Der gælder nogle særlige regler for elever og lærlinge, som du kan læse mere om her.
Elever og lærlinge får tildelt deres betalte ferie allerede første dag på jobbet, hvilket betyder, at de ikke først skal optjene den.
En elev eller lærling får altså tildelt 25 betalte feriedage to gange i løbet af sin elev- eller lærlingetid. Det sker den 1. september, når vi tager hul på et nyt, helt ferieår.
Bliver eleven ansat på en hvilken som helst anden dag på året end lige den 1. september, rammer I "skævt" i forhold til ferieåret. Ved skæve ansættelser skal du tildele eleven feriedagene forholdsmæssigt fra den dag eleven bliver ansat, og indtil I rammer den 1. september.
Fordeling af feriedage ved skæve starter
I DataLøn skal du selv sørge for at tildele feriedage til eleven, når han eller hun starter. Når du skal tildele dagene, anbefaler vi, at du gør det på en af følgende måder:
Håndter det på samme måde som ferie på forskud
Lav dit eget ferieregnskab i DataLøn
Det er også vigtigt, at tage stilling til feriedagene, når eleven eller lærlingen fratræder.
Klik her og læs mere om ferie ved fratrædelse.
Håndter det på samme måde som ferie på forskud
Du kan tilmelde eleven eller lærlingen til ferieregnskabet i DataLøn, uanset om de er måneds- eller 14. dageslønnede.
-Du kan dog kun benytte funktionen 'reduktion af feriepengegrundlag' til månedslønnede medarbejdere i DataLøn.
Hvis eleven ønsker at holde mere ferie, end der er opsparet i DataLøn, kan du registrere dem for sig selv og nedskrive dem løbende, i takt med at de optjenes. Det gør du ved at registrere de dage, der er optjent i DataLøn, som afholdte feriedage i løndel 47.
De dage medarbejderen afholder, som endnu ikke er optjent i DataLøn, kan du registrere i løndel 48.
Derefter skal du løbende i månederne efter, nedskrive de dage, der er registreret i løndel 48. Det gør du ved at bruge felt 48 med negativt fortegn.
Du skal også huske at nedskrive de optjente dage via felt 47, i takt med at medarbejderen optjener dem.
Sådan gør du trin for trin i DataLøn:
- Sørg for at eleven er tilmeldt ferieregnskab på stamoplysninger, under afsnittet ferie og søgnehelligdage.
- Klik derefter på løn og ret løntekster.
- Vælg den løntermin din elev eller lærling har.
- Klik på tilføj løntekst.
- I filter skal du søge efter løndel 0048.
- Du kan nu omdøbe løndelen til eksempelvis ‘Ferie på forskud’.
- Klik på opdater.
- Klik derefter tilbage og på gem.
Du har nu omdøbt løndelen, så den fremgår som ferie på forskud på lønsedlen. - Klik dig herefter ind i lønindberetningen som du plejer, og vælg din elev eller lærling
- Tilføj løndel 0048 og læg den ind som fast med 0,00 i sats.
- Du kan nu bruge løndel 0048 til at notere de afholdte feriedage, som endnu ikke er optjent i systemet, men som eleven har ret til at afholde med løn.
Bemærk at du skal se bort fra, at der står kr. ud fra løndel 0048. Løndelen udbetaler ikke noget, og vil ikke vise et beløb, men blot et antal i bunden af lønsedlen.
Når eleven har optjent 2,08 dage mere i DataLøn måneden efter, kan du notere 2 afholdte dage i felt 0047, og trække 2 dage fra i felt 0048 ved at bruge negativt fortegn.
Så ser eksemplet sådan ud:
Dette skal du gentage på samme måde den efterfølgende måned. I eksemplet vil ferieregnskabet nu være opdateret.
Du kan læse mere om ferie på forskud i denne vejledning.
Lav dit eget ferieregnskab i DataLøn
Du kan også vælge, at du ikke vil tilmelde eleven eller lærlingen til ferieregnskabet i DataLøn - så bliver dagene ikke vist på lønsedlen.
I stedet kan du bruge løndele uden lønbehandling til at holde styr på feriedagene. Du tildeler og nedskriver dagene selv.
Systemet holder stadig regnskab med, hvor mange feriedage og feriepenge der optjenes. Det bliver bare ikke vist på lønsedlen. Du kan til enhver tid tilmelde medarbejderen til ferieregskab, og så vil de opsparede dage vises på lønsedlen.
Når eleven eller lærlingen fratræder - og i den forbindelse skal have anvist sine feriepenge - skal du sørge for at foretage en regulering af feriedage, før du laver anvisningen. Du skal nedskrive de feriedage, medarbejderen har afholdt, og derefter kan du anvise feriepengene på normal vis.
Se afsnittet: Når eleven eller lærlingen fratræder
Sådan omdøber du løntekster i DataLøn :
- Klik på løn og ret løntekster.
- Vælg den løntermin din elev eller lærling har.
- Klik på tilføj løntekst.
- I filter skal du søge efter løndel 0057.
- Du kan nu omdøbe løndelen til eksempelvis ‘Tildelte feriedage’
- Klik på opdater.
- Tilføj derefter løndel 0058 og omdøb den eksempelvis til ‘Afholdte feriedage’.
- Klik på opdater, tilbage og til sidst på gem. Du har nu omdøbt løndelene.
- Vælg den elev eller lærling, det drejer sig om i lønindberetningen.
- Tilføj løndel 0057 som en fast løndel med 0,00 i sats.
- Indberet 25,00 feriedage i løndel 57, men gem ikke antal dage som fast værdi, da de kun skal tildeles én gang.
- Tilføj derefter løndel 0058 som fast løndel med 0,00 i sats. Denne løndel skal du fremadrettet bruge til at registrere de afholdte feriedage i stedet for løndel 47.
Ud for løndelene 0057 og 0058 står det antal, du har tastet, samt kr.
Du kan se bort fra at der står kroner, da løndelene ikke vil udbetale noget.
Vær opmærksom på, at løndel 0057 og 0058 nulstilles ved årsskiftet. Derfor skal du huske at opskrive disse løndele med de optjente og afholdte feriedage i lønindberetningen, når du indberetter løn i januar.
Når eleven eller lærlingen fratræder
Når eleven eller lærlingen fratræder, skal du tjekke, hvor mange af de tildelte feriedage i det pågældende ferieår, som eleven har brugt. Du skal også kigge på, hvor mange feriedage, eleven reelt har optjent i samme periode.
Herefter trækker du de afholdte feriedage fra de optjente feriedage, og du har nu det antal dage, der skal anvises til Feriekonto.
Lad os tage et eksempel:
En elev fratræder i slutningen af januar måned. Eleven har siden ferieårets start (1. september) afholdt 5 feriedage ud af de tildelte 25 feriedage. Der optjenes 2,08 feriedage pr. måned, så eleven har reelt optjent 10,4 feriedage på de 5 måneder.
I DataLøn skal du foretage en regulering, hvor de afholdte dage registreres, før du laver anvisningen til Feriekonto.
Dagene skal registreres som afholdte i løndel 47, i den lønperiode hvor dagene er afholdt.
Du kan læse mere i vejledningen til regulering her.
Vil du blive helt skarp til ferieloven, kan du klikke ind og finde vores kurser om reglerne her >>
Har du spørgsmål, så kan du kontakt os på 72279090