I denne vejledning kan du blive klogere på, hvordan du skal forholde dig til restferie ved årsskiftet.
Vi gennemgår følgende punkter
- Ved ferieårets afslutning
- Ferie med løn
- Overførsel af restferie
- Når medarbejderen fratræder
- Den helt enkle vejviser - ferie med løn
- Feriegodtgørelse
- Den helt enkle vejviser -feriegodtgørelse
Ved ferieårets afslutning
Det er en god idé at følge op på, om der er medarbejdere, der har restferie vedrørende det forgangne ferieår (1/9-20xx til 31/8-20xx) - restferie skal nemlig som udgangspunkt afholdes inden årets udgang. Hvis medarbejderen ikke når at afholde sin restferie, skal du være opmærksom på, at kun de sidste 5 dage af de optjente 25 feriedage, kan udbetales eller overføres - resten skal indbetales til Arbejdsmarkedets Feriefond eller en privat feriefond som uhævede feriepenge, medmindre medarbejderen har været feriehindret.
Efter den 31. december vil alle feriedage, som er optjent før den 1. september forrige optjeningsår, blive fjernet fra medarbejderens ferieregnskab i DataLøn.
Ferie med løn
Når medarbejderen ønsker at få udbetalt sin restferie
Hvis medarbejderen har været ansat hele ferieåret og har op til 5 feriedage tilbage, når ferieåret er slut, skal du udbetale feriedagene til medarbejderen med den sidste løn i december. Udbetalingen af 5. ferieuge kan dog ske frem til den 31. marts i det efterfølgende år.
Har medarbejderen ikke været ansat på fuld tid hele ferieåret, skal medarbejderen skriftligt erklære at de dage, som han eller hun ønsker at få udbetalt, ikke er en del af de første 20 optjente feriedage, og at han eller hun ikke har modtaget offentlige ydelser i ferieåret.
For at regne ud hvor meget du skal udbetale, skal du finde medarbejderens dagssats.
Sådan beregner du dagssatsen:
- Tag udgangspunkt i den sidste løn, medarbejderen har fået
- Månedsløn/antal arbejdstimer på en måned x 7,4 = medarbejderens dagssats
- Husk eventuel pension (hvis udbetalingen af ferie skal være pensionsgivende)
- Husk ferietillæg (hvis I udbetaler løbende)
Udgangspunktet i eksemplet er en fuldtidsstilling, det kan variere når du skal udregne for en deltidsmedarbejder.
Du skal udbetale dagssatsen x antal restferiedage.
Du kan udbetale feriedagene i en løndel, der ikke er feriepengegivende - eksempelvis løndel 05 ‘Tillæg før skat’ og du kan bruge løndel 28 hvis den skal være pensionsgivende.
Du kan vælge at omdøbe løndelen til ‘udbetaling af restferie’ eller andet mere sigende ved at følge denne vejledning.
Hvad skal der ske med de udbetalte dage i DataLøn’s ferieregnskab?
Udbetaler du værdien af dagene på et tidspunkt før december måned skal de udbetalte dage korrigeres ind som afholdte feriedage i løndel 47. Herefter kan du registrere afholdte dage i løndel 47, hvor det er feriedage fra indeværende ferieår som vil blive brugt.
Det er vigtigt, at du benytter en korrektion til at registrere dagene som afholdte - ikke via en lønindberetning - hvis medarbejderen er tilmeldt reduktion af feriepengegrundlag. Hvis du ikke benytter korrektion vil der nemlig blive reduceret i feriepengegrundlaget og det er ikke korrekt.
Er medarbejderen ikke tilmeldt reduktion af feriepengegrundlag, kan du godt registrere dagene via lønnen.
Sådan laver du korrektionen:
- Klik på løn, og herefter korrektion
- Vælg manuel korrektion, og find medarbejderen i oversigten.
- Klik på fortsæt
- Sæt prik i rette opsparinger, eller indberette ny løn for tidligere periode
- Vælg det årstal vi er
- Perioden skal være den måned værdien af feriedagene udbetales i
- Dispositionsdato = dags dato
- Klik på fortsæt
- Tilføj korrektionsfelt 47 Afholdte feriedage og tillæg det antal dage der udbetales
- Husk at klikke tilføj ud for korrektionsfeltet inden du gemmer
- Klik på gem til sidst
Hvis du ikke laver korrektionen vil feriedagene blive vist i medarbejderens ferieregnskab til og med udgangen af december. I DataLøn nulstilles ferieregnskabet ved årsskiftet, derefter vil dagene ikke længere fremgå.
Eksempel på udbetaling af 5. ferieuge inden 31. december
Sara har været ansat i hele ferieåret og har optjent 25 feriedage. I oktober måned opdager hun, at hun ikke når at afholde sin 5. ferieuge inden nytår og aftaler derfor med sin arbejdsgiver at få værdien af 5. ferieuge udbetalt med sin oktober løn. Saras arbejdsgiver tager udgangspunkt i hendes september løn som var 30.000 kr.
Beregningen af hendes 5. ferieuge bliver da: 30.000/160,33 x 7,4 x 5 dage: = 6.923,22 kr.
Overførsel af restferie
Hvis medarbejderen har op til 5 feriedage tilbage når afholdelsesperioden slutter, og ønsker at få overført feriedagene til næste periode, skal du indgå en skriftlig aftale med medarbejderen om overførsel af ferie senest den 31. december. Herefter skal du tillægge dem til næste ferieår via en korrektion i DataLøn.
Sådan gør du
- Klik på løn, og herefter korrektion
- Vælg manuel korrektion, og find medarbejderen i oversigten.
- Klik på fortsæt
- Sæt prik i rette opsparinger, eller indberette ny løn for tidligere periode
- Vælg det årstal vi går ind i og perioden januar, samt dispositionsdato = dags dato
- Klik på fortsæt
- Tilføj feltet 874 Optjente overførte feriedage og tillæg det antal dage der skal overføres
- Husk at klikke tilføj ud for korrektionsfeltet inden du gemmer
- Klik på gem
Når medarbejderen fratræder
Hvis din medarbejder har ferie med løn og fratræder, skal du anvise feriepenge ligesom du plejer. Du skal dog være opmærksom på de overførte dage.
Overførte feriedage og fratrædelse
Peter har ved årsskiftet aftalt at få overført sine 5 restferiedage til den nye afholdelsesperiode. Efterfølgende fratræder Peter den 31. marts. Han har optjent 2,08 feriedag pr. måned, og derfor skal hans arbejdsgiver anvise 14,56 dage via anvisningsbilledet i DataLøn. De 5 dage han har fået overført fra sidste ferieår, udbetaler arbejdsgiveren sammen med hans sidste løn.
For at regne ud hvor meget der skal udbetales, skal arbejdsgiveren finde medarbejderens dagssats.
Sådan beregner du dagssatsen:
- Tag udgangspunkt i den sidste løn, medarbejderen har fået.
- Månedsløn/antal arbejdstimer på en måned x 7,4 = medarbejderens dagssats.
- Husk eventuel pension, hvis udbetalingen af ferie skal være pensionsgivende.
- Husk ferietillæg, hvis det ikke allerede er udbetalt for den ferie, som medarbejderen har afholdt.
- Du kan finde vejledningen her - Udbetal dagssatsen x antal overførte feriedage.
Du kan udbetale feriedagene i en løndel, der ikke er feriepengegivende - eksempelvis løndel 05 ‘Tillæg før skat’. Eller du kan bruge løndel 28, hvis den skal være pensionsgivende.
Vi anbefaler, at du omdøber løndelen til ‘udbetaling af restferie’ eller andet mere sigende. Se hvordan i denne vejledning.
Den helt enkle vejviser - ferie med løn
Vi har lavet en vejviser, hvor du ved at svare på en række ja/nej spørgsmål et efter et, får præcis at vide hvad du kan eller skal stille op med den enkelte medarbejders restferie.
Du kan downloade vejviseren nedenfor
Feriegodtgørelse
Reglerne for afholdelse, udbetaling og overførsel af feriedage gælder også for de medarbejdere, der optjener feriegodtgørelse.
Det er samme regler som gør sig gældende uanset om feriedagene overføres af virksomheden selv, FerieKonto eller anden feriekasse.
Feriedage og feriegodtgørelse bliver løbende indberettet til eIndkomst.
Overførsel af restferiedage
Hvis du og din medarbejder har indgået en aftale om at overføre feriedage ud over 20 dage til næste ferieafholdelse periode, skal du sørge for at indberette det via Virk.dk's selvbetjeningsløsning senest den 31. december. Skal feriedagene overføres på grund af feriehindring, er fristen i stedet den 31. januar.
Bruger du ferieregnskabet i DataLøn
Så skal du også tillægge dagene som er aftalt overført til næste ferieår via en korrektion i DataLøn.
Sådan gør du
- Klik på løn, og herefter korrektion
- Vælg manuel korrektion, og find medarbejderen i oversigten.
- Klik på fortsæt
- Sæt prik i rette opsparinger, eller indberette ny løn for tidligere periode
- Vælg det årstal vi går ind i og perioden januar, samt dispositionsdato dags dato
- Klik på fortsæt
- Tilføj feltet 874 Optjente overførte feriedage og tillæg det antal dage der skal overføres
- Husk at klikke tilføj ud for korrektionsfeltet inden du gemmer
- Klik på gem
Udbetaling af restferiedage
Har du afregnet feriegodtgørelsen til FerieKonto eller en anden feriekasse, vil den 5. ferieuge automatisk blive udbetalt efter den 31.12.20xx og senest den 31.03 året efter, hvis dagene ikke er overført til næste ferieafholdelsesperiode.
Beholder du feriepengene på virksomhedens egen konto, vil du få besked om udbetalingen fra Feriepengeinfo, når medarbejderen anmoder om det. Anmoder medarbejderen ikke om feriepengene, vil du på et tidspunkt få besked fra Feriepengeinfo om at restferiedagene skal udbetales til medarbejderen. Herefter skal du sørge for, at udbetale feriepengene, som du plejer.
Den helt enkle vejviser - feriegodtgørelse
Vi har lavet en vejviser, hvor du ved at svare på en række ja/nej spørgsmål et efter et, får præcis at vide hvad du kan eller skal stille op med den enkelte medarbejders restferie.
Du kan downloade vejviseren nedenfor
Har du brug for en skabelon til aftale om overførsel eller tidlig udbetaling af 5. ferieuge? Vi har udarbejdet to skabeloner, der kan hjælpe dig på vej. For kr. 199,00 pr. skabelon får du, udover skabelonen, en skriftlig gennemgang af de regler du bør kende til, når du indgår i en aftale om enten overførsel eller tidlig udbetaling. Kontakt jura@dataloen.dk eller ring på tlf. 72 27 90 16, hvis du er interesseret i skabelonerne.
Vil du blive helt skarp til ferieloven? Så kan du klikke ind og finde vores kurser om reglerne her >>
Har du spørgsmål, er du velkommen til at ringe til vores kundecenter på 72 27 90 90.