Min medarbejder holder ferie

Se mere

Alt om dine medarbejderes restferie

I denne vejledning kan du blive klogere på, hvordan du skal forholde dig til dine medarbejderes restferie.

Vi gennemgår følgende punkter

 

Ved ferieårets afslutning

Det er en god idé at følge op på, om der er medarbejdere, der har restferie fra det forgangne ferieår (1/9-20xx til 31/8-20xx) - restferie skal nemlig som udgangspunkt afholdes inden årets udgang. Hvis medarbejderen ikke når at afholde sin restferie, skal du være opmærksom på, at kun de sidste 5 dage af de optjente 25 feriedage, kan udbetales eller overføres -  resten skal indbetales til Arbejdsmarkedets Feriefond eller en privat feriefond som uhævede feriepenge, medmindre medarbejderen har været feriehindret. 

Efter den 31. december vil alle feriedage, som er optjent før den 1. september forrige optjeningsår, blive fjernet fra medarbejderens ferieregnskab i DataLøn.

 

Ferie med løn

Når medarbejderen ønsker at få udbetalt sin restferie.

Hvis medarbejderen har været ansat hele ferieåret og har op til 5 feriedage tilbage, når ferieåret er slut, kan du udbetale feriedagene til medarbejderen med den sidste løn i december. Udbetalingen af 5. ferieuge skal senest ske den 31. marts i det efterfølgende år.

Har medarbejderen ikke været ansat på fuld tid hele ferieåret, skal medarbejderen skriftligt erklære, at de dage, som han eller hun ønsker at få udbetalt, ikke er en del af de første 20 optjente feriedage, og at han eller hun ikke har modtaget offentlige ydelser i ferieåret. 

For at regne ud hvor meget du skal udbetale, skal du finde medarbejderens dagssats.

Sådan beregner du dagssatsen:

  • Tag udgangspunkt i den sidste løn, medarbejderen har fået
  • Månedsløn/antal arbejdstimer på en måned x 7,4 = medarbejderens dagssats 
  • Husk eventuel pension (hvis udbetalingen af ferie skal være pensionsgivende)
  • Husk ferietillæg (hvis I udbetaler løbende)

Udgangspunktet i eksemplet er en fuldtidsstilling. Du skal være opmærksom på, at det kan variere, når du skal udregne for en deltidsmedarbejder.
Du skal udbetale dagssatsen x antal restferiedage.

Her er en liste over hvilke løndele, du kan bruge til udbetaling af feriepengene: 

2N - Feriepenge før skat tidl.år   (ingen feriepenge/pension)
05 - Tillæg før skat (ingen feriepenge/pension)
28 - Ikke ferieberettiget løn (ingen feriepenge, er pensionsgivende)
1U - Udbetalte feriedage
Du kan vælge at omdøbe løndelen til ‘udbetaling af restferie’ eller andet mere sigende, ved at følge denne vejledning.

 

Hvad skal der ske med de udbetalte dage i DataLøn’s ferieregnskab?
Du kan benytte løndel 1U til de udbetalte feriedage. Løndel 1U bruges til registrering, når der udbetales restferiedage. De indberettede dage vil fremgå i ferieregnskabet som udbetalt. 

  • I perioden 1. september til 31. december vil feriedagene blive nedskrevet i medarbejderens ‘restferiedage til afholdelse’. 
  • I perioden 1. januar til 31. august vises dagene blot på lønsedlen. Saldo bliver nulstillet ultimo august.

Sådan gør du:

Udgangspunktet i følgende eksempel er en fuldtidsstilling, det kan variere når du skal udregne for en deltidsmedarbejder.

Du skal udbetale dagssatsen x antal restferiedage. 

Du kan registrere feriedagene i løndel 1U 'Udbetalte feriedage' og udbetale beløbet i løndel 2N 'feriepenge før skat tidligere år'. Når du bruger løndel 1U i perioden 1. januar til 31. august, vil løndelen fremgå i en særskilt linje på lønsedlen og den vil ikke påvirke ferieregnskabet for indeværende år. Læs mere om løndel 1U og 2N i vores løndeleoversigt. 

Eksempel på udbetaling af 5. ferieuge inden 31. december

Sara har været ansat i hele ferieåret og har optjent 25 feriedage. I oktober måned opdager hun, at hun ikke når at afholde sin 5. ferieuge inden nytår. Hun aftaler derfor med sin arbejdsgiver at få værdien af den 5. ferieuge udbetalt med sin oktober løn. Saras arbejdsgiver tager udgangspunkt i hendes september løn som var 30.000 kr.

Beregningen af hendes 5. ferieuge bliver da: 30.000/160,33 x 7,4 x 5 dage = 6.923,22 kr.

 

Ekstra feriedage i overlapsperioden

Hvis dine medarbejdere ikke er tilmeldt/har ekstra feriedage, så er rækkefølgen således hele året:

  1. Overførte dage
  2. Optjente dage 

Hvis dine medarbejdere er tilmeldt/har ekstra feriedage. og du har valgt at ekstra feriedagqe skal afholdes efter de lovpligtige dage, så er rækkefølgen således i perioden 01.01.202x - 31.08.202x

  1. Overførte dage 
  2. Optjente dage 
  3. Ekstra dage

I overlapsperioden som er 01.09.202x - 31.12.202x ser rækkefølgen således ud:

  1. Overførte dage 
  2. Optjente dage 
  3. Optjente dage nyt ferieår
  4. Ekstra dage

Hvis dine medarbejdere er tilmeldt/har ekstra feriedage, og du har valgt at ekstra feriedage skal afholdes før de lovpligtige dage, så er rækkefølgen således i perioden 01.01.202x - 31.08.202x

  1. Overførte dage 
  2. Ekstra dage 
  3. Optjente feriedage 

I overlapsperioden som er 01.09.202x - 31.12.202x ser rækkefølgen således ud:

  1. Overførte dage 
  2. Optjente dage gammelt ferieår
  3. Ekstra dage 
  4. Optjente dage nyt ferieår 

 

Overførsel af restferie

Hvis medarbejderen har op til 5 feriedage tilbage ud af de lovpligtige 25, når afholdelsesperioden slutter, og ønsker at få overført feriedagene til næste periode, skal du indgå en skriftlig aftale med medarbejderen om overførsel af ferie senest den 31. december. Du kan først indtaste de overførte feriedage i januar.

Hvis der er akkumulerede feriedage fra tidligere år, kan disse også overføres igen. Læs mere i afsnittet om akkumulerede feriedage.

Har medarbejderen ekstra feriedage tilbage ud over de lovplitige, er det op til virksomheden om disse kan overføres eller skal udbetales.

Sådan overfører du feriedage fra gammelt ferieår til nyt ferieår

Har din medarbejder op til 5 feriedage tilbage ved ferieafholdelses periodens afslutning d. 31 december, og har I indgået en aftale om at overføre dagene til nyt ferieår, kan du opskrive medarbejderens overførte feriedage under medarbejderens stamoplysninger. 

 

Sådan gør du:

I den blå bjælke i toppen af DataLøn, skal du holde musen over Medarbejder, og vælge Medarbejdere. Vælg derefter den medarbejder hvis opsparinger du ønsker at regulere. 

På medarbejderens stamoplysninger, skal du i oversigten vælge punktet Ferie og opsparinger. 

 

Her kan du under Feriedage, se medarbejderens ferieregnskab. Klik på blyanten i højre hjørne for at rette. 

 

I linjen Overførte kan du i feltet Optjent opskrive de overførte feriedage fra sidste ferieår, som du ønsker at overføre til indeværende ferieår.

 

Når du har indberettet de overførte feriedage, skal du klikke på Gem. 

Du har nu opskrevet feriedagene i ferieregnskabet, og de vil fremgå af lønsedlen næste gang der udbetales løn til medarbejderen. Du vil modtage et bilag som dokumentation på rettelsen i jeres DataLøn indbakke, som også sendes til medarbejderens digitale postkasse, hvis de er tilmeldt.

 

Når medarbejderen fratræder

Hvis din medarbejder har ferie med løn og fratræder, skal du anvise feriepenge, ligesom du plejer. Du skal dog være opmærksom på de overførte dage, hvis du ikke har indgået aftale om udbetaling af 5. ferie uge inden udgangen af december. Hvis en sådan aftale ikke foreligger, skal dagenes værdi beregnes på nedenstående måde.

 

Overførte feriedage og fratrædelse

Peter har ved årsskiftet aftalt at få overført sine 5 restferiedage til den nye afholdelsesperiode. Efterfølgende fratræder Peter den 31. marts. Han har optjent 2,08 feriedag pr. måned, og derfor skal hans arbejdsgiver anvise 14,56 dage via anvisningsbilledet i DataLøn. De 5 dage han har fået overført fra sidste ferieår, udbetaler arbejdsgiveren sammen med hans sidste løn.

For at beregne værdien af den overførte ferie skal du lave følgende beregning:
Optjeningstidspunkt: Sidste afsluttede ferieår.
Feriepenge grundlag hele ferieåret *12,5% divideres med antallet af optjente feriedage x antallet af dage der skal udbetales:
100.000,00 * 12,5% = 12.500,00
12.500,00 / 25 = 500,00
500,00 * 5 = 2.500,00
I dette eksempel skal medarbejderen have udbetalt værdien af 5 overførte feriedage - altså 2.500,00 til udbetaling.

 

 

Ved akkumulerede feriedage

Tag udgangspunkt i det ferieår hvor dagene er optjent. 

Hvis din medarbejder har akkumulerede feriedage, ved at have overført restferie over flere år, kan du læse her, hvordan du beregner værdien af de feriedage, du skal udbetale. I vores eksempel her, har medarbejderen 9 akkumulerede feriedage over 2 ferieår. Det svarer til 5 dage fra sidste afsluttede ferieår, de resterende 4 dage fra forrige afsluttede ferieår.
Når værdien skal beregnes, skal du finde feriepengegrundlaget for sidste og forrige ferieår, da værdien af de henholdsvis 5 og 4 dage skal beregnes ud fra det feriepengegrundlag, der var på optjeningstidspunktet. For at finde feriepengegrundlag for tidligere år, anbefaler vi, at du finder medarbejderens lønseddel fra henholdsvis august og december måned.
På august lønsedlen ser du medarbejderens samlede feriepengegrundlag, og på december ser du de optjente og afholdte dage.

 

Hvordan skal det gøres?

Medarbejder har overført 9 dage akkumuleret over 2 ferieår

4 dage - optjent 1/9-20 - 31/8-21


57.176,88   x 4 dage = 9.148,30
     25

 

5 dage - optjent 1/9-21 - 31/8-22


51.225,63   x 5 dage = 10.245,13
     25

 

9 dage i alt til udbetaling til medarbejder                                                    =  kr. 19.393,43

 

Her er en liste over hvilke løndele, du kan bruge til udbetaling af feriepengene: 

2N - Feriepenge før skat tidl.år   (ingen feriepenge/pension)
05 - Tillæg før skat       (ingen feriepenge/pension)
28 - Ikke ferieberettiget løn         (ingen feriepenge, er pensionsgivende)
1U - Udbetalte feriedage

 

Vi anbefaler, at du omdøber løndelen til ‘udbetaling af restferie’ eller noget andet sigende. Se hvordan i denne vejledning. 

 

Den helt enkle vejviser - ferie med løn

Vi har lavet en vejviser, hvor du ved at svare på en række ja/nej spørgsmål et efter et, får præcis at vide hvad du kan eller skal stille op med den enkelte medarbejders restferie.

Du kan downloade vejviseren nedenfor

Ferie med løn

 

Når medarbejderen optjener feriegodtgørelse

Reglerne for afholdelse, udbetaling og overførsel af feriedage gælder også for de medarbejdere, der optjener feriegodtgørelse.

Det er samme regler som gør sig gældende uanset om feriedagene overføres af virksomheden selv, FerieKonto eller anden feriekasse. 

Feriedage og feriegodtgørelse bliver løbende indberettet til eIndkomst.

 

Overførsel af restferie

Hvis du og din medarbejder har indgået en aftale om at overføre feriedage ud over 20 dage til næste ferieafholdelse periode, skal du sørge for at indberette det via Virk.dk's selvbetjeningsløsning senest den 31. december. Skal feriedagene overføres på grund af feriehindring, er fristen i stedet den 31. januar.

Du kan læse om hvordan du overfører dagene i DataLøn i artiklen her.

 

Udbetaling af restferiedage

Har du afregnet feriegodtgørelsen til FerieKonto eller en anden feriekasse, vil den 5. ferieuge automatisk blive udbetalt efter den 31.12.20xx og senest den 31.03 året efter, såfremt medarbejderen har været ansat på fuld tid i hele ferieafholdelsesperioden hos den samme arbejdsgiver. Dette sker, hvis dagene ikke er overført til næste ferieafholdelseperiode.  

Beholder du feriepengene på virksomhedens konto, vil du få besked om udbetalingen fra Feriepengeinfo, når medarbejderen anmoder om det. Anmoder medarbejderen ikke om feriepengene, vil du på et tidspunkt få besked fra Feriepengeinfo, at restferiedagene skal udbetales til medarbejderen. Herefter skal du sørge for at udbetale feriepengene, som du plejer.

 

Overførte feriedage ved feriehindring

Hvis der ved ferieafholdelsesperiodens afslutning overføres feriedage på baggrund af feriehindring, skal du være opmærksom på, at disse altid skal afholdes først.

 

Rækkefølgen for afholdelse af ferie er: 

  • Ferie overført grundet feriehindring 
  • ‘Almindelig’ overført ferie (dvs. efter aftale)
  • Ny optjent ferie for indeværende år

 

Som arbejdsgiver har du pligt til at sørge for, at medarbejderen afholder minimum 4 ugers ferie om året. Du skal være opmærksom på, at ferie overført grundet feriehindring ikke indgår i de 4 uger. Har medarbejderen overført ferie på grund af feriehindring, skal både denne overførte ferie og 4 ugers ny optjent ferie afholdes.

Ferie ud over 4 uger som efter aftale er overført fra tidligere år indgår dog i de 4 ugers ferie, der skal afholdes først.

 

Den helt enkle vejviser - feriegodtgørelse

Vi har lavet en vejviser, hvor du ved at svare på en række ja/nej spørgsmål et efter et, får præcis at vide hvad du kan eller skal stille op med den enkelte medarbejders restferie.

Du kan downloade vejviseren nedenfor

Feriekonto/Feriekasse

Virksomhedens konto

 

Har du brug for en skabelon til aftale om overførsel eller tidlig udbetaling af 5. ferieuge? Vi har udarbejdet to skabeloner, der kan hjælpe dig på vej. For kr. 199,00 pr. skabelon får du, udover skabelonen, en skriftlig gennemgang af de regler du bør kende til, når du indgår i en aftale om enten overførsel eller tidlig udbetaling. Kontakt hrjura@visma.com eller ring på tlf. 72 27 90 16, hvis du er interesseret i skabelonerne. 

Vil du blive helt skarp til ferieloven, kan du klikke ind og finde vores kurser om reglerne.

Du kan også læse mere om feriereglerne på Lønguiden.dk.

 

Har du spørgsmål, er du velkommen til at ringe til os på 72 27 90 90.

Relaterede artikler