøver at gøre noget.

Hvis du i forvejen udbetaler det samme i løn til dine medarbejdere, kan det være en god idé at oprette lønnen som en automatisk løn. Så sparer du nemlig en masse tid, som du kan bruge på andre ting. 

Når du skal oprette, rette eller stoppe den automatiske løn, skal du gøre det senest 2 hverdage før lønnen skal være til udbetaling.

Sådan opretter du en automatisk løn

Når du skal oprette en automatisk løn, klikker du på automatisk løn under menuen løn.

Herefter vælger du hvilken løntermin og eventuel gruppe, som du ønsker at lave automatisk løn for. Derefter klikker du på fortsæt.

Herefter vælger du den eller de medarbejdere, du skal oprette med en automatisk løn. Det gør du ved at sætte flueben ud for medarbejderen og klikke på fortsæt.

Nu skal du vælge lønnens dispositionsdato, og herefter klikker du på tilføj løndel.

Felt 001 arbejdstimer er altid tilføjet den automatiske løn, da man altid skal indberette arbejdstimerne. Du retter timeantallet ved at klikke på ret i højre side af billedet.

Nu skal du tilføje de løndele, som du skal oprette på den automatiske løn. Du vælger løndelen ved at klikke på den i listen eller søge på nummeret i feltet filter.

Derefter udfylder du det beløb og/eller antal timer, som den valgte løndel skal køre med i hver lønperiode. Klik på opdater. Løndelen er nu tilføjet, og du kan vælge den næste løndel.

Når du har oprettet alle de løndele, du vil have med på den automatiske løn, klikker du på tilbage.

Nu får du vist de løndele og beløb, du har tastet. Hvis det er som det skal være, klikker du på gem.

Den automatiske løn er nu oprettet. Den vil køre i hver lønperiode på den valgte dispositionsdato indtil du ændrer eller sletter den igen.

Sådan retter du den automatiske løn

Når du skal rette en automatisk løn, skal du følge samme vejledning, som når du skal oprette en automatisk løn. Når du når til punktet, hvor du kan taste beløb og/eller antal timer, trykker du på ikonet ret til højre for løndelen. Hvis du skal slette en løndel, trykker du på slet. Hvis du skal tilføje en løndel, trykker du på tilføj løndel som beskrevet ovenfor.

Nu kan du rette beløb eller antal og klikke på opdater og tilbage.

Herefter kommer du tilbage til oversigten over den automatiske lønindberetning, hvor du kan tjekke at oplysningerne er korrekte. Når det ser rigtigt ud, klikker du på gem.

Nu er dine rettelser gemt, og lønnen vil køre fremover i hver lønperiode på din valgte dispositionsdato.

Sådan stopper du den automatiske løn

Hvis du skal stoppe den automatiske løn med det samme, sætter du flueben i stop automatisk lønudbetaling i indberetningen og herefter klikker du på gem.

Skal du først stoppe den automatiske løn på et senere tidspunkt, kan du vælge en dato i kalenderen ud for feltet slutdato og klikke på gem. Hvis du sætter en fratrædelsesdato på medarbejderen, stopper den automatiske løn fra fratrædelsesdatoen.

Sådan tilføjer du en ekstra løn

Hvis du skal udbetale et engangsbeløb til en medarbejder, f.eks. en bonus, hvor du har oprettet en automatisk løn, kan du oprette engangsbeløbet som en normal løn. Det gør du ved at vælge den autoløn i lønoversigten du har rettelser til.

Når du har valgt den løn, du gerne vil lave en tilføjelse til, kan du klikke på tilføj løndele nede i bunden af siden. Herefter kan du tilføje den løndel du ønsker og indberette den som du ville gøre, hvis det var en normal løn.

Du kan nu tilføje de ekstra løndele til lønindberetningen, ligesom du plejer. Klik herefter på godkend løn.

Hvis du opretter en normal løn med samme dispositionsdato som den automatiske løn, vil de to lønninger behandles samtidig. 

Dog skal du være opmærksom på, at hvis du opretter en normal løn med samme løndele og dispositionsdato som den automatiske løn, vil den normale løn altid underkende den automatiske løn, så lønnen ikke udbetales dobbelt.

Sådan gør du, hvis nettolønnen er negativ

En lønseddel kan blive negativ, hvis der bliver trukket mere fra end det beløb, lønnen udgør. Når bruttobeløbet indtastes i eksempelvis løndel 02, trækkes først medarbejderens andel af ATP og pension, og herefter trækkes AM-bidrag og A-skat. Hvis der er indsat et højere a-conto beløb i for eksempel løndel '08 fradrag efter skat', end hvad nettobeløbet udgør, vil lønsedlen gå i negativ, og det vil stå på lønsedlen med teksten 'dækning af negativ saldo'.

DataLøn kan ikke trække beløb på medarbejderens konto, og det betyder, at medarbejderen skylder sin arbejdsgiver det beløb, som står på lønsedlen.

Beløbet kan blot trækkes fra i den næste lønudbetaling i for eksempel løndel '09 udbetalt a-conto', eller du kan bede din medarbejder om at overføre beløbet til jeres driftskonto.

Vil du blive helt skarp til DataLøn, kan du klikke ind og finde vores kurser om lønsystemet her >>

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os på telefon [phone].