Du kan integrere Dataløn med dit økonomisystem, så du nemt kan overføre dine bogføringsdata og dermed spare tid og undgå fejl. I denne vejledning kan du se, hvordan du gør.
Tryk på tandhjulet i topmenuen, og vælg derefter Integration til andre systemer.
På siden med integrationer bliver du præsenteret for alle de systemer, DataLøn kan integreres med. For at integrere med Visma.net vælger du Tilmeld på listen ud for Visma.net
Opsætning
Du skal nu sætte integrationen op. Klik på Forbind til Visma.net
Du skal nu logge ind med din mail og adgangskode
Klik på Allow for at give DataLøn lov til at integrere til Visma.net
Når forbindelsen til Visma.net er oprettet, kommer du automatisk tilbage til opsætningen i DataLøn, hvor du klikker på Næste for at fortsætte
Valg af virksomhed
Hvis du har flere virksomheder tilknyttet din aftale, skal du vælge den aftale du ønsker at opsætte integrationen på.
Når du har valgt virksomhed, skal du klikke på Næste for at fortsætte opsætningen.
Kontoplan
Opsætningen af kontoplanen sikrer, at bogføringsdata fra DataLøn overføres til de korrekte konti i Visma.net. I standardkontoplanen har vi en række prædefinerede grupper af bogføringsposter, som hver især overføres til en konto i Visma.net og er klar til brug, eksempelvis A-indkomst & AM-bidrag af løn.
Der er som udgangspunkt valgt Visma.net standardkontoplan, men du kan nemt lave din egen. Selvom du vælger standardkontoplanen, kan du altid efterfølgende tilpasse kontoplanen til dit behov. Når du har valgt kontoplan, klikker du på Næste.
Gruppering af bogføringsposter
Hvis du klikker på en af grupperne, for eksempel A-indkomst & AM-bidrag af løn, vil det fremgå, at hver gruppe kan bestå af en række forskellige bogføringsposter.
Hvis du ikke ønsker at alle bogføringsposterne i en gruppe skal overføres til den samme konto i Visma.net, kan du deaktivere grupperingen. Dette gøres ved at fjerne markeringen ud for teksten ‘Brug samme Visma.net konto for alle i gruppen’.
Herefter kan du vælge en specifik konto til hver af posterne i gruppen.
Hvis du omvendt ønsker at alle posterne i gruppen skal overføres til den samme konto, kan du slå ‘Brug samme konto for alle i gruppen’ til og i drop-down'en vælge, hvilken konto der skal overføres til i oversigten.
Bogføringsgrupper
Hvis du bruger bogføringsgrupper i DataLøn, kan du vælge om de skal overføres til en bestemt underkonto i Visma.net
Automatisk frigivning
Når bogføringsdata overføres til Visma.net, oprettes der automatisk en kladdetransaktion i Visma.net med alle posteringer. Hvis du ønsker at denne kladdetransaktion skal frigives/bogføres automatisk, kan du ved at trykke på Ja vælge at aktivere automatisk frigivning.
Aktivering
Nu skal du aktivere din integration. Du klikker Ja i Accepter opsætning og aktivér automatisk overførsel og derefter Afslut. Herefter vil dine bogføringsdata fra den dato integrationen blev oprettet og fremad automatisk blive bogført direkte i Visma.net.
Der overføres første gang til Visma.net ved næste lønkørsel efter aktivering. Hvis du ønsker at overføre tidligere lønninger til Visma.net, kan du gøre det manuelt under fanen overfør bogføringsdata.
Bogføringsdata
Under fanen Overfør bogføringsdata kan du se tidligere bogføringsdata og overføre kørsler manuelt. Her kan du få en status over de sidste kørte overførsler.
Hvis den er grøn, er alt overført korrekt.
Hvis den er grå, er det overførsler der ikke er overført automatisk.
Hvis du ønsker en kørsel der ikke er overført automatisk, overført til Visma.net, kan du ganske nemt overføre det manuelt, ved at klikke på Overfør til Visma.net
Hvis den er rød, er overførslen fejlet og ikke gået igennem.
Hvis den er gul, betyder det at overførslen er gennemført, men ikke kan frigives/bogføres.
Hvis en overførsel er fejlet, kan du klikke på den og læse hvorfor overførslen ikke kunne gennemføres, rette fejlen, og overføre igen manuelt ved at klikke Overfør til Visma.net på ny.
Overførselshistorik
Under afsnittet overførselshistorik kan du få et overblik over, hvornår der er overført eller har været forsøgt overført data til Visma.net. I listen vil både de manuelle og de automatiske overførsler/overførselsforsøg blive vist.
Hvis den er grøn, er alt overført korrekt. Hvis den er rød er overførslen ikke gået igennem. Du kan klikke på pilen i kassen for at udvide den og læse mere om hvorfor den ikke er gået igennem.
Det er også i overførselshistorikken, at man kan finde informationer omkring eventuelle fejl ved overførslerne. Det gælder både fejl ved manuelle og automatiske overførsler. I nedenstående eksempel kan du se, at overførslen er fejlet på grund af en inaktiv underkontoværdi i Visma.net.
Fejlscenarier
Her kan du læse om forskellige fejlscenarier, du kan opleve i forbindelse med integrationen til Visma.net, og hvordan du løser dem.
Inaktiv Visma.net konto
Hvis en Visma.net konto anvendes i opsætningen, og den efterfølgende gøres inaktiv i Visma.net, vil der opstå en fejlsituation ved overførslen.
Fejlen rettes ved enten at aktivere kontoen i Visma.net igen, eller ved at vælge en ny konto i opsætningen. Når opsætningen åbnes, vil den konto der fejler blive fremhævet.
Du kan undersøge om kontoen er inaktiv i menupunktet Kontoplan i Visma.net, se eksempel nedenfor.
Inaktiv Visma.net underkonto
På samme måde med en underkonto. Hvis en underkonto anvendes i opsætningen, og den efterfølgende gøres inaktiv i Visma.net, så vil den fejle ved overførslen.
Fejlen rettes ved enten at aktivere underkontoen i Visma.net igen, eller ved at vælge en ny underkonto under opsætning af underkonti. (Når opsætningen åbnes, vil den underkonto der fejler blive fremhævet.)
Eller fejlen kan rettes I Visma.net ved at aktivere underkontoen igen, under menupunktet ‘Underkonti’.
Inaktiv underkontoværdi i Visma.net
Hvis en underkontoværdi anvendes i opsætningen, og den efterfølgende gøres inaktiv i Visma.net, så vil den fejle ved overførslen.
Fejlen rettes ved enten at aktivere underkontoværdien igen i Visma.net, eller ved at vælge en ny værdi i opsætningen af underkonti.
(Når opsætningen åbnes, vil den underkontoværdi som fejler blive fremhævet.)
Eller fejlen rettes ved at genaktivere underkontoværdien i Visma.net
Du kan undersøge om underkontoværdien er inaktiv i Visma.net under menupunktet Indstillinger > Underkonti.
Advarsel ved fjernet/slettede bogføringsgrupper i DataLøn
Hvis der benyttes bogføringsgrupper i DataLøn, og underkonti er aktiveret i opsætningen, så vil der komme en advarsel i opsætningen, hvis man sletter bogføringsgrupperne i DataLøn. De automatiske overførsler vil fortsætte, men de enkelte posteringer vil ikke længere blive overført.
Bogføringsgruppe mangler underkonto
Hvis du har aktiveret underkonti i dine bogføringsgrupper, og du tilføjer en ny i DataLøn, skal du opdatere opsætningen af integrationen til Visma.net. Hvis du ikke vælger en underkonto til den nye bogføringsgruppe, vil den næste overførsel fejle.
Under ‘opsætning’ kan du se hvilken bogføringsgruppe som mangler underkonto.
Kladdetransaktion kunne ikke frigives
Såfremt de overførte bogføringsdata ikke er i balance, eller bogføringsperioden tilhører en inaktiv bogføringsperiode i Visma.net, så vil kladdetransaktionen blive oprettet, men der vil komme en advarsel om, at kladdetransaktionen ikke kunne frigives.
I Visma.net vil kladdetransaktionen stå i status ‘På hold’.
Åbner du kladdetransaktionen og fjerner fluebenet ved Hold, så vil man få vist årsagen til, at kladdetransaktionen ikke kunne frigives.
I nedenstående eksempel skyldes det, at der ikke er balance mellem debet og kredit.
Har du nogen spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os på telefon 72 27 90 90.