Business Central integration
I denne vejledning kan du læse om hvordan du integrerer DataLøn med bogføringssystemet Business Central, så du automatisk får bogført din løn.
Bemærk at DataLøn kun kan forbinde til cloud-versionen af Business Central, hvor du logger ind via businesscentral.dynamics.com.
Fra og med torsdag den 30. oktober vil DataLøn overføre bilag og opsparinger til den integration du har sat op i DataLøn.
Når du første gang tilgår din integration efter den 30. oktober , skal du beslutte om du ønsker at have opsparinger med i din integration. Du skal vælge alle opsparinger, det er ikke muligt kun at vælge eksempelvis fritvalg. Den første gang der integreres opsparinger fra DataLøn skal du være opmærksom på, at det er periodens bevægelser der integreres, hvis du ønsker at have ‘år til dato’ i din bogføring, skal du selv sikre at bogføre bevægelser til og med sidste integration inden overførsel af opsparinger.
Derudover skal du tage stilling til om du vil have bogføringsbilag sendt med over automatisk.
Har du bogføringsgrupper, så vil du modtage alle bilag, både samlet, og bogføringsgruppebilag.
Det vil ikke være muligt at overføre bilag/opsparinger på integrationer der er kørt før 30. oktober 2024
Klik på en overskrift herunder for at springe til afsnittet:
- Sådan opsætter du integrationen
- Dimensioner
- Aktivéring af integrationen
- Overfør og se lønkørsler
- Overførsler og fejl
Sådan opsætter du din integration med Business Central
I topmenuen klikker du på tandhjulet og vælger 'Integration til andre systemer'.
Rul ned til Business Central - Dynamics 365 og klik ‘Tilmeld’.
Klik på ‘Forbind til Business Central’. Dette vil bringe dig til login-vinduet i Business Central.
Vælg den Microsoft konto som du benytter til at logge ind i Business Central. Acceptér, og giv adgang til DataLøn.
En Business Central administrator skal godkende, at du giver DataLøn adgang. Først efter at administrator har godkendt, vil DataLøn kunne forbinde til Business Central.
Opsætningen viser status på forbindelsen. Så snart du er forbundet kan du klikke Næste.
Det er altid muligt at forbinde på ny. Det kan du gøre hvis:
- Forbindelsen er blevet brudt
- Du ønsker at forbinde til en anden Business Central konto
- Brugeren der er forbundet skal erstattes af en anden
Vælg den virksomhed i Business Central du ønsker at DataLøn skal sende bogføringsdata til.
Når virksomheden er valgt, kan du klikke på Næste.
Vælg den finanskladde du ønsker at DataLøn skal sende bogføringsdata til. Når finanskladden er valgt, kan du klikke på Næste.
OBS! Opsætningen fejler hvis du tidligere har valgt en finanskladde, som sidenhen er blevet slettet.
Al bogføringsdata er fordelt på en række af DataLøns bogføringskonti, som hver især indgår i en kontogruppe.
For at DataLøn kan sende bogføringsdata, skal alle DataLøns bogføringskonti have en Business Central finanskonto tildelt.
Der skal tages stilling til alle kontogrupper.
Du kan vælge at tildele en Business Central finanskonto for en hel kontogruppe ved at vælge Brug for alle i gruppen. Derefter vælger du kontoen i drop-down’en.
Du kan også vælge at tildele forskellige finanskonti til kontogruppens bogføringskonti: Først klikker du Brug for alle i gruppen fra. Derefter vælger du en finanskonto i drop-down’en for de bogføringskonti som ønskes tildelt en anden finanskonto.
Er tildelingen af finanskonti blevet uoverskuelig, eller indeholder kontoplanen for mange fejl, kan den til enhver tid gendannes til udgangspunktet (alle tomme). Dette gøres ved at klikke på Gendan kontoplan i toppen. Bemærk at dette sletter alle tidligere valg.
OBS! Kontoplanen fejler, hvis du tidligere har valgt en finanskonto, som sidenhen er blevet slettet eller spærret
Dimensioner - Tildeling af dimensionsgrupper på bogføringsgrupper
Hvis ikke du benytter bogføringsgrupper vil dimensioner ikke indgå i opsætningen, og du kan se bort fra dette afsnit. Spring videre her.
Hvis du benytter bogføringsgrupper i DataLøn og dimensioner i Business Central, har du mulighed for at tildele dimensionsgrupper til de enkelte bogføringsgrupper.
Når tildeling af dimensioner er valgt, vil dine bogføringsdata blive splittet op pr. bogføringsgruppe (og dermed de medarbejdere som indgår i dem). Hvis tildeling af dimensioner derimod ikke er valgt, vil al bogføringsdata være summeret på samtlige medarbejdere i kørslen.
For at tildele dimensionsgrupper til dine bogføringsgrupper skal du klikke på Tildel dimensioner til bogføringsgrupper.
Når tildeling af dimensioner er valgt, bliver du præsenteret for de bogføringsgrupper, som er oprettet i DataLøn.
Når du klikker på en bogføringsgruppe, bliver du præsenteret for alle de dimensioner der er oprettet i Business Central. For hver dimension skal du vælge en dimensionsværdi.
Du skal vælge en dimensionsværdi for hver af de dimensioner, du ønsker at tildele til bogføringsgruppen. En bogføringsgruppe behøver ikke at få tildelt dimensioner, og det er op til dig hvilke og hvor mange dimensioner der tildeles. Valgte dimensioner er prioriteret og bliver vist i toppen. Ønsker du senere at vælge en anden dimensionsværdi, vælger du den blot i drop-down’en. Ønsker du derimod at fjerne en dimension, klikker du blot på krydset ud for drop-down'en.
Når der er tildelt dimensioner, kan det ses på oversigten over bogføringsgrupper.
Aktiver integrationen
Når kontoplanen (og evt. dimensioner) er færdig, klikker du på Næste.
Nu skal integrationen aktiveres.
Klik på "Aktiver integration" for at færdiggøre opsætningen og lade DataLøn overføre kommende bogføringsdata automatisk.
Når integrationen er aktiveret, accepterer du, at DataLøn automatisk overfører bogføringsdata på kommende lønkørsler. Automatiske overførsler sker altid natten efter afleveringsfristen på lønindberetningerne.
De lønkørsler som ligger før oprettelsestidspunktet vil ikke blive overført automatisk. Dem skal du overføre manuelt.
Bemærk at når du aktiverer integrationen, vil alle lønkørsler allerede fra det tidspunkt du oprettede integrationen blive overført automatisk.
Afslutningsvist klik på Gå til lønkørsler for manuelt at overføre tidligere lønkørsler.
Overfør og se lønkørsler
Når opsætningen er færdig, og integrationen er aktiveret, vil du kunne se tidligere lønkørsler.
I højre side står der enten automatisk eller manuel.
Står der automatisk, betyder det at DataLøn overfører lønkørslen til Business Central uden du skal gøre noget. Men står der manuelt, skal du klikke Overfør til Bussiness Central.
Du kan se antallet af overførsler på den gældende lønkørsel. Ønsker du at overføre bogføringsdata manuelt, eller på ny, klikker du blot Overfør til Business Central.
Du kan klikke på en lønkørsel for at se om sidste overførselsforsøg gik godt eller skidt.
Hvis det sidste overførselsforsøg gik godt, vil lønkørslen lyse grønt. I boksen kan du se, hvornår overførslen skete, og hvilken finanskladde der er overført til. Ved at klikke på finanskladdenavnet dirigeres du direkte til finanskladden i Business Central.
Hvis det sidste overførselsforsøg gik galt, vil lønkørslen lyse rødt.
Du kan læse hvorfor overførslen gik galt under Fejl.
Overførsler og fejl
Under Overførsler og fejl kan du se en historik over samtlige overførselsforsøg.
Udover overførselsforsøg vil DataLøn systemet dagligt gennemgå opsætningen og sikre at den stadig er korrekt. Hvis dette ikke er tilfældet, vil der også opstå en fejl, som kan ses i historikken.
Der er 3 typer af overførsler og fejl
- Overførsel: Overførslen gik godt, og bogføringsdata er sendt til Business Central. Hvis der kun er tale om 1 lønkørsel, vil perioden indgå i titlen. Hvis der er tale om flere kørsler, vil titlen i stetdet være "Flere lønkørsler".
- Opsætningsfejl: Hvis DataLøn opdager at opsætningen ikke matcher med Business Central længere, bliver der registreret en fejl. Systemet tjekker dette dagligt. Hvis der ikke er et match, kan DataLøn ikke overføre automatisk, i stedet bliver kørslen lagt i kø og forsøgt overført dagen efter.
- Overførselsfejl: Opsætningen er korrekt, men der skete en uventet fejl under overførslen. Hvis dette er tilfældet, så skal lønkørslen overføres manuelt.
Har du spørgsmål? Ring til os på 72 27 90 90