Ved ferieårets afslutning, er det er en god idé at følge op på, om der er medarbejdere, der har restferie vedrørende det forgangne ferieår (1/9-20xx til 31/8-20xx) tilbage - restferie skal nemlig som udgangspunkt afholdes inden årets udgang. Hvis dine medarbejdere har restferie tilbage, bør du sammen med medarbejderen planlægge afholdelse af feriedagene, men det kan også være nødvendigt at varsle, at dagene skal afholdes. Rest ferie skal du normalt varsle senest 1 måned før ferien begynder.
Efter den 31. december vil alle feriedage, som er optjent før den 1. september, blive fjernet fra medarbejderens ferieregnskab. Hvis medarbejderen ikke har nået at afholde al sin ferie som var optjent før den 1. september, skal disse dage udbetales til medarbejderen medmindre I laver en aftale om overførsel af ferie.
Vær opmærksom på, at det kun er de sidste 5 dage af de optjente 25 feriedage, der kan udbetales eller overføres - resten skal indbetales til Arbejdsmarkedets Feriefond eller en privat feriefond som uhævede feriepenge, medmindre medarbejderen har været feriehindret.
Eksempel på afholdelse af optjent ferie inden 31. december
Jens har været ansat hele ferieåret og har optjent 25 feriedage i ferieåret. Jens får i løbet af ferieåret afholdt 5 dage i sin vinterferie og 10 dage i sin sommerferie.
Jens når ikke at få afholdt flere dage inden den 31. december, og har derfor kun afholdt 15 dage i perioden. Af de 25 feriedage, er der 5 dage som ikke er ferie ud over 20 dage, så disse 5 dage skal indbetales til Arbejdsmarkedets Feriefond. Jens aftaler med sin arbejdsgiver at de sidste 5 dage,
(5. ferieuge) overføres til næste ferieafholdelsesperiode.
Ferie med løn
Hvis medarbejderen ønsker at få udbetalt sin restferie
Hvis medarbejderen har været ansat hele ferieåret og har op til 5 feriedage tilbage, når ferieåret er slut, kan du vælge at udbetale feriedagene til medarbejderen med den sidste løn. Har medarbejderen ikke været ansat på fuld tid i hele ferieåret, skal medarbejderen skriftligt erklære at de dage, som han eller hun ønsker at få udbetalt, ikke er en del af de første 20 optjente feriedage, og at han eller hun ikke har modtaget offentlige ydelser i ferieåret. Erklæringen som medarbejderen skal udfylde, kan du hente her.
For at regne ud hvor meget du skal udbetale, skal du finde medarbejderens dagssats.
Sådan beregner du dagssatsen:
- Tag udgangspunkt i den sidste løn, medarbejderen har fået
- Månedsløn/antal arbejdstimer på en måned x 7,4 = medarbejderens dagssats
- Husk eventuel pension (hvis udbetalingen af ferie skal være pensionsgivende)
- Husk ferietillæg (hvis I udbetaler løbende)
Du skal udbetale dagssatsen x antal restferiedage.
Du kan udbetale feriedagene i en løndel, der ikke er feriepengegivende - eksempelvis løndel 05 ‘Tillæg før skat’ og du kan bruge løndel 28 hvis den skal være pensionsgivende. Du kan vælge at omdøbe løndelen til ‘udbetaling af restferie’ eller andet mere sigende ved at følge denne vejledning.
Bemærk - hvis en medarbejder ved udgangen af ferieafholdelsesperioden har ikke-afholdt ferie ud over 4 uger og har været ansat på fuld tid i hele ferieafholdelsesperioden, og I ikke indgår en aftale om at overføre restferien, jf. nedenfor, skal feriedagene udbetales til medarbejderen, dette skal gøres inden den 31. marts 2022.
Har medarbejderen ikke været ansat på fuld tid i hele ferieafholdelsesperioden, skal medarbejderen skriftligt erklære at de dage, som han eller hun ønsker at få udbetalt, ikke er en del af de første 20 optjente feriedage, og at han eller hun ikke har modtaget offentlige ydelser i ferieafholdelsesperioden.
Eksempel på udbetaling af 5. ferieuge inden 31. december
Sara har været ansat i hele ferieåret og har optjent 25 feriedage. I oktober måned opdager hun, at hun ikke når at afholde sin 5. ferieuge inden nytår og aftaler derfor med sin arbejdsgiver at få værdien af 5. ferieuge udbetalt med sin oktoberløn. Saras arbejdsgiver tager udgangspunkt i hendes septemberløn som var 30.000 kr.
Beregningen af hendes 5. ferieuge bliver da: 30.000/160,33 x 7,4 x 5 dage: = 6.923,22 kr.
Hvis medarbejderen ønsker at overføre restferien til næste ferieafholdelsesperiode
Hvis medarbejderen har op til 5 feriedage tilbage når afholdelsesperioden slutter, og ønsker at få overført feriedagene til næste periode, skal du indgå en skriftlig aftale med medarbejderen om overførsel af ferie senest den 31. december. I kan udarbejde et aftaledokument selv eller bruge vores skabelon her.
Herefter skal du tillægge dem til næste ferieår via en korrektion i DataLøn.
Sådan gør du:
- Klik på løn, og herefter korrektion
- Vælg manuel korrektion, og find medarbejderen i oversigten. Klik på fortsæt
- Sæt prik i rette opsparinger, eller indberette ny løn for tidligere periode
- Vælg det årstal vi går ind i og perioden januar, samt dispositionsdato = dags dato
- Klik på fortsæt
- Tilføj feltet 874 Optjente overførte feriedage og tillæg det antal dage der skal overføres
- Husk at klikke tilføj ud for korrektionsfeltet inden du gemmer
- Klik på gem
Hvis medarbejderen har tidligere overført eller akkumuleret ferie
Hvis medarbejderen har valgt at få overført sine restferiedage i flere ferieår, kan medarbejderen have akkumuleret ferie. Hvis det er tilfældet, er det værdien af alle de overførte uger, du skal udbetale til medarbejderen. De skal dog kun udbetales, hvis de ikke når at blive afholdt inden årsskiftet, og hvis du og medarbejderen ikke indgår en ny aftale om overførsel af ferie senest når ferieafholdelsesperioden udløber den 31. december.
Eksempel på akkumulering af overført ferie
Per optjente 25 dage i 2018, men afholdte kun 20 dage. Derfor aftalte Per med sin arbejdsgiver at overføre 5 dage pr 30/4-2020 til det næste ferieår. Per afholder ikke disse 5 dage i miniferieåret, så de overføres til første ferieår efter den nye lov. Her optjener Per yderligere 25 dage, og har i hele ferieafholdelsesperioden haft 30 dage til rådighed. Inden 31. december har Per afholdt 20 dage og har nu 10 dages ferie tilbage. Per vil gerne på en lang ferie til foråret, så Per aftaler med sin arbejdsgiver at alle 10 dage overføres til næste afholdelsesperiode.
Akkumulering af overført ferie gælder dog ikke, hvis restferiedagene vedrører det såkaldte miniferieår.
Ved overgangen til den nye ferielov optjente man som medarbejder i perioden fra den 1. januar 2019 til 31. august 2019 op til 16,64 feriedage til afholdelse i perioden fra den 1. maj 2020 til 31. august 2020. Eventuelle feriedage, der ikke var holdt den 31. august 2020, blev automatisk overført til den første ferieafholdelseperiode med samtidighedsferie fra den 1. september 2020 til 31. december 2021.
De 16,64 dage har en særlig status. De kan ikke overføres, og de kan ikke udbetales i det løbende ansættelsesforhold. Disse dage skal derfor afholdes inden 31. december 2021. Sker det ikke, bortfalder retten til både ferien og feriepengene som udgangspunkt og værdien skal indberettes og indbetales til Arbejdsmarkedets Feriefond .
Bemærk. Der gælder særlige regler for den såkaldte decimalferiedag (0,64 feriedage) - både i forhold til afholdelse, udbetaling og overførsel. Afholdelse af de 0,64 feriedage kan ske i timer, eller ved at man supplerer op til én hel dag. Her skal man altså supplere op med 0,36 dages ferie eller frihed. Arbejdsgiver kan ikke varsle 0,64 dage til afholdelse, da det ikke er muligt at varsle i andet end hele dage. Vil arbejdsgiver varsle de 0,64 feriedage til afholdelse inden 31. december, skal der altså suppleres op til én hel feriedag. Varsling skal ske med 1 måned inden ferien afholdes.
I særlige tilfælde kan de 0,64 feriedage udbetales. Dette kræver, at de 16 dage fra miniferieåret er afholdt inden 31. december, og at optjent ferie fra ferieåret 1/9-2020 til 31/8-2021 er afholdt, for så vidt angår ferien op til 20 dage. Hvis 5. ferieuge ikke er afholdt, kan medarbejderen få udbetalt denne, samt de 0,64 feriedage.
De 0,64 feriedage kan også overføres til næste ferieafholdelsesperiode, hvis de er del af den ferie, der ligger ud over 20 dage.
Hvis medarbejderen har været feriehindret
Hvis medarbejderen har været forhindret i at afholde sin ferie, eksempelvis hvis medarbejderen har været på barsel, været sygemeldt eller har afsonet fængselsstraf, kan medarbejderen have ret til at få overført eller udbetalt flere end 5 feriedage.
I første omgang overføres op til 4 ugers årlig betalt ferie til den efterfølgende ferieafholdelsesperiode.
Som hovedregel er det kun ferie udover 20 dage, som kan udbetales til medarbejderen - også selvom medarbejderen har været feriehindret. Det betyder, at en medarbejder som er feriehindret, skal have op til 20 dage overført til næste ferieafholdelsesperiode, og kan derefter få den resterende 5. ferieuge udbetalt.
Hvis medarbejderen kun har optjent 15 feriedage og er feriehindret, skal de 15 dage overføres og kan ikke udbetales. Fortsætter feriehindringen frem til udgangen af den efterfølgende ferieafholdelsesperiode, kan du udbetale de overførte dage til medarbejderen.
Hvis medarbejderen har været feriehindret og fratræder, skal du udbetale alle feriedagene til medarbejderen.
Eksempel på overført ferie og feriehindring
Dorthe optjener 25 dage og har fået overført 5 dage fra tidligere ferieår.
Dorthe bliver sygemeldt og er derfor feriehindret, og kan ikke nå at afholde sin ferie.
Hun har derfor ret til at få 20 dage overført til næste afholdelsesperiode, og kan vælge at få de resterende 5 optjente dage og 5 overførte dage udbetalt. Hun kan dog også aftale med sin arbejdsgiver, at dagene overføres til næste afholdelsesperiode sammen med de andre dage.
Når medarbejderen fratræder
Hvis din medarbejder har ferie med løn og fratræder, skal du anvise feriepenge ligesom du plejer. Du skal dog være opmærksom på de overførte dage.
Overførte feriedage og fratrædelse
Peter har ved årsskiftet aftalt at få overført sine 5 restferiedage til den nye afholdelsesperiode. Efterfølgende fratræder Peter den 31. marts. Han har optjent 2,08 feriedag pr. måned, og derfor skal hans arbejdsgiver anvise 14,56 dage via anvisningsbilledet i DataLøn. De 5 dage han har fået overført fra sidste ferieår, udbetaler arbejdsgiveren sammen med hans sidste løn.
For at regne ud hvor meget der skal udbetales, skal arbejdsgiveren finde medarbejderens dagssats.
Sådan beregner du dagssatsen:
- Tag udgangspunkt i den sidste løn, medarbejderen har fået.
- Månedsløn/antal arbejdstimer på en måned x 7,4 = medarbejderens dagssats.
- Husk eventuel pension, hvis udbetalingen af ferie skal være pensionsgivende.
- Husk ferietillæg, hvis det ikke allerede er udbetalt for den ferie, som medarbejderen har afholdt. Du kan finde vejledningen her
- Udbetal dagssatsen x antal overførte feriedage.
Du kan udbetale feriedagene i en løndel, der ikke er feriepengegivende - eksempelvis løndel 05 ‘Tillæg før skat’. Eller du kan bruge løndel 28, hvis den skal være pensionsgivende.
VI anbefaler, at du omdøber løndelen til ‘udbetaling af restferie’ eller andet mere sigende. Se hvordan i denne vejledning.
Hvis din medarbejder optjener feriegodtgørelse
Reglerne for afholdelse, udbetaling og overførsel af feriedage gælder også for de medarbejdere, der optjener feriegodtgørelse.
Det er samme regler som gør sig gældende uanset om feriedagene overføres af virksomheden selv, FerieKonto eller anden feriekasse.
Feriedage og feriegodtgørelse bliver løbende indberettet til eIndkomst.
Overførsel af restferiedage
Hvis du og din medarbejder har indgået en aftale om at overføre feriedage ud over 20 dage til næste ferieafholdelse periode, skal du sørge for at indberette det via Virk.dk's selvbetjeningsløsning senest den 31. december. Skal feriedagene overføres på grund af feriehindring, er fristen i stedet den 31. januar.
Du kan indberette overførslen af feriedage via dette link. Inden du kan indberette overførslen af feriedagene, skal du og medarbejderen lave en skriftlig aftale. I kan udarbejde et aftaledokumentet selv eller bruge vores skabelon her.
Bruger du ferieregnskabet i DataLøn
Så skal du også tillægge dagene som er aftalt overført til næste ferieår via en korrektion i DataLøn.
Sådan gør du:
- Klik på løn, og herefter korrektion
- Vælg manuel korrektion, og find medarbejderen i oversigten. Klik på fortsæt
- Sæt prik i rette opsparinger, eller indberette ny løn for tidligere periode
- Vælg det årstal vi går ind i og perioden januar, samt dispositionsdato dags dato
- Klik på fortsæt
- Tilføj feltet 874 Optjente overførte feriedage og tillæg det antal dage der skal overføres
- Husk at klikke tilføj ud for korrektionsfeltet inden du gemmer
- Klik på gem
Udbetaling af restferiedage
Har du afregnet feriegodtgørelsen til FerieKonto eller en anden feriekasse, vil den 5. ferieuge automatisk blive udbetalt efter den 31.12.2021 og senest den 31.03.2022, hvis dagene ikke er overført til næste ferieafholdelsesperiode.
Beholder du feriepengene på virksomhedens egen konto, vil du få besked om udbetalingen fra Feriepengeinfo, når medarbejderen anmoder om det. Anmoder medarbejderen ikke om feriepengene, vil du på et tidspunkt få besked fra Feriepengeinfo om at restferiedagene skal udbetales til medarbejderen. Herefter skal du sørge for, at udbetale feriepengene, som du plejer.
Vil du blive helt skarp til ferieloven, kan du klikke ind og finde vores kurser om reglerne her >>
Se det visuelt med den helt enkle vejviser
Vi har lavet en vejviser , hvor du ved at svare på en række ja/nej spørgsmål et efter et, får præcis at vide hvad du kan eller skal stille op med den enkelte medarbejders restferie.
